Il rapporto di gestione del progetto

Il rapporto di gestione del progetto è un documento essenziale nel project management.

Attraverso questo tipo di documento, infatti, il project manager è in grado di documentare le fasi di avvio, in corso e la parte finale di un progetto.

Il rapporto gestione del progetto è la soluzione ideale per presentare informazioni precise e non supposizioni o speculazioni.

In questo articolo cerchiamo di capire meglio che informazioni devono essere incluse in questo documento e come scriverlo.

Quali informazioni devono essere incluse in un rapporto di gestione del progetto?

Lo scopo del rapporto di gestione del progetto è quello di aggiornare tutte le parti interessate sui progressi del progetto e identificare eventuali problemi e rischi che potrebbero essere sorti.

I dettagli possono variare da progetto a progetto, ma tutti i report dovrebbero includere le seguenti informazioni:

• Pietre miliari
• Elenchi di attività
• Compiti
• Ultimi aggiornamenti
• Stato di salute del progetto

L’obiettivo è fornire un’istantanea di alto livello che consenta di capire immediatamente dove si trovano le cose.

Gli stakeholder vogliono essere in grado di vedere a colpo d’occhio lo stato del progetto e per questo il report dovrebbe identificare chiaramente quanto segue:

• Una valutazione dei progressi rispetto al piano del progetto: il progetto è in anticipo o in ritardo?
• Un riassunto delle attività completate e la to do list: il completamento complessivo delle attività è in linea con il programma?
• Un riepilogo dei costi effettivi rispetto al budget del progetto: il budget è stato speso in eccesso, in linea o in difetto?
• Inoltre, qualsiasi punto azione o attività che richiedono attenzione.

Come scrivere un rapporto di gestione del progetto

Riassumendo, un rapporto di gestione del progetto è una panoramica riepilogativa dello stato attuale del progetto; si tratta di una registrazione formale dello stato di un progetto in un dato momento.

Il report di progetto è quindi utile per:

• Individuare problemi
• Mitigare i rischi
• Realizzare gli obiettivi complessivi del progetto

A seconda delle dimensioni e della complessità del progetto, questo documento può essere settimanale o mensile e viene fornito a tutti gli stakeholder del progetto per tenerli aggiornati sullo stato di avanzamento del progetto e su eventuali sfide urgenti che si potrebbero dover affrontare.

La maggior parte dei rapporti di gestione del progetto sono di una singola pagina ma possono avere appendici o collegamenti a ulteriori informazioni per chiunque desideri approfondire i dettagli.

Suggerimenti su come scrivere un rapporto di gestione del progetto

1. Dati come focus: Lo scopo dei report di gestione del progetto è fornire i dati elaborati a coloro che ne hanno bisogno in modo che possano essere informati e prendere decisioni appropriate ed informate. È importante che i report presentino dati solidi che le parti interessate possano esaminare avendo così un’idea del quadro generale.
2. Breve e semplice: Le parti interessate del progetto non vogliono perdersi in troppi dettagli superflui, per questo il documento deve fornire una panoramica accessibile dello stato del progetto. 
3. Conciso e senza gergo tecnico: Non tutte le parti interessate avranno familiarità con gli acronimi o i termini tecnici del progetto, per questo il documento deve essere scritto in un linguaggio comprensibile da tutti.
4. Grafico e visivo: Grafici e diagrammi daranno vita ai dati, rendendoli molto più accessibili. L’uso di colori, inoltre, può aiutare a mostrare lo stato del progetto, come una sorta di semaforo. 
5. Onesto sui progressi: Se il progetto è in ritardo o fuori budget, è meglio che questo venga presentato chiaramente. Dopotutto, prima viene identificato un problema, prima può essere risolto e il progetto può tornare sulla strada giusta.

Scrivere un documento di progetto può essere come avrete capito un lavoro oneroso per il project manager e, affidandosi ad un software di project management, anche superfluo.

Avete capito bene, con Twproject per esempio, la gestione del progetto è semplice e il documento di progetto è fruibile in real time in base al suo stato attuale.

Ogni risorsa coinvolta è in grado di verificare lo stato di un progetto senza che il project manager debba dedicare ore ed ore alla stesura di un documento che diventa obsoleto in poche ore, semplicemente con un click .

Inoltre le statistiche del progetto sono salvate ad ogni cambiamento e permettono con click di verificare lo scostamento dell’attuale dal pianificato.

In conclusione, un rapporto di gestione del progetto è uno strumento eccellente per valutare i progressi del progetto e crearne uno di facile lettura può essere complesso per il project manager, oltre a richiedere molto tempo per la collezione dei dati. Con l’uso dello strumento adeguato può essere invece fruibile in qualsiasi momento da tutte le figure coinvolte.