Lo Scope Statement e la sua importanza per il Project Manager

Lo Scope Statement è un documento che può rivelarsi estremamente importante per la riuscita di un progetto. Il Project Manager realizzerà lo scope statement elaborando il documento di avvio progetto (o project charter) prodotto dallo Sponsor di progetto.

Sarà compito del Project Manager definire in questo documento con precisione l’ambito del progetto fornendo altresì  obiettivi e scopi chiari e misurabili. Questo documento deve essere redatto con attenzione e cura per evitare errori di direzione.

Lo Scope statement nel salvataggio di un progetto

Hai mai gestito un progetto che ha sforato tempi, costi e obiettivi? Nella maggior parte dei casi, il problema non è il budget… ma uno Scope Statement debole o assente.

Può anche accadere di essere parte di un progetto che, per una serie di motivi, si trovi in ritardo o fuori budget rispetto al programma. In questi casi lo scope statement diventa vitale. Il project manager chiederà ai membri del team di illustrare i motivi per cui il progetto si trova in questo stato.

Assunte le opportune informazioni, è ovvio che il PM dovrà prendere delle decisioni. Spesso sarà indispensabile un vero e proprio cambiamento di programma con l’approvazione di un eventuale nuovo budget al fine, nel migliore dei casi, di far tornare tutto in pista.

Queste situazioni possono verificarsi soprattutto quando lo scope, cioè l’ambito del progetto, non è stato efficacemente definito. In questi casi, se lo Scope Statement non viene realizzato o non viene gestito correttamente, il progetto correrà seriamente il rischio di andare fuori strada rispetto alla pianificazione iniziale.

Che cos’è e perché lo scope statement è importante

Poiché un progetto è definito come uno sforzo temporaneo che crea un prodotto, un servizio o un risultato, l’ambito del progetto è fondamentale. L’ambito di un progetto, infatti, definisce quali attività fanno parte del progetto e quali no, cosa il progetto realizzerà e cosa no, tracciando così i confini del progetto.

In poche parole: lo scope statement definisce il progetto. La creazione di uno scope statement dettagliato aiuterà quindi il project manager a ottenere il successo del progetto

In particolare, lo scope statement è fondamentale per queste tre situazioni:

• Definire i confini del progetto. Lo scope statement garantisce una comprensione comune del progetto tra le parti interessate e aiuta a gestire il cosiddetto scope creep. In altre parole, descrive cosa è incluso nel progetto e cosa è escluso e, di conseguenza, costituisce la base per il piano di progetto.
• Assicurare una comprensione comune del progetto tra gli stakeholder. Oltre a costituire il fondamento del piano di progetto, lo scope statement aiuterà anche a garantire che tutte le parti interessate siano sulla stessa pagina. Impostando le giuste aspettative con le parti interessate, è possibile ridurre le probabilità di incomprensioni che potrebbero sorgere in seguito e che potrebbero far deragliare l’intero progetto.
• Aiutare a gestire le richieste di modifica. Un altro modo in cui la descrizione dell’ambito può aiutare il project manager a gestire il progetto in modo efficace è usarlo come guida per valutare tutte le richieste di modifica che vengono fatte. Se la richiesta di modifica non rientra nei limiti definiti nell’ambito di progetto, questa deve essere necessariamente respinta.

Secondo il Project Management Institute i cambiamenti di ambito – a causa di poca chiarezza iniziale – sono la principale causa del fallimento di un progetto.

Questo è un evento comune in quasi tutti i settori, quindi i project manager devono imparare a definire, comunicare e controllare l’ambito del progetto.

Per evitare le spiacevoli possibilità che derivano da un ambito di progetto scarsamente definito, i project manager devono scrivere un buon scope statement.

Ciò faciliterà l’accettazione dell’ambito del progetto da parte degli stakeholder, metterà in sincrono il team del progetto ed impedirà la partenza di attività non autorizzate all’interno del progetto.

Uno scope statement è uno strumento utile per delineare i risultati del progetto e identificare i vincoli, le ipotesi e i fattori chiave per il successo.

L’affermazione dell’ambito ben scritta definisce chiaramente i confini di un progetto.

L’ambito di un progetto ha un impatto diretto sugli altri due elementi del triplo vincolo di progetto, cioè il tempo e le risorse.

Inoltre, il project manager può considerare lo scope statement una documentazione formale dell’ambito del progetto.

Uno scope ben redatto deve, quindi, contenere i criteri di accettazione del progetto e diventare parte integrante del piano dello scope management.

Il project manager dovrà inoltre assicurarsi che lo scope sia incluso nella documentazione di progetto, ovvero nei documenti di project management ufficiali.

Come scrivere uno scope statement

Le istruzioni contenute nello scope statement devono contenere il maggior numero di dettagli possibile, ma solo fino a un certo punto e senza esagerare.

La lunghezza minima di una dichiarazione di ambito è quella che riduce i rischi primari del progetto.

Ad esempio, affermare che il progetto è quello di “costruire una recinzione” comunicherà le informazioni di base, ma queste non sono sicuramente sufficienti. Tutti lo sanno già e non c’è nessun valore aggiunto. Sarebbe quindi preferibile, in questo esempio specifico, definire i punti di inizio e di fine, l’altezza della recinzione, il tipo di recinzione, le ipotesi meteorologiche, ecc.

Non esiste una lunghezza predefinita o massima per uno scope statement, ma è necessario che questo sia specifico per ridurre i rischi primari.

Un buon scope statement include i seguenti elementi:

• Descrizione generale del lavoro. Tornando all’esempio precedente, qui è dove si afferma che il progetto è “costruire una recinzione”.
• Risultati finali del progetto. Cosa sarà prodotto dal progetto e quali sono le sue caratteristiche principali? Inoltre, quale cliente ha bisogno che il progetto sia soddisfacente?
• Giustificazione per il progetto. Al fine di fornire una comprensione completa dello scopo, a volte è necessario approfondire la giustificazione del motivo per cui il progetto è stato avviato in primo luogo.
• Vincoli. Se il progetto affronta determinati confini fisici, legislativi, ecc. questi possono essere una fonte di rischio e quindi dovrebbero essere definiti.
• Ipotesi. Tutti i progetti hanno assunto determinate condizioni come parte della loro esistenza. Ad esempio, il progetto di costruzione della recinzione ha assunto buone condizioni meteo, disponibilità di strumenti, ecc. Quali sono queste ipotesi e quale impatto ha una possibile non accuratezza di queste ipotesi sul progetto?

Un consiglio è quello di scrivere uno scope statement basandosi sui cosiddetti obiettivi SMART.

Naturalmente, prevedere il futuro è impossibile. Tuttavia, lo Scope Statement rappresenta un impegno verso il progetto basato su ciò che si conosce “oggi” e su ciò che ci si aspetta realisticamente che accadrà in futuro.

Se e quando le situazioni cambiano, è necessario valutare l’effetto delle modifiche su tutti gli aspetti del progetto e proporre le modifiche necessarie in linea con lo Scope Statement per assicurare comunque il successo del progetto.

Tutto questo però, a patto che lo scope statement sia stato realizzato in modo ottimale, condiviso con i membri del team e aggiornato nel tempo.

Twproject ti aiuta a farlo in modo semplice e concreto: puoi creare, modificare e tenere traccia dello Scope Statement direttamente all’interno del tuo piano di progetto, con viste condivise, cronologia delle modifiche e collegamento agli obiettivi reali.

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