La comunicazione del project manager

La comunicazione efficace del project manager è una parte essenziale della gestione dei progetti.

Il suo compito è allineare tutti su un unico obiettivo e garantire che tutte le informazioni corrette e complete arrivino ai canali giusti.

Quando si pensa a come i project manager possono migliorare le loro capacità di comunicazione, spesso ci si concentra solo sull’output: quando dire qualcosa, come dirlo e con quale frequenza.

Sebbene questi siano tutti componenti fondamentali della comunicazione, un project manager di successo sa che deve anche considerare come ascoltare e gestire le emozioni, proprie e del team.

 Perché la comunicazione del project manager è importante

Secondo il PMBOK, circa il 75% del tempo di lavoro di un project manager viene dedicato alla comunicazione.

La comunicazione è una competenza fondamentale che, se correttamente eseguita, collega ogni membro di un team di progetto a un insieme comune di strategie, obiettivi e azioni.

A meno che questi componenti non siano effettivamente condivisi dai responsabili del progetto e compresi dalle parti interessate, i risultati del progetto possono essere compromessi.

Quando i project manager hanno solide capacità di comunicazione, hanno il potere di condurre progetti di maggior successo, aumentare il ROI e aiutare l’organizzazione a superare i suoi concorrenti.

A un livello micro, queste forti capacità di comunicazione consentono ai project manager di stabilire relazioni sane e di fiducia con il proprio team e le parti interessate.

Ecco quali sono tre elementi fondamentali per trasformare la comunicazione del project manager in una comunicazione di successo.

Stabilire una struttura di comunicazione

Il primo passo verso una comunicazione efficace è stabilire una struttura. Questo framework è un piano che consente una comunicazione efficiente con il team, le parti interessate, i dirigenti e i clienti.

In pratica, ciò significa mettersi d’accordo su chi comunica cosa, a chi, quando e come.

Impostando chiare aspettative fin dall’inizio, a tutti vengono dati gli strumenti di cui hanno bisogno per avere successo.

Una struttura di comunicazione completa include:

• Uno scopo: il motivo del framework, nonché i motivi di ciascun metodo di comunicazione che copre.
• Uno schema delle esigenze del progetto: i requisiti necessari del progetto.
• Un elenco di metodi di comunicazione da utilizzare e obiettivi associati a ciascuno: questi includono riunioni (a partire dal Kick off meeting), e-mail, meeting giornalieri, messaggistica istantanea e qualsiasi software di project management o strumento da utilizzare.
• Tempi, date e frequenza: è importante stabilire aspettative e precedenti per i tempi delle comunicazioni.
• Ruoli e responsabilità: sebbene la maggior parte delle comunicazioni sarà gestita dal project manager, è necessario un processo chiaro anche per il modo in cui comunicano gli altri membri del team e le parti interessate.

Praticare l’ascolto attivo

Saper parlare bene è una cosa, ma un project manager si distingue quando sa anche ascoltare veramente qualcuno.

Quando un project manager pratica l’ascolto attivo, non sta solo prestando attenzione al contenuto di un messaggio, ma si sintonizza su sfumature come il linguaggio del corpo, le espressioni facciali e il tono della voce.

Questa abilità consente al project manager di identificare meglio i problemi, i rischi e le opportunità.

Al contrario, un ascolto scadente è spesso connesso a errori, ridotta efficacia e opportunità mancate.

Diventare un ascoltatore attivo e consapevole richiede tempo, pratica e dedizione, ma ne vale la pena per i vantaggi professionali e personali che porta.

Ecco alcuni suggerimenti per aumentare la potenza di ascolto:

• Non interrompere: sembra buon senso, ma è fin troppo facile interrompere qualcuno quando ci si sente eccitati dalla conversazione o non si vuole sentire ciò che l’altra persona sta dicendo. Fare una pausa di un paio di secondi quando l’interlocutore ha terminato di parlare, assicura che l’altra persona abbia effettivamente terminato il suo pensiero.
• Dedicare del tempo alla conversazione: nessuno è in grado di ascoltare correttamente quando è di fretta o distratto da altre attività. È meglio non avere una conversazione, di persona o online, se non si è pronti a dedicarvi tutta la propria attenzione. È così, infatti, che si possono verificare errori e malintesi. Comunicare solo quando si è pronti a recepire il messaggio; se il momento non dovesse essere idoneo, si può chiedere gentilmente all’altra persona di parlare in un altro momento.
• Prestare attenzione ai segnali non verbali: questo permette di passare ad un livello di comunicazione più profondo e meno superficiale. Spesso, infatti, le persone tendono a dire qualcosa in cui non credono veramente solo per evitare discussioni o malumori; in questi casi i segni non verbali possono aiutare a capire dove sta la verità.
• Porre le domande giuste: quando una persona semplicemente ascolta senza fare domande, può dare l’impressione che non sia interessata o non sia coinvolta in ciò che si sta dicendo.
• Essere obiettivi: è facile farsi prendere dai propri sentimenti e priorità quando si comunica con qualcuno. Per praticare l’ascolto consapevole, bisogna lasciarsi alle spalle pregiudizi ed idee personali ed elaborare il messaggio da un punto di vista totalmente obiettivo.

Usare gli strumenti giusti

Usare gli strumenti di comunicazione adatti alle situazioni è di fondamentale importanza per rendere efficace il tono della comunicazione. Esaminiamo i vari casi.

Per comunicazione non urgenti

In questo caso, la formalità di un’e-mail potrebbe essere troppo, ma anche organizzare un meeting pare esagerato.

Quando si tratta di esigenze di comunicazione non urgenti, la messaggistica istantanea è, nella maggior parte dei casi, il canale di comunicazione migliore da scegliere.

Questi strumenti sono ottimi per domande o dubbi casuali, non richiedono la partecipazione in tempo reale e, cosa forse più importante, non interrompono il flusso di lavoro degli altri.

Inoltre, l’utilizzo di questi strumenti fornisce anche una registrazione della conversazione a cui è possibile fare riferimento in seguito.

La chat in un software di project management potrebbe essere la migliore soluzione.

Per gli aggiornamenti del progetto

Il framework di comunicazione dovrebbe far sapere a tutti quali sono le piattaforme preferite per gli aggiornamenti e gli annunci generali sullo stato del progetto.

Sempre l’utilizzo di un software di project management potrebbe essere lo strumento ideale per raccogliere contenuti in un unico posto in modo che il team e gli stakeholder non debbano perdere tempo a cercare ciò di cui hanno bisogno.

Ogni documento, file, discussione, attività, scadenza può essere visualizzato qui.

Per comunicazioni ufficiali e importanti

Quando arriva il momento di comunicare informazioni importanti ed ufficiali sul progetto, il project manager deve assicurarsi l’attenzione di tutti i membri del team e stakeholder.

In questo caso, un meeting in cui tutti sono invitati, può essere la strategia migliore.

In questa occasione, le persone interessate hanno anche la possibilità di porre delle domande o presentare dei dubbi che possono ricevere una risposta immediata.

 

Con pratiche e processi di comunicazione efficaci, è possibile eliminare le incomprensioni ed i conflitti.

Pianificare la comunicazione significa dedicare del tempo, all’inizio del processo di pianificazione del progetto, a comprendere le parti interessate e il modo in cui desiderano comunicare e ricevere le comunicazioni.

Rispettando le loro esigenze, queste saranno più coinvolte e motivate per il successo del progetto.

I dettagli della gestione della comunicazione del progetto possono variare in base allo stile del project manager, alle dimensioni del progetto o al settore ma, in qualsiasi caso, la comunicazione svolgerà un ruolo importante dall’inizio alla fine di un progetto.

Con un chiaro piano di comunicazione in atto, una dedizione all’ascolto consapevole e gli strumenti giusti, il project manager ed il team saranno meglio preparati ad affrontare qualsiasi progetto con successo.