Il project manager negli appalti pubblici è una figura fondamentale per garantire la gestione dei progetti, anche grazie all’uso degli strumenti giusti.
In questo articolo vediamo quindi come il project management si può applicare agli appalti pubblici e quali sono gli strumenti chiave da utilizzare.
INDICE
Il project management nel settore degli appalti pubblici
Per appalti pubblici si intende l’acquisto di lavori, forniture e servizi da parte di pubbliche amministrazioni a livello nazionale o comunitario.
Come in un qualsiasi altro progetto a livello aziendale, anche nel settore pubblico si possono applicare le cinque fasi caratteristiche del project management: avvio, pianificazione, esecuzione, controllo, chiusura.
Più nel dettaglio:
- Avvio: Questa fase corrisponde alla programmazione. Il D.lgs 36/2023 (Codice degli appalti pubblici) in Italia, prevede al momento una pianificazione biennale per quanto riguarda l’acquisto di beni e servizi in base al fabbisogno.
- Pianificazione: nel settore pubblico significa capire quali siano la base d’asta, il perimetro di gara, il livello tecnico, ecc.
- Esecuzione: cioè l’aggiudicazione del servizio.
- Controllo: nei confronti di tutti gli operatori economici. In caso di esito negativo, si avrà la revoca dell’aggiudicazione.
- Chiusura: coincide tendenzialmente con la rendicontazione che, nel caso degli appalti pubblici, implica anche una chiusura dal punto di vista burocratico per concludere formalmente le attività.
Project management, gruppi tematici e appalti pubblici
Oltre alle fasi del project management, troviamo altre similarità fra la gestione di progetti all’interno di organizzazioni private ed appalti pubblici. Ad esempio, l’ambito può essere paragonato ad i requisiti di gara e al perimetro dei servizi principali e secondari all’interno di un appalto.
Gli stakeholders in questo caso sono rappresentati dalle pubbliche amministrazioni ed alcuni altri enti che hanno i loro rispettivi fabbisogni e richieste.
La tematica delle tempistiche negli appalti pubblici può essere a volte molto più rigida di quella del settore privato. Specificatamente l’aggiudicazione deve avvenire entro sei mesi dal bando di gara, mentre la successiva stipula del contratto deve essere ufficializzata entro due mesi.
Anche per quanto riguarda i costi nel settore pubblico esiste poco margine di errori. In un appalto pubblico costi e livello di qualità sono specificati già in base d’asta e, se non rispettati, possono portare ad una serie di penali.
A volte, le risorse umane da utilizzare per i lavori nel settore pubblico possono essere dettagliatamente indicate nel bando di concorso.
Un’altra tematica, quella dei rischi, riguarda principalmente il contenzioso. In questo caso, una situazione tipica, è quella di eventuali ricorsi da parte di operatori che non si sono aggiudicati il lavoro e che potrebbero portare ad un rallentamento dell’iniziativa.
E in ultima istanza, la comunicazione. Quando si parla di appalti pubblici è assolutamente fondamentale adempiere agli obblighi di trasparenza e anticorruzione.
Per questo tutte le comunicazioni riguardanti la gara di appalto devono essere pubblicate e accessibili a tutti.
Il ruolo del RUP negli appalti pubblici
Secondo le linee guida ANAC, il R.U.P. – Responsabile Unico del Procedimento – deve possedere un’adeguata formazione in materia di project management.
Il R.U.P. riveste un ruolo cruciale nella gestione e nella supervisione dei progetti.
Secondo il nuovo codice degli appalti, il RUP deve avere una esperienza professionale di almeno cinque anni nelle materie oggetto dell’intervento da affidare, possedendo una laurea magistrale o specialistica nelle materie oggetto dell’intervento da affidare.
Il RUP deve assicurare che la programmazione, progettazione, affidamento e l’esecuzione dei contratti pubblici siano conformi alle norme vigenti e rispettino i principi di legalità, trasparenza ed efficienza.
I compiti del responsabile unico sono vari, tra cui:
- Sovrintendere alle fasi di programmazione, progettazione, affidamento ed esecuzione dell’intervento.
- Garantire che il progetto sia sviluppato nel rispetto delle linee guida ANAC.
- Assicurare che la stazione appaltante rispetti le procedure di affidamento di lavori particolarmente complessi.
Secondo le linee guida ANAC, il RUP deve avere un’adeguata competenza di project manager acquisita anche mediante la frequenza con profitto di corsi di formazione in materia di project management. Questa formazione è essenziale per garantire che il RUP possa gestire al meglio i lavori particolarmente complessi affidati dalle stazioni appaltanti.
Il RUP deve anche possedere una esperienza professionale di almeno tre anni nelle materie oggetto dell’intervento da affidare o, in alternativa, completare delle procedure di corsi di formazione in materia di project management.
L’aiuto di un software di project management negli appalti pubblici
Il project manager oltre a vantare conoscenze e competenze che permettono di gestire attività complesse all’interno di un progetto, deve avere accesso anche ai migliori strumenti per la gestione dei lavori.
Per questo motivo l’utilizzo di un software di project management come Twproject può essere un valido aiuto, anche nel caso degli appalti pubblici.
In particolare, i gestori di progetti del settore pubblico si trovano a navigare in un ambiente complesso e altamente regolamentato che richiede una precisione e una tracciabilità senza compromessi.
Twproject esiste specificatamente per semplificare e ottimizzare ogni fase del processo di gestione di un progetto, sia pubblico che privato.
Ecco ciò che questo strumento di project management può assicurare:
- Negli appalti pubblici è necessario pianificare con precisione le attività, rispettando scadenze spesso non negoziabili. Twproject permette di creare piani dettagliati e timeline visive che definiscono chiaramente le fasi del progetto ed il suo progresso in tempo reale.
- La documentazione nel settore pubblico deve essere accurata, chiara, completa e facilmente accessibile. Twproject diventa un hub centralizzato per raccogliere e gestire tutti i documenti in modo organizzato.
- I progetti pubblici hanno tendenzialmente molti stakeholder e sono complessi da gestire. Per questo motivo la collaborazione multidisciplinare è essenziale. Twproject permette di gestire gruppi di lavoro e la comunicazione in un unico canale, evitando così di perdere informazioni preziose.
- Essendo gli appalti pubblici complessi, portano con sé anche un livello di rischio più alto. Uno strumento come Twproject aiuta a prevedere potenziali colli di bottiglia e ad intervenire tempestivamente grazie a decisioni informate.
- Come visto prima, in ambito di appalti pubblici è fondamentale adempiere agli obblighi di trasparenza e assicurarsi che i progetti rispettino le normative e le leggi applicabili. Twproject facilita la tracciabilità e la rendicontazione, aspetti essenziali per superare ispezioni e controlli.
- In ogni progetto, l’analisi dei dati è indispensabile. Twproject è in grado di trasformare importanti volumi di dati in report comprensibili, intuitivi e personalizzabili.
Ecco quindi come un adeguato software di project management diventa uno strumento chiave nell’ambito degli appalti pubblici.
