L’importanza di negoziare nei progetti

Le capacità di negoziazione per un project manager sono assolutamente essenziali e perfezionarle consentirà di gettare le basi per un progetto di successo.

I project manager ricoprono infatti ruoli diversi allo stesso tempo: leader, mediatori, delegatori e anche negoziatori.

Ecco perché le capacità di negoziazione per i project manager sono nella lista di soft skills che  questi dovrebbero sviluppare.

Cos’è la negoziazione in un progetto

La negoziazione è un processo che coinvolge le attività necessarie per risolvere diversi tipi di controversie attraverso consultazioni tra le parti interessate per raggiungere un consenso.

I negoziati possono avvenire in qualsiasi momento nel ciclo di vita del progetto e possono essere formali o non formali.

Una negoziazione formale comporta un accordo tramite contratti e documenti formali, mentre le negoziazioni informali includono discussioni per risolvere un conflitto tra i membri del team, ad esempio.

Nella gestione del progetto, il processo di negoziazione è suddiviso in fasi e queste includono:

• Pianificazione: la preparazione di tutte le informazioni pertinenti necessarie per la discussione.
• Discussione: qui le questioni chiave vengono esplorate e discusse.
• Proposta: la creazione della proposta come mezzo per risolvere il problema in questione.
• Revisione: ciò può includere la contrattazione per i compromessi prima che venga ufficializzato un accordo e prima che le informazioni vengano diffuse in tutta l’organizzazione.

Perché la negoziazione è importante per i project manager

Ecco alcune situazioni in cui la capacità di negoziazione ha un ruolo fondamentale per il successo di un progetto. Situazioni in cui il project manager:

• è coinvolto in negoziazioni strategiche con i fornitori di beni e strumenti necessari per l’esecuzione del progetto.
• è coinvolto nella negoziazione con un possibile investitore in un nuovo progetto.
• è coinvolto nei negoziati con le parti interessate in merito ad un cambiamento sostanziale nel progetto.

In conclusione, le capacità di negoziazione consentono ai project manager di avere relazioni più solide con le parti interessate, avere relazioni migliori con i clienti e, in generale, garantire un ambiente di lavoro più positivo.

Negoziare può anche essere una strategia utile per affrontare i conflitti su un progetto.

Mentre è quasi impossibile evitare totalmente il conflitto, essere in grado di negoziare il modo per aggirarlo è un’abilità sicuramente utile.

Nelle situazioni più gravi infatti, il conflitto può anche avere la capacità di arrestare un progetto.

Migliorare le capacità di negoziazione del project manager

Ecco 5 consigli che possono aiutare a migliorare le capacità di negoziazione del project manager.

1. Migliorare la capacità di negoziazione: Pratica

La prima cosa da fare, come in tutte le cose, è fare molta pratica.

Probabilmente qualsiasi persona negozia più di quanto pensa – sia nella vita professionale che nella vita privata.

E’ importante quindi essere consapevoli di queste situazioni di negoziazione, analizzare come ci si avvicina e come si affronta il momento, come ci si sente e cosa si potrebbe migliorare per la prossima volta.

2. Migliorare la capacità di negoziazione: Preparazione

E’ importante dedicare un piccolo sforzo alla preparazione per la negoziazione.

Se un project manager sa di incontrare un fornitore, ad esempio, dovrebbe pensare in anticipo a cosa vuole ottenere da questo accordo e considerare le possibili alternative.

In questo modo si entrerà nella discussione più sicuri e sapendo in anticipo cosa si vuole raggiungere.

E’ importante però ricordarsi di rimanere aperti anche al punto di vista degli altri.

Non è una trattativa infatti, se si rifiuta di spostare la propria posizione e forzare l’altra persona ad accettare le proprie idee.

3. Migliorare la capacità di negoziazione: Gestire le emozioni

Le situazioni di conflitto e le negoziazioni spesso mettono in evidenza il peggio delle persone.

E’ importante quindi per il project manager prepararsi a come reagirà in una conversazione potenzialmente difficile e forse imbarazzante.

4. Migliorare la capacità di negoziazione: Concedersi del tempo

I negoziati possono durare molto tempo ed essere continuamente in corso; è improbabile che in una riunione singola, si discuta e si risolva tutto.

Per i progetti di grandi dimensioni, potrebbero esserci più incontri per garantire che tutto sia documentato in modo efficace e con soddisfazione di entrambe le parti.

E anche quando l’accordo è concluso, il project manager potrebbe ritrovarsi a negoziare dettagli più precisi o nuovi termini, per far proseguire il progetto nella giusta direzione.

5. Migliorare la capacità di negoziazione: Ascoltare

Quando ci si prepara per una negoziazione, è necessario fare uno sforzo per pensare a cosa si vuole dire, a come dirlo, a come rispondere a ciò che si pensa che l’altra persona dirà.

In poche parole, un project manager deve anche essere pronto ad ascoltare.

L’ascolto aiuterà a identificare i punti deboli dell’altra parte e aiuterà a capire davvero cosa gli altri vogliono.

Quando si ascolta attivamente, si hanno maggiori probabilità di formulare risposte che l’altra persona ritenga accettabili.

L’importanza di negoziare: conclusioni

In conclusione, la negoziazione è un eccellente strumento di gestione del progetto ed è essenziale per ottenere il meglio in qualsiasi situazione.

La negoziazione va oltre la riduzione o l’aumento del prezzo di un’offerta ed è uno strumento necessario nelle attività quotidiane del project manager.

Come tutte le soft skills, sapere come avere conversazioni stimolanti che si traducono in buoni risultati per entrambe le parti è qualcosa che può sempre essere migliorato con il tempo.

Con le giuste conoscenze, le strutture e le tecniche, qualsiasi project manager sarà in grado di affrontare le negoziazioni sapendo come puntare al meglio per il progetto e per l’organizzazione in generale.