Il ciclo di vita di un progetto prevede quasi sempre molti meeting ed incontri con scopi diversi.
Uno di questi incontri è il cosiddetto kick off meeting o incontro preliminare di progetto.
Questo incontro è un importante strumento di comunicazione fra project manager, team e stakeholder.
Se organizzata ed eseguita correttamente, una riunione preliminare può aiutare il project manager ad eseguire il progetto in modo scorrevole e con meno ostacoli.
INDICE DEI CONTENUTI
Che cos’è un kick off-meeting?
Più precisamente, un incontro preliminare è uno dei primi incontri tenuti tra gli stakeholder del progetto al momento del lancio di un nuovo progetto.
Questo incontro può includere tutte le parti interessate al progetto, fino ai livelli più alti, come lo sponsor del progetto, la direzione ed il project manager, nonché i membri del team.
In questa fase si definisce l’obiettivo del kick off meeting, ovvero chiarire finalità, ruoli e priorità per partire con una visione comune.
Questo incontro offre al project manager l’opportunità di definire l’obiettivo comune e creare consenso su obiettivi, ruoli e responsabilità di ogni partecipante.
Quando si svolge un kick off-meeting?
Se il progetto è di dimensioni ridotte, solitamente la riunione di kick off avviene dopo il processo di avvio con tutti i membri del team.
È infatti la stessa squadra ad essere coinvolta nella pianificazione e nell’esecuzione di progetto.
Nei progetti di piccole dimensioni si svolge solitamente una sola riunione preliminare di progetto.
Se il progetto è di grandi dimensioni, invece, la riunione di kick off del progetto si svolge quando si completa la pianificazione del progetto e si sta per iniziare l’esecuzione del progetto.
In entrambi i casi, il kick off è un passaggio imprescindibile che segna ufficialmente l’avvio del progetto e ne determina il ritmo operativo e comunicativo.
Qual è lo scopo di un kick off-meeting?
Un team di progetto può essere composto da nuovi membri del team, è quindi importante avere una sessione di familiarizzazione fra i collaboratori.
Questo incontro aiuta anche a migliorare il sentimento di fiducia e promuove una comprensione e un accordo reciproci tra i membri del team.
Inoltre, il kick off meeting aiuta tutti i membri del team a prendere coscienza degli obiettivi del progetto, delle ipotesi, dei vincoli, dei deliverable, fornendo chiarezza su cosa ogni partecipante deve fare nelle fasi del progetto e come saranno monitorati i risultati attesi.
Si prende coscenza anche delle sfide, delle metodologie, delle procedure, dei piani, dell’ambiente di lavoro e dei ruoli di ogni stakeholder, ecc.
Un kick off meeting di successo può dare il tono giusto al proseguio del progetto.
Come condurre un kick off-meeting di successo?
Se il progetto è grande e complesso si possono avere riunioni di kick off interne ed esterne.
Le riunioni di kick off interne possono essere tenute tra i membri del team ed il project manager per comprendere meglio il progetto ed allinearsi.
Si parlerà del progetto, dei suoi obiettivi, dell’ambito del progetto e dei ruoli e responsabilità di ciascun membro del team oltre che del sistema di comunicazione e reporting .
Una volta terminato il meeting di kick off interno, si passa alla riunione di kick off esterna con il cliente.
Sarà questa l’occasione per capire il cliente e le sue aspettative, chiarire eventuali dubbi e spiegare come il project manager vuole pianificare ed eseguire il progetto, ecc.
Di seguito sono riportati alcuni passaggi da seguire per condurre un kick off meeting efficace.
1) Impostare l’agenda
Il project manager decide gli argomenti da affrontare durante la riunione.
Ad esempio, può includere la sessione di introduzione e di presentazione del team, l’introduzione del progetto ed i relativi obiettivi, le pietre miliari, i vincoli, ecc.
Usando un software di gestione progetti come Twproject, che integra il progetto ad una agenda condivisa, è possibile creare dei meeting assegnati alle risorse convolte e collegati al progetto con i punti di discussione e la minuta della riunione!
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Prova Twproject adesso!2) Condurre il meeting
Il project manager, in qualità di coordinatore del progetto, conduce e dirige l’incontro secondo l’agenda impostata.
E‘ importante per il PM impostare e comunicare le aspettative ed i requisiti ai partecipanti.
Il team dovrà esattamente sapere quanti giorni dovrà lavorare, i ruoli al suo interno, le questioni pratiche, ad esempio come richiedere ferie, come comunicare con il project manager, ecc.
Spiegare il sistema di comunicazione e reporting è altrettanto importante. Specificare in quale formato sono necessari i report e la frequenza con cui devono avvenire le riunioni o le comunicazioni sarà fondamentale.
Ogni progetto presenta dei rischi e, anche questi, insieme alle eventuali soluzioni, devono essere esposti durante la riunione.
3) Chiudere la riunione
Alla fine della riunione è opportuno tenere una sessione di domande e risposte.
Qui i partecipanti possono porre tutte le domande e ricevere – si spera – tutte le risposte.
Una volta terminata la riunione, sarà necessario preparare il verbale del meeting con i punti chiave e le fasi successive da seguire e inviarlo a tutti i partecipanti e agli stakeholder interessati che non potevano essere presenti.
Dal kick off meeting al monitoraggio: come mantenere l’allineamento nel tempo
Il kick off meeting serve non solo per definire le fasi del progetto e i risultati attesi, ma anche per impostare un sistema di monitoraggio che eviti incomprensioni future. Ogni partecipante deve uscire dall’incontro con chiari indicatori di successo e strumenti per comunicare l’avanzamento.
Per un project manager questo significa:
- Stabilire sin da subito metriche e milestone che guideranno le fasi successive.
- Concordare modalità e frequenza di report, così da ridurre ritardi o sorprese in corso d’opera.
- Creare un documento condiviso che riepiloghi i punti chiave emersi durante la riunione di avvio (agenda, rischi, priorità).
- Usare il kick off per allineare la gestione del cambiamento: eventuali variazioni al piano di progetto saranno più facili da comunicare se gli stakeholder conoscono già processi e ruoli.
Questo approccio trasforma la riunione di inizio in un strumento strategico per tutta la vita del progetto, migliorando la fiducia e la collaborazione tra team e stakeholder.
I benefici di un kick off-meeting
Ecco un breve elenco dei vantaggi che si ottengono da una riunione preliminare:
- Aiuta i membri del team a conoscersi;
- Definisce i ruoli e l’autorità di progetto;
- Aiuta i membri del team a capire gli obiettivi del progetto;
- Aiuta le parti interessate a comprendere pietre miliari, rischi, requisiti e vincoli di progetto;
- Aiuta il project manager ad ottenere supporto, consenso e fiducia da tutte le parti interessate;
- Fornisce a tutti i partecipanti l’opportunità di porre domande e fare chiarezza.
Una riunione preliminare è la chiave per il completamento del progetto.
E‘ questo, inoltre, il momento in cui il project manager può mostrare per la prima volta le sue qualità di leadership ed iniziare a costruire un rapporto di fiducia con il team e gli stakeholder.
Per tutti questi motivi un project manager deve preparare adeguatamente il kick off meeting e e collegarlo a un chiaro piano di progetto per aumentare la probabilità di successo dello stesso.
Per rendere questo processo ancora più semplice, strumenti come Twproject possono fare la differenza.
Twproject consente infatti di integrare agenda, gestione dei compiti e monitoraggio delle milestone, assicurando che ogni partecipante sia sempre allineato sugli obiettivi e risultati.
In questo modo il kick off meeting non resta solo un evento iniziale, ma diventa parte di un flusso di lavoro collaborativo che accompagna tutto il ciclo di vita del progetto.
