Avere obiettivi Smart o, se preferisci, un approccio Smart ad un progetto, sta diventando sempre più determinante, nella pianificazione fatta dal Project Manager, per la riuscita del progetto stesso.
Proviamo ad analizzarne i motivi.
INDICE DEI CONTENUTI
Gli Obiettivi di un progetto: le premesse che portano allo SMART
Un obiettivo di progetto descrive i risultati desiderati di un progetto che sono spesso elementi tangibili.
Gli obiettivi possono essere utilizzati nella pianificazione di progetti per aziende, enti governativi, organizzazioni non profit e persino per uso personale.
Un progetto può avere un singolo obiettivo, molti obiettivi paralleli o diversi obiettivi che devono essere conseguiti sequenzialmente.
Per ottenere il massimo beneficio, gli obiettivi devono essere definiti all’inizio del ciclo di vita del progetto, nella fase di pianificazione.
Un obiettivo ben scritto è cruciale perché può influenzare ogni fase del ciclo di vita del progetto.
Quando un obiettivo specifico viene creato e comunicato, il team ha una maggiore possibilità di raggiungerlo perché sa esattamente a cosa sta lavorando.
Tutti i tipi di sforzo possono trarre vantaggio dagli obiettivi.
Come individuo, è possibile utilizzare un obiettivo per scegliere esattamente cosa e come pianificare.
Indipendentemente dal tipo di progetto, i modelli possono semplificare il lavoro, dall’elaborazione degli obiettivi alla pianificazione del progetto.
Gli obiettivi SMART: cosa sono e perché sono importanti
Può essere molto complicato individuare un obiettivo chiaro.
La difficoltà è data dalle molte variabili presenti in ogni progetto.
Fortunatamente, ci sono diversi modi per semplificare questo compito.
Come prima cosa bisogna considerare che gli obiettivi conterranno indicatori di prestazione chiave.
Essi saranno specifici per l’azienda o area di interesse.
Le domande fondamentali da porsi sono:
- come si sé certi che il progetto ha avuto successo?
- Cosa bisogna raggiungere?
- Quale eventuale cambiamento si vuole vedere come risultato del progetto?
Un modo semplice per assicurarsi di includere dettagli sufficienti nell’obiettivo – o nei diversi obiettivi – è seguire l’approccio SMART.
Gli obiettivi SMART sono:
- specifici;
- misurabili;
- realizzabili;
- pertinenti;
- corredati di un termine.
Gli obiettivi SMART: sono specifici
Con “specifico” si intende che definisce chiaramente l’obiettivo, in dettaglio, senza lasciare spazio a interpretazioni errate.
Si pensi alla cosiddetta regola delle 5W, in cui le cinque W stanno per le domande:
- Who? (chi);
- What? (che cosa);
- When? (quando);
- Where? (dove);
- Why? (perché).
Per essere, appunto, specifici bisogna riuscire a rispondere a tutte queste cinque domande.
Essere specifici richiede impegno.
Significa prepararsi e attivare una ricerca approfondita sul problema che si vuole affrontare.
Bisogna evitare assolutamente dichiarazioni generalistiche come, ad esempio: “questo progetto migliorerà l’occupazione dei giovani”.
Bisogna essere specifici, ad esempio, su quale sia il tasso di disoccupazione tra i giovani, quali sono le cause, quali strategie sono già state implementate, perché non hanno funzionato e come mai il nuovo progetto dovrebbe essere in grado di risolvere la problematica.
Consigliamo inoltre di elencare gli obiettivi con un elenco puntato, facile da strutturare e da visualizzare.
Gli obiettivi SMART: sono misurabili
Gli obiettivi per essere SMART devono essere misurabili.
Con “misurabile” si intende indicare le misure e le specifiche delle prestazioni che si andranno ad utilizzare per determinare se l’obiettivo è stato raggiunto.
È necessario che tutti sappiano come valutare il successo del progetto.
Per questo gli obiettivi devono consentire di monitorare lo stato di avanzamento del progetto e valutare i risultati finali.
Avere un punto di riferimento o uno standard per il successo fornisce qualcosa con cui misurare i progressi.
Gli obiettivi misurabili risponderanno a domande come “Quanto?” O “Quanti?”
Riprendendo l’esempio precedente, corrisponderebbe ad indicare “quanti giovani disoccupati saranno in grado di trovare un lavoro entro la fine del progetto”.
Gli obiettivi SMART: sono realizzabili
Con obiettivo “realizzabile” si intende che il team ha una ragionevole aspettativa di completamento con successo.
Tutti i project manager dovrebbero dare obiettivi raggiungibili ai propri lavoratori.
Farli lavorare su lavori estremamente difficili ridurrà la loro produttività e avrà un effetto negativo sulla motivazione.
Avere nel Team la sensazione di non poter mai realizzare l’obiettivo del progetto nei tempi e nei modi previsti equivale al fallimento del progetto stesso
Gli obiettivi SMART: sono pertinenti
Un obiettivo è “pertinente” quando è in linea con gli obiettivi di gruppo o aziendali.
Se l’obiettivo del progetto non ha alcuna rilevanza con la visione generale, è praticamente inutile e non può essere definito un obiettivo SMART.
Gli obiettivi SMART: sono corredati di un termine
L’ultima caratteristica di un obiettivo SMART è “essere corredato di un termine”.
Si fa riferimento al fatto di come sia necessario includere una data di termine progetto o il periodo specifico entro il quale raggiungere gli obiettivi.
Una scadenza aiuta a creare l’urgenza necessaria.
Essa sollecita l’azione e focalizza le menti di coloro che sono responsabili degli impegni che hanno assunto.
Questo deriva dal fatto che hanno un lasso di tempo determinato entro il quale terminare il compito.
Non si può andare oltre tale scadenza o la performance risulterà inferiore.
Questo serve anche per misurare l’efficienza di un team nel raggiungimento di un obiettivo particolare.
Non fissare una scadenza riduce la motivazione e l’urgenza dei collaboratori. Grave errore per un Project Manager.
Suggerimenti per scrivere obiettivi di progetto di successo
Attingere a risultati di progetti simili e osservare cosa accade in azienda o nella comunità in generale, può essere di grande aiuto.
Può essere un grande vantaggio, ad esempio, nel decidere quanto tempo ci vorrà per completare un compito.
È inoltre necessario considerare tutti i singoli passaggi che si intendono fare, così come prendere in considerazione potenziali eventi che potrebbero diventare un ostacolo per raggiungere gli obiettivi in tempo.
Ecco alcuni validi suggerimenti su come scrivere obiettivi di progetto di successo:
- Identificare e scrivere l’obiettivo, o gli obiettivi, prima di iniziare il progetto;
- Un obiettivo non può essere scritto in modo isolato. Se il team non crede all’obiettivo, non lavorerà verso di esso. Le parti interessate, se non sono d’accordo, non forniranno risorse. Se gli stakeholder non sono d’accordo con l’obiettivo, è necessario lavorare con loro fino a quando non si ottiene una visione che tutti condividono;
- Essere brevi; aumenta le possibilità che gli obiettivi vengano letti e compresi;
- Essere chiari; non fornire un elenco di opzioni. Chiedere quello che serve e quello che ci si aspetta;
- Usare un linguaggio semplice in modo che veramente tutti possano capire l’obiettivo e non ci sia spazio per malintesi;
- Assicurarsi che gli obiettivi siano cose che possono effettivamente essere controllate.
Un obiettivo senza un’adeguata pianificazione non è altro che un desiderio.
Questo atteggiamento è chiaramente inaccettabile nel business, perché si può vincere solo grazie ad una pianificazione necessaria.
Gli obiettivi SMART sono un modo per garantire che i risultati del progetto siano raggiunti in modo organizzato e attento, il che offre un grande vantaggio competitivo.
Infine, la vita è imprevedibile, e così sono anche i progetti.
In quanto tale, è importante che gli obiettivi siano flessibili e negoziabili.
Questo non significa però che devono essere vaghi o generali.
Gli obiettivi devono essere estremamente precisi e dettagliati, ma devono anche trasmettere l’idea che, durante lo sviluppo del progetto, il project manager si impegnerà costantemente per apportare le necessarie modifiche e rettifiche se e quando necessario.
