Metodi e strumenti per migliorare la visione d’insieme nei team di ingegneria

In un contesto sempre più specializzato, la necessità di una visione d’insieme nei team di ingegneria è un requisito fondamentale. La mancanza di questa prospettiva può portare a inefficienze e a difficoltà nel coordinamento tra diverse aree di competenza.

In questo articolo esploreremo le competenze chiave necessarie e le soluzioni pratiche per migliorare la collaborazione e la comprensione all’interno dei team.

1. Cosa si intende con Visione d’Insieme

1.1 Allargamento della prospettiva

Quando si affrontano progetti complessi che richiedono le competenze tecniche di varie figure professionali, la capacità di comprendere il progetto nella sua interezza e le interrelazioni tra le varie fasi è imprescindibile.

Gli ingegneri hanno una naturale tendenza alla settorialità, essendosi specializzati in un ambito molto tecnico, in cui la competenza specifica su un dato argomento è essenziale.

Questo porta necessariamente al bisogno di affiancare alla squadra di tecnici altre figure che coordinino le parti e si occupino anche degli aspetti finanziari e amministrativi dei progetti, come gli ingegneri gestionali e i capi progetto.

Ma rimane a volte un problema di allargamento di prospettiva: questo può essere ottenuto solo condividendo una maggiore ma pur sempre accettabile serie di dati e informazioni, che non risultino soverchianti ma che diano una giusta visione sugli sviluppi futuri e sugli aspetti che vanno oltre la propria area di competenza.

1.2 Comunicazione

Per esemplificare ciò che avviene quando la comunicazione è carente poniamo il caso in cui il project manager richieda al team di ingegneri un’analisi di fattibilità utile a sbloccare un’autorizzazione.

Se non adeguatamente informato sulla finalità, il responsabile dell’analisi potrebbe tardare nell’operazione, ad esempio per la volontà di fornire il massimo livello di dettaglio.

Si dà il caso però che tale livello di precisione, qualità fondamentale per un ingegnere, non sia necessaria a tale fase del progetto e che a volte sia invece utile scendere a patti per far avanzare il processo, rispettare i tempi di consegna, sbloccare le autorizzazioni e rendere il tutto più fluido.

Un simile esempio serve a dimostrare che quando tutte le parti coinvolte nei progetti sono allineate e informate sugli obiettivi di ogni fase di progetto, il lavoro procede più spedito.

Ne deriva che una comunicazione efficace sia essenziale, non solo all’interno di ciascuna area tecnica, ma anche tra diverse discipline.

1.3. Flessibilità

Quando si comunica efficacemente e con i modi e gli strumenti giusti, poi, si permette a ogni membro del team di acquisire flessibilità nel lavoro.

L’interazione orizzontale (tra fasi temporali) e verticale (tra settori) è essenziale per colmare le lacune di competenze tecniche.

E dunque in un team di ingegneria, così come in tutti i settori produttivi, sapere cosa succede nelle fasi successive del progetto e in tutti gli altri ambiti coinvolti aiuta ad accrescere la flessibilità.

Un atteggiamento flessibile è cruciale per adattarsi ai cambiamenti e alle esigenze in continua evoluzione dei progetti.

Permette ai team di rispondere rapidamente a nuove informazioni o a problemi imprevisti.

2. Soluzioni per migliorare la visione d’insieme

Come abbiamo visto, l’ingegneria moderna è caratterizzata da un’elevata specializzazione, con ingegneri tradizionali e gestionali che operano in settori distinti.

Questa divisione può portare a una mancanza di visione a lungo raggio e alla difficoltà nel coordinare le diverse fasi e le diverse figure coinvolte nel progetto.

La prima regola è iniziare da un buon project management plan e poi declinarlo a seconda delle esigenze aziendali avvalendosi degli strumenti giusti.

In linea generale, un buon piano di gestione si compone delle seguenti operazioni:

• Individuare obiettivi a breve e a lungo termine

• Tracciare l’ambito di azione e le modalità di esecuzione

• Elaborare un programma delle tempistiche

• Pianificare la gestione del rischio

• Selezionare il team coinvolto e definirne la composizione gerarchica

• Elaborare un piano di comunicazione interna ed esterna

Vediamo ora quali sono i migliori strumenti per compiere queste operazioni, con alcune soluzioni pratiche per allargare la prospettiva del team nell’esecuzione dei progetti e per ottenere una migliore e più efficace interazione tra le parti coinvolte.

2.1 Work Breakdown Structure (WBS) e diagramma di Gantt

La WBS è una struttura ad albero che consente di suddividere il progetto in fasi e micro-fasi.

Questo approccio ha il vantaggio di soddisfare il bisogno di specificità e dettaglio e allo stesso tempo favorire una comprensione più ampia del progetto.

In un secondo momento, la WBS può essere facilmente trasformata in un diagramma di Gantt, permettendo di visualizzare le correlazioni tra le varie attività, anche qualora queste ultime attengano a settori diversi.

Twproject è un software di gestione progetti che ha dotato il suo diagramma di Gantt di funzioni dinamiche e interattive, che lo rendono uno strumento collaborativo essenziale, e non un mero cronoprogramma teorico.

Grazie al Gantt, tutto il team di ingegneria può facilmente sincronizzarsi e allinearsi sulle informazioni essenziali del progetto e sulle tempistiche delle fasi.

I motivi di rallentamento, ossia i colli di bottiglia, possono essere individuati facilmente, limitando gli sforzi e mantenendo i progetti in buona salute.

Una tra le tante funzioni utili è ad esempio la condivisione di documenti direttamente attraverso la vista del Gantt in Twproject, che insieme alle rapide assegnazioni e alle possibilità di commentare taggando i membri del team, facilitano un’interazione focalizzata sulle dinamiche di progetto.

Ancora, quando si gestiscono diversi progetti contemporaneamente la visualizzazione del Portfolio dei progetti aiuta a settare le priorità e a formulare un piano strategico di più ampio respiro.

2.2 Tecniche comunicative: Metodologia Scrum e uso degli alert

Esistono alcune tecniche per migliorare la comunicazione all’interno del team e qui ne prendiamo in considerazione due particolarmente indicate per un team di ingegneria.

• Uso della metodologia Scrum: questo metodo di lavoro può migliorare la comunicazione e la collaborazione. Prevede la definizione di obiettivi chiari, l’assegnazione di risorse e la pianificazione di riunioni agili per monitorare i progressi.

Con la metodologia Scrum in Twproject, si massimizza la produttività con una pianificazione degli sprint adattata al carico di lavoro delle risorse. È una metodologia molto utile per la gestione di team che hanno bisogno di migliorare la propria flessibilità, poiché stimola ad adattarsi rapidamente ai cambiamenti.

• Contemporaneamente, è bene dotarsi di strumenti che forniscano alert per prevenire i possibili imprevisti.

Alert e notifiche sono un ottimo modo per tenere sotto controllo il progetto, ma se non vengono gestite correttamente possono diventare opprimenti.

Per questo motivo, è fondamentale che il software di gestione dei progetti permetta di personalizzare le notifiche in base alle esigenze dell’azienda, del progetto e delle tempistiche.

Twproject consente di settare le tipologie di notifiche e anche chi e quando le riceverà, consentendo al capo progetto di definire un piano strategico sulle responsabilità delle varie figure coinvolte nel progetto.

2.3 Strumenti di Project Management integrati

Mettere il team a conoscenza di vari aspetti del progetto attraverso vari strumenti di condivisione è dunque fondamentale.

Un ambito che non andrebbe mai ignorato, anche da chi non se ne occupa in prima persona, è l’aspetto finanziario dei progetti.

Chi si trova a capo di un team di ingegneri ha sicuramente ben chiara la necessità di utilizzare strumenti affidabili e professionali per la gestione economico-finanziaria.

Ma se tali strumenti non comunicano con i sistemi di gestione dei progetti, alcune informazioni importanti rimangono di pertinenza dei soli responsabili amministrativi.

Al contrario, il vantaggio di utilizzare piattaforme integrate, che coniugano la gestione di progetti e risorse con quella finanziaria, è la maggiore agilità nel trasferimento dei dati e la possibilità di condividerli con tutto il team.

Con Twproject possono essere definite le autorizzazioni a visualizzare e interagire con i dati finanziari, consentendo ad esempio di affidare le gestione dell’aspetto economico di singole fasi ad alcuni responsabili e quella macroscopica ad altri.

Inoltre, lo strumento di gestione dei costi in Twproject permette di differenziare tra costi e incassi stimati ed effettivi. Parallelamente, ciò si applica anche alle tempistiche, calcolabili in stimate ed effettive.

Grazie ad analisi dettagliate e integrate tra costi e tempistiche si combinano insieme aspetti tecnici e gestionali, facilitando la collaborazione.

3. Best Practices da seguire

Implementare queste soluzioni permette di sedimentare e consolidare le best practices fondamentali in un team di ingegneria.

Possiamo così riassumerle:

• Messa a conoscenza degli aspetti complessivi del progetto per tutto il team

• Definizione degli obiettivi per singole fasi e condivisione con le parti coinvolte

• Settaggio di un piano strategico in prospettiva, considerando gli eventuali sviluppi futuri in seguito al conseguimento degli obiettivi

• Costante comunicazione, diretta o indiretta, di insorgenza di problematiche legate a tempistiche o sforamenti

• Condivisione di esperienze e risultati per il miglioramento i processi

Twproject ha gli strumenti giusti per la gestione dei progetti in un team di ingegneria

Migliorare la visione d’insieme nei team di ingegneria richiede un approccio integrato che favorisca la comunicazione, la flessibilità e l’uso di strumenti adeguati.

Implementando le soluzioni e le best practices discusse, i team possono affrontare le sfide della specializzazione e lavorare in modo più sinergico, contribuendo al successo dei progetti.

L’uso di gestionali e software per il monitoraggio dei progetti è pratica comune nei team di ingegneria, ma se questi sono settoriali e limitati ad un ambito specifico non risultano a nostro avviso efficaci per raggiungere i risultati qui esposti.

Al contrario, uno strumento integrato come Twproject – che allo stesso tempo offre un’incredibile accuratezza in ogni aspetto: da quello della programmazione, a quello finanziario, fino a quello tecnico – consente di allargare la visione d’insieme.

Se vuoi scoprire in che modo Twproject mette in connessione la tua squadra di lavoro, aumentandone produttività e collaborazione, puoi fare una prova gratuita di 15 giorni, durante i quali il nostro team di supporto sarà sempre a tua disposizione.