Processi di gestione dei progetti ripetibili e sostenibili (parte 1/2)

Avere dei processi di gestione dei progetti ripetibili e sostenibili è la base per qualsiasi organizzazione o Team di progetto che possa chiamarsi tale.

Immagina se un project manager ed un team di progetto non avessero linee guida fisse per la gestione di un progetto, cosa succederebbe?

Sai cosa? Sarebbe come prendere un gruppo a caso di persone a caso dalla strada, farli sedere insieme in un ufficio e aspettarsi di vedere un lavoro ben fatto.

Questo è essenzialmente ciò che succede quando non si riesce ad avere dei processi di gestione dei progetti ripetibili e sostenibili.

Le operazioni di un’organizzazione, consistono in attività che devono essere completate su base giornaliera, settimanale, mensile o annuale per garantire che i processi funzionino senza intoppi.

Ma se questi processi non sono standardizzati, ripetibili e sostenibili, finirà per andare inevitabilmente verso il caos.

I processi di cui stiamo parlando possono essere i più disparati: dalla gestione di una richiesta di assistenza clienti alle attività che si ripetono meno spesso. Quello che è però importante è che ogni attività, indipendentemente dalla frequenza con cui viene svolta, abbia regole che ne definiscano l’ambito, la qualità e i metodi da seguire.

Se queste regole non sono standardizzate e sostenibili, non si può cercare di garantire la massima qualità riducendo l’errore umano.

In breve, gestire le attività si trasformerà in un incubo operativo.

Per evitare questa situazione quindi, è necessario assicurarsi di avere processi di gestione dei progetti ripetibili e sostenibili.

Cos’è la ripetibilità dei processi?

Fondamentalmente, con ripetibilità e sostenibilità dei processi si intende una serie di regole che disciplinano il modo in cui le persone in un’organizzazione dovrebbero completare una determinata attività o sequenza di attività.

Buoni processi di gestione del progetto, ripetibili e sostenibili, forniscono una struttura per nuovi progetti basati su ciò che è riuscito in passato e sulle lezioni apprese da ciò che non ha avuto così tanto successo.

La standardizzazione può essere applicata a qualsiasi processo, attività o procedura rilevante per l’organizzazione. Rispondere al telefono, procedere al pagamento e all’archiviazione delle fatture, gestire le informazioni dei clienti, tenere traccia delle attività, ecc. sono tutte attività standardizzabili.

Allo stesso tempo, i processi devono essere abbastanza flessibili, al fine di consentire le modifiche necessarie per affrontare l’unicità di ogni progetto/attività senza necessariamente richiedere ogni volta un processo completamente nuovo.

I vantaggi della ripetibilità e sostenibilità dei processi

Fondamentalmente, ripetibilità e sostenibilità dei processi significa che il project manager, così come i membri del team, hanno un processo consolidato e collaudato da utilizzare.

Se eseguita correttamente, la standardizzazione può ridurre l’ambiguità e le congetture, garantire la qualità, aumentare la produttività e aumentare il morale dei dipendenti.

Riassumiamo quindi i vantaggi della standardizzazione così come segue:

• Miglioramento della chiarezza, perché un processo standard eliminerà la necessità di congetture, ricerche extra o “doppi lavori”.
• Garanzia di qualità, perché il lavoro viene svolto in modo predefinito e ottimizzato.
• Promozione della produttività, perché i membri del team di progetto non avranno bisogno di cercare informazioni o rivedere la documentazione per ottenere risposte.
• Aumento del morale dei dipendenti, perché i membri del team possono essere orgogliosi di aver imparato il processo e perfezionato le proprie capacità.
• Perfezione del servizio clienti, perché ogni richiesta viene gestita nel miglior modo possibile.

Proviamo ora ad analizzare tutti questi vantaggi più nel dettaglio:

La ripetibilità e sostenibilità dei processi riduce l’ambiguità e le supposizioni

Il primo e più evidente vantaggio della ripetibilità dei processi è la riduzione del potenziale di ambiguità e congetture.

È probabile che qualsiasi attività complessa abbia alcune aree grigie o casi limite ed il problema è che il tempo speso in congetture è tempo sprecato.

Con una serie chiara di istruzioni su cui lavorare per completare un’attività, i membri del team impiegheranno meno tempo a cercare di capirla e più tempo a svolgerla effettivamente.

Una ripetibilità efficace delle procedure significa che esiste un modo corretto per completare un compito particolare, definito in termini di un risultato finale chiaro e misurabile.

La ripetibilità e sostenibilità dei processi garantisce la qualità

Se una mancanza di standardizzazione significa più ambiguità, una conseguenza inevitabile di ciò sarà una minore affidabilità e una qualità meno costante.

Questo perché non tutti gli approcci a una determinata attività o procedura sono uguali; esistono modi migliori e peggiori per rispondere al telefono, gestire informazioni importanti di un cliente e inviare aggiornamenti di stato al project manager.

Uno dei modi più importanti in cui la standardizzazione può aiutare a garantire la qualità è ridurre al minimo le possibilità che i dettagli cruciali vengano trascurati.

La ripetibilità e sostenibilità promuove la produttività

In generale, la standardizzazione è associata a prestazioni più snelle e funzionali, il che significa che un’organizzazione può ridurre gli sprechi e fare di più con le risorse disponibili.

La ripetibilità e sostenibilità promuovono la produttività eliminando l’inefficienza.

Questo è il risultato dell’eliminazione dell’ambiguità e del controllo di qualità: le attività vengono completate in modo più efficiente e ci sono meno problemi di controllo della qualità da attività che non sono state completate correttamente la prima volta.

Un altro vantaggio dell’eliminazione delle procedure alternative è la riduzione della concorrenza malsana e dei conflitti.

Ad esempio, può capitare che un’organizzazione disponga di tre diversi sistemi “semi-formali” per tenere traccia dei flussi di lavoro, ciascuno dei quali ha la propria circoscrizione all’interno dell’organizzazione.

Tre diversi gruppi di persone, tre diversi sistemi: i conflitti sono quindi inevitabili.

Anche se tutti e tre i sistemi sono all’incirca uguali in termini di produttività, cercare di coordinarli all’interno dell’organizzazione probabilmente porterà alla competizione e al conflitto tra le tre diverse fazioni.

Se, al contrario, tutti imparano lo stesso modo di svolgere le attività e gestire i processi e si attengono ad esso, sarà più facile per i team lavorare insieme.

Ciò significa più produttività grazie alla sinergia che ne risulta e meno tempo sprecato cercando di comunicare attraverso le lacune nella comprensione e nella comunicazione.

La ripetibilità e sostenibilità fa bene al morale dei dipendenti

La cosa fondamentale da ricordare sulla ripetibilità e sul morale dei membri del team è che la standardizzazione aiuterà i dipendenti a provare un senso di realizzazione e orgoglio.

La ripetibilità non deve significare monotonia e mancanza di creatività, ma al contrario può – e dovrebbe – significare standard che chiunque può padroneggiare e essere orgoglioso di affinare.

Se gestito correttamente, i processi standardizzati e ripetibili stabiliscono una relazione tra le persone e i loro processi di lavoro.

Questa relazione può aumentare l’orgoglio per la qualità delle prestazioni lavorative ed il risultato è alto morale e produttività.

Non è niente di sorprendente che tutti vogliano sapere se stanno facendo un buon lavoro o meno e non sapere se si sta svolgendo correttamente il proprio lavoro può essere molto stressante.

Dover chiedere scusa per un lavoro inadeguato o sbagliato può essere inoltre umiliante oltre che stressante.

Se quindi i processi sono governati da standard che insegnano ai membri del team a svolgere un lavoro efficiente e di alta qualità, è più probabile che i dipendenti assumano un senso di appartenenza e orgoglio per il lavoro che svolgono.

Invece di incertezza e inefficienza, i membri del team avranno così un modo definito per svolgere i compiti assegnati che funziona effettivamente.

E la conseguenza è che il risultato sia un maggiore morale dei dipendenti.

Ciò significa che il collegamento tra gli standard e il morale dei membri del team riguarda fondamentalmente la capacità dei dipendenti di essere orgogliosi dei risultati raggiunti.

Se il processo standardizzato è efficiente, evita inutili frustrazioni e guida chi lavora a realizzare qualcosa di significativo e utile.

La ripetibilità e sostenibilità significa un servizio clienti migliore

Un ottimo servizio clienti è il risultato logico di un lavoro di squadra con meno ambiguità, maggiore qualità di output, migliore produttività e maggiore morale.

La ripetibilità e sostenibilità possono indirizzare il dipartimento adibito al servizio clienti attraverso processi standardizzati per parlare con i clienti e metodi per centralizzare le informazioni.

La standardizzazione può anche migliorare indirettamente il servizio clienti, in quanto se un’organizzazione è più produttiva ed efficiente, la conseguenza sarà avere risultati migliori per i clienti.

Più si può produrre con le risorse disponibili, più brevi saranno i tempi di consegna e più felici potranno essere i clienti.

Troverai ulteriori aspetti dei progetti di gestione dei processi nella seconda parte di questo articolo.