La sostenibilità finanziaria di un progetto

Il termine “sostenibilità” sta guadagnando una popolarità sempre più significativa nello sviluppo del business negli ultimi decenni.

Senza molti di giri di parole, si tratta di un fattore per garantire il successo di un progetto e di un’organizzazione in generale.

L’uso corrente della parola implica qualcosa che continua a lungo.

La sostenibilità finanziaria di un progetto implica quindi la continuazione delle attività del progetto senza riscontrare perdite.

Bisogna capire che garantire la sostenibilità finanziaria di un progetto richiede una pianificazione a lungo termine per facilitare il coinvolgimento degli stakeholder e degli eventuali investitori – anche esterni ad un’organizzazione.

I presupposti di base per la sostenibilità finanziaria

Prima di iniziare a scrivere il piano di sostenibilità finanziaria di un progetto, è importante per un project manager discutere con il team dei vari processi e meccanismi che possono essere utilizzati per garantire la sostenibilità.

E’ importante quindi considerare quanto segue:

• Visione a lungo termine: soprattutto nel caso di progetti complessi e che si espandono a lungo nel tempo, è importante sapere dove si vede l’organizzazione dopo un periodo che può essere anche di diversi anni. Si deve riflettere a fondo su come e cosa si farà a lungo termine. Una volta che si conosce questa visione, è quindi più facile elaborare i fattori necessari per raggiungerla. Con l’uso di dati concreti, è possibile spiegare all’organizzazione e agli investitori, l’obiettivo a lungo termine ed i processi e le risorse necessarie per garantire il successo.
• Integrare la sostenibilità finanziaria in tutti i progetti: è sempre consigliabile integrare la sostenibilità finanziaria in ogni progetto dell’organizzazione fin dall’inizio. Ciò aiuterà a sviluppare buone relazioni con le parti interessate fin dalla prima fase di sviluppo del progetto.
• Comunicazione e sensibilizzazione: è importante sviluppare una forte strategia di comunicazione in modo che i risultati del progetto possano essere condivisi con gli stakeholder. Risultati del progetto ben documentati possono aiutare a ottenere il supporto dalle parti interessate. Una strategia di comunicazione con gli stakeholder ben ponderata può evitare la corsa all’ultimo minuto alla ricerca di investitori.
• Coinvolgere le principali parti interessate: durante l’intero ciclo di vita del progetto è possibile avviare occasioni di dialogo – meeting, e-mail, calls, ecc. – con le parti interessate per continuare a coinvolgere le persone rilevanti nel progetto.
• Diversificare le fonti di finanziamento: in alcuni progetti, è importante per la sostenibilità finanziaria, diversificare la base degli investimenti e sviluppare partenariati a lungo termine con gli investitori per mantenere un continuo supporto.
• Creare un inventario delle risorse: alcuni dispositivi e attrezzature acquistati durante un progetto possono essere utilizzati in futuro per altri progetti, rendendo più facile la sostenibilità finanziaria di questi perché alcuni costi sono così già coperti.

Come è possibile progettare la sostenibilità finanziaria di un progetto?

Ogni organizzazione è unica ed ognuna avrà il suo modo specifico di fare le cose.

Tuttavia, la pianificazione della sostenibilità finanziaria segue dei punti chiave che possiamo riassumere in questi 5 punti.

1. Decidere chi svilupperà il piano finanziario

Se non è il project manager stesso, questo dovrà decidere chi si occuperà di redigere il piano finanziario di progetto. Lo sviluppo di un piano è più facile e più efficace con una leadership condivisa, mantenendo una comunicazione aperta.

2. Effettuare un controllo interno

Scoprire cioè quali risorse e spese l’organizzazione ha già effettuato. Non si può decidere dove si sta andando se non si sa dove si è adesso. Assicurarsi che tutte le informazioni siano corrette e che tutti coloro che lavorano al piano di sostenibilità finanziaria le comprendano.

3. Determinare di quanto budget si ha bisogno

Questo passaggio si divide in due parti: elencare ciò che si sta facendo attualmente e ciò che l’organizzazione già possiede e che può essere utilizzato ed elencare poi ciò che necessariamente deve essere ottenuto – acquistato – per svolgere il progetto, con il relativo costo. Inoltre, è possibile impostare obiettivi di finanziamento specifici, sia a breve che a lungo termine. Ad esempio, un obiettivo a breve termine potrebbe essere un incremento dei membri del team con due nuovi dipendenti, mentre un obiettivo a lungo termine potrebbe essere l’acquisto di uno spazio per nuovi uffici.

4. Sviluppare un piano per la sostenibilità finanziaria

Questa bozza dovrebbe includere tutte le informazioni raccolte finora, tra cui:

• L’attuale situazione finanziaria, incluso il budget annuale
• Gli obiettivi finanziari a lungo e breve termine
• Le strategie generali che si useranno per raggiungere tali obiettivi
• La cronologia con azioni specifiche
• Un “sommario esecutivo” di una pagina all’inizio del documento che riassume il tuo lavoro

Gli stakeholder potranno poi commentare il piano e dare suggerimenti per il miglioramento. Ottenere feedback a questo punto può essere molto utile per almeno due motivi. In primo luogo, potrebbero essere forniti suggerimenti che renderanno il piano più forte di quanto non sarebbe stato altrimenti. In secondo luogo, dando a coloro che saranno coinvolti nell’attuazione del piano la possibilità di modificarlo, questo diventa anche loro e, in generale, le persone sono più disposte a lavorare su qualcosa che hanno creato.

5. Monitorare e valutare il progresso

Quando i pezzi del piano sono stati confermati e cominciano ad essere implementati, il processo non è ancora terminato. Finché il progetto continua e si mantiene vivo, è necessaria la continua valutazione ed il continuo monitoraggio dei progressi e, se necessario, prendere provvedimenti per implementare le modifiche.

Perché è necessario completare un piano di sostenibilità finanziaria?

Redigere un piano di sostenibilità finanziaria richiede sicuramente del tempo, ma porta con sé una serie di vantaggi. Ciò significa:

• Una maggiore attenzione al vero lavoro: è possibile fare più liberamente ciò che si è deciso di fare, perché il focus potrà essere sulla missione e sul risultato, non sulla sopravvivenza quotidiana.
• Diventare più competitivo nel campo: ad esempio, più denaro consente di assumere personale migliore e più numeroso, il che, ancora una volta, consente di fare di più per raggiungere l’obiettivo.
• Transizioni più facili: un piano può aiutare l’organizzazione a superare con successo un momento in cui i finanziamenti si esauriscono temporaneamente.
• Supporto degli investitori: a volte non si ha scelta, alcuni investitori richiedono espressamente lo sviluppo di un piano per la sostenibilità finanziaria di un progetto come condizione per le loro sovvenzioni.

Quando si deve sviluppare un piano di sostenibilità finanziaria?

La risposta è molto semplice: non è mai troppo presto per iniziare a pianificare la sostenibilità finanziaria di un progetto.

La pianificazione dovrebbe aver luogo non appena inizia il progetto.

Anche se l’organizzazione è nel mercato da un po’ di tempo e ricopre un ottimo ruolo, questa non è scusa per sviluppare un piano di sostenibilità finanziaria per ogni suo singolo progetto.

In sintesi, lo sviluppo di un piano per la sostenibilità finanziaria, come per qualsiasi altro piano, richiede molto lavoro da svolgere nel modo giusto.

Ma creando un piano di sostenibilità finanziaria efficace, i membri di un’organizzazione saranno in grado di fare di più per trasformare gli obiettivi in realtà e portare a termine la missione.