MAP – Methodology Assessment Process

La scelta della giusta metodologia di gestione del progetto è il primo passo verso il successo.

I project manager possono essere realmente l’ago della bilancia e divenire un concreto supporto per le organizzazioni. Possono farlo migliorando il modo in cui implementano i progetti, ovvero scegliendo la strada più efficace ed efficiente e riducendo i rischi.

Ma, per poterlo fare, non basta il semplice riconoscimento delle priorità organizzative, serve molto di più. Bisogna avere una comprensione più profonda di come ogni metodologia impatta sul progetto.

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Le metodologie sono processi ripetibili, efficaci ed efficienti che aiutano le organizzazioni ad ottimizzare le attività del progetto.
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Questi processi, una volta sviluppati, possono essere documentati e ripetuti.

Grazie alla “standardizzazione” delle attività, le organizzazioni possono concentrarsi su come eseguire il progetto stesso e dedicare più tempo agli obiettivi e ai risultati del progetto.

Il processo necessario per valutare e documentare le giuste metodologie per ogni progetto è molto dettagliato. E’ anche lungo e complesso inizialmente, ma vale assolutamente la pena metterlo in pratica.

Considerazioni chiave per determinare la migliore metodologia di gestione del progetto

Una metodologia non è adatta a tutti i progetti indistintamente, nemmeno all’interno della stessa organizzazione.

È improbabile, infatti, che la stessa metodologia funzioni nella stessa organizzazione su tutti i progetti. Una buona pratica è sviluppare e attuare un processo di valutazione metodologica – MAP – per determinare l’approccio migliore per ciascun progetto.

Bisogna tenere conto che questo stesso processo potrebbe richiedere rivalutazioni e modifiche man mano che cambiano i fattori aziendali.

Come effettuare un MAP (processo di valutazione metodologica)

Nello sviluppo organizzativo, oltre che nei progetti, si applica questo elenco di criteri di valutazione.

Come accennato in precedenza, questo processo dovrà essere rivisto e modificato di volta in volta per tenere il passo con le esigenze generali dell’azienda e delle parti interessate.

Ecco alcuni passaggi generali:

1. Valutare il progetto nel suo complesso

Quando si sceglie una metodologia di gestione del progetto, un suggerimento è quello di partire dalla fine.

E’ necessario infatti sapere esattamente come dovrebbe essere il risultato finale e di che risorse si avrà bisogno per raggiungerlo.

E’ necessario quindi concentrarsi sulla raccolta di requisiti iniziali.

Se i requisiti suggeriscono che si ha bisogno di un team ampio e diversificato, ad esempio, si sceglierà una metodologia che supporti la flessibilità.

Se il risultato finale è vago, si potrà invece optare per una metodologia iterativa come quella Agile.

Budget del progetto, tempistica, dimensione e complessità, aspettative degli stakeholder, tipo di progetto e industria sono alcune delle altre cose da considerare quando si valuta il progetto.

2. Valutare la squadra che parteciperà al progetto

La scelta e l’assessment della metodologia di gestione del progetto è essenzialmente un progetto nel progetto.

Se il team non ha familiarità con la metodologia di gestione del progetto scelta, sarà più difficile ottenere i risultati previsti.

E’ opportuno, quindi, considerare anche la composizione del team, identificare i suoi punti di forza e di debolezza.

Se il team si basa sulla collaborazione, è scegliere un approccio meno strutturato come Agile.

Se il team è altamente motivato e disciplinato, un approccio Scrum potrebbe funzionare bene.

Esperienza di squadra, formazione, capacità di auto-organizzazione, preparazione del team, ubicazione del team (remota, on-site, ecc.) sono alcuni aspetti da tenere a mente nella scelta del team di progetto.

3. Valutare l’organizzazione di cui dispone l’Azienda

Il modo in cui l’azienda è organizzata, la sua cultura ed i suoi precedenti record avranno un grande impatto sulla scelta della metodologia di gestione del progetto.

Alcune metodologie funzionano solo con organizzazioni di grandi dimensioni con gerarchie strutturate e stabilite. Altre invece sono più adatte per organizzazioni più piccole e snelle.

Ad esempio, se i report precedenti mostrano che tutti i progetti che hanno applicato una metodologia Agile hanno subito ritardi o non sono andati a buon fine, probabilmente non sarà una buona idea avvalersi nuovamente di questa metodologia.

Alcuni fattori da prendere in considerazione quando si valuta un’organizzazione sono:

• Record passati ed esperienza con diverse metodologie
• Cultura aziendale
• Organizzazione gerarchia
• Livello di flessibilità
• Livello di maturità
• Dimensione
• Risorse disponibili, incluse risorse esterne come liberi professionisti e appaltatori
• Settore

4. Valutare gli stakeholder del progetto

Quando si sceglie una metodologia è opportuno considerare il coinvolgimento delle parti interessate.

Alcune metodologie richiedono che le parti interessate siano regolarmente coinvolte in ogni fase del progetto.

Se le parti interessate sono impegnate, è opportuno scegliere invece una metodologia che richieda un loro minore coinvolgimento.

Se gli stakeholder sono noti per modificare frequentemente l’ambito del progetto, la soluzione potrebbe essere quella di scegliere una metodologia più flessibile.

Data l’importanza delle parti interessate nel successo del progetto, bisogna considerare opportunamente le loro esigenze; in questo modo gli stakeholder saranno più felici e soddisfatti ed i progetti avranno un maggior grado di successo.

5. Valutare gli strumenti di gestione a disposizione

Gli strumenti di gestione del progetto sono normalmente progettati per funzionare bene con una metodologia specifica.

Quindi, anche la scelta degli strumenti di project management avranno un impatto sulla scelta della metodologia – o viceversa.

Per fare questo è consigliabile quindi:

• Creare un elenco di tutti gli strumenti attualmente in uso
• Elencare i loro limiti e funzionalità
• Confrontare le loro capacità rispetto ai requisiti per una specifica metodologia

Fare questa valutazione approfondita aiuterà a scegliere una metodologia che si allinea perfettamente con gli obiettivi, le capacità del team, le esigenze degli stakeholder ed il tool di project management.

 

In conclusione, i project manager hanno diverse metodologie di gestione di un progetto tra cui scegliere.

Ciascuna di queste metodologie ha i suoi punti di forza e di debolezza e scegliere quella giusto renderà il progetto più veloce, più fluido e più efficiente.