Le gestioni “top-down” e “bottom-up”, ovvero rispettivamente la gestione dall’alto verso il basso e dal basso verso l’alto, sono due degli approcci più popolari nel mondo del Project Management.
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Quello che devi sapere è che prima di iniziare a lavorare ad un progetto, è importante avere uno stile di gestione in atto ed essere coerenti con questo.
Oltre alla scelta della metodologia di gestione del progetto di cui abbiamo già parlato, la scelta dello stile con cui si intende gestire lo stesso riveste fondamentale importanza. Oggi cercheremo di capire, appunto, cosa sono la gestione “top-down” (dall’alto verso il basso) e la gestione “bottom-up” (dal basso verso l’alto)
Quando si tratta di scegliere uno stile di gestione, infatti, ci sono molte cose da considerare. Ad esempio, qual è la cultura aziendale e la personalità dei dirigenti? Che tipo di strumenti di gestione del progetto si utilizzano?
La scelta di uno stile di gestione da parte del project manager è si una decisione personale, ma presa sulla base di alcune caratteristiche “dell’ambiente di lavoro” e di grande importanza in quanto influenzerà ogni aspetto delle attività, del progetto e del team.
Cos’è la gestione top-down?
Chiamata anche leadership autocratica, la gestione dall’alto verso il basso è la forma più comune di gestione.
Si tratta del classico sistema gerarchico, con un amministratore delegato (CEO) che definisce il corso per l’intera organizzazione.
La leadership viene poi passata attraverso un susseguirsi di dirigenti, quadri intermedi fino all’ultimo membro del team con un sistema pressochè piramidale.
Nella gestione dall’alto verso il basso, tutto, dal posto di lavoro ai sistemi aziendali, è determinato dalla dirigenza superiore e viene trasmesso lungo la catena di comando.
Ogni ruolo è responsabile dello svolgimento della missione come dichiarato dai superiori, con poco spazio per commenti o critiche.
Alcuni manager di livello inferiore possono anche partecipare al processo decisionale, ma alla fine la decisione finale spetta sempre ai dirigenti più alti.
La maggior parte delle organizzazioni utilizza ancora la gestione del team dall’alto verso il basso.
Qualsiasi azienda con una scala gerarchica con un CEO in cima, è tendenzialmente strutturata in questo modo.
Nel caso del project management, “top-down” significa che tutti gli obiettivi del progetto, le linee guida, le informazioni e i piani sono stabiliti dalla direzione e le aspettative vengono comunicate a ciascun partecipante al progetto.
Questo approccio richiede formalità di processo estreme, poiché qualsiasi ambiguità può facilmente provocare malintesi e fallimento del progetto.
Pro e contro della gestione dall’alto verso il basso
• Pro: Chiarezza se il leader conosce le cose. Uno dei vantaggi della gestione dall’alto verso il basso è che fissa aspettative chiare, poiché gli obiettivi vengono consegnati da una persona e quel messaggio non viene attenuato da più voci e più opinioni. Poiché la legge è stabilita dall’alto, i dipendenti non devono essere distratti dalla partecipazione al processo decisionale e questo dà loro più tempo per concentrarsi sui loro compiti. Chiaramente, questo tipo di struttura funziona meglio quando il leader, o il project manager nel caso di un progetto, ha ricercato e considerato tutti gli angoli di come la decisione avrà un impatto sul progetto, sul business e sui dipendenti.
• Contro: Mancanza di buy-in se il leader è debole o dittatoriale. Al contrario, l’idea di una personalità potente alla guida del progetto o di un’organizzazione in generale può virare da una gestione premurosa e attenta a qualcosa di più dittatoriale. Se ciò accade, il consenso dei membri del team ne risente e il morale sprofonda, con pessima influenza sul progetto. Inoltre, se il leader non ha una personalità forte, sarà meno probabile che i dipendenti si assumano le proprie responsabilità.
Cos’è la gestione bottom-up?
Il concetto che “due teste sono meglio di una” è la ragione principale per cui alcune organizzazioni e alcuni project manager non applicano un approccio di gestione dall’alto verso il basso.
L’idea è che ci potrebbe essere molto talento anche “nei livelli bassi”, che andrebbe sprecato con un approccio top-down.
In questo modello è l’intera organizzazione che partecipa al processo di guida dell’azienda; nel caso del project management, è l’intero team che influisce sul processo di gestione del progetto.
Questo metodo collaborativo offre ai dipendenti voce in capitolo su come realizzare gli obiettivi.
In questo modo i team sono autodiretti e decidono il modo migliore per portare a termine i loro compiti, piuttosto che ricevere ordini e solo dopo agire di conseguenza.
Pur rimanendo in minoranza, sempre più aziende stanno adottando lo stile di gestione dal basso verso l’alto.
Pro e contro della gestione dal basso
• Pro: Ottiene il massimo dai talenti di un team. Un vantaggio è che la gestione dal basso può trattenere i talenti, mantenere alto il morale e ottenere il consenso al progetto. Questo stile di gestione, infatti, dà voce ai dipendenti di livello inferiore. Il loro contributo viene considerato come un vantaggio competitivo. Poiché l’intera organizzazione si sente parte del processo, è più probabile che l’azienda migliori la produttività. Se tutti si sentono partecipi degli obiettivi, probabilmente saranno più dediti a raggiungerli.
• Contro: Troppe voci e idee rallentano l’agilità aziendale. In termini di svantaggi, avere dipendenti che partecipano al processo decisionale può rallentare le cose o fare in modo che il progetto segua idee non dimostrate che finiscono in blocchi o problemi. Ciò può costare tempo prezioso creando un vantaggio per la concorrenza. C’è inoltre anche la questione dell’ego. Se tutti hanno la possibilità di venire ascoltati, la motivazione potrebbe essere solamente personale (aumento dell’autostima) piuttosto che indirizzata all’obiettivo vero e proprio. Questo aspetto può andare a creare divisioni e conflitti all’interno del team aumentando il malumore e il clima di competizione in senso negativo.
Top-down o bottom-up: scegliere la direzione
E quindi: qual è l’approccio migliore? La risposta è: dipende.
Top-down o bottom-up è essenzialmente un compromesso tra velocità e precisione. Il metodo scelto dipende sia dal tipo di progetto su cui si sta lavorando sia dal tempo che si ha per completarlo.
Qualunque sia l’approccio di pianificazione che si va ad utilizzare, l’obiettivo principale dovrebbe essere sempre la consegna puntuale dell’output di progetto.
Quindi, indipendentemente dal fatto che si preferisca la pianificazione dall’alto verso il basso o dal basso verso l’alto, alla fine della giornata ciò che conta davvero è essere in grado di segnalare rapidamente i problemi critici e comunicare con i membri del team di progetto in modo tempestivo.
L’obiettivo principale è sempre trovare modi per rendere più efficiente la gestione e la collaborazione del progetto.
