Il piano di emergenza nella gestione di un progetto

Il piano di emergenza in un progetto è come il piano antincendio per un supermercato. Non può assolutamente mancare!

L’incertezza è una parte intrinseca di tutti i progetti. Il modo in cui il Project Manager ed il suo team gestiscono l’emergenza e il cambiamento incide seriamente sulle attività e sulla riuscita stessa del progetto.

Tutti i progetti hanno un livello di incertezza. Diversamente non sarebbe necessaria alcuna figura che gestisca i rischi e le emergenze.

È per questo che i Project Manager più accorti strutturano i progetti in modo tale da prevedere l’incertezza e il cambiamento piuttosto che cercare modi per evitare sorprese inaspettate.

Questo è il motivo per cui le stime basate sugli scenari migliori/peggiori sono affidabili ed efficaci. È proprio su queste stime che, al fine di evitare sorprese, viene elaborato un piano di emergenza nella gestione di un progetto.

La proattività del PM nella realizzazione di un piano di emergenza del progetto

È più produttivo infatti essere proattivi piuttosto che reattivi. Anticipare le circostanze impreviste è quindi una necessità per un Project Manager.

Facciamo un esempio. Con i progetti in campo IT, le esigenze dei clienti si evolvono nel tempo e, con l’evolversi della tecnologia, anche da un giorno all’altro, rappresentando spesso una vera e propria emergenza per il PM.

Nei progetti di costruzione invece, il progetto potrebbe anche essere approvato, ma potrebbero verificarsi, durante l’esecuzione del lavoro, importanti ritardi nella consegna del materiale. Questi ritardi andrebbero inevitabilmente ad incidere sulla data di consegna del progetto, rappresentando anche qui un’emergenza.

Fondamentalmente i Project Manager competenti stabiliscono processi in anticipo per affrontare queste emergenze ed i cambiamenti che ne derivano.

In questo modo, possono rispondere alle emergenze con la voce dell’esperienza piuttosto che con quella reattiva. L’adattabilità offre una migliore garanzia al cliente.

Una mentalità agile consente di valutare, ascoltare e comunicare meglio i cambiamenti, creando così anche un rapporto di fiducia con il team, gli stakeholder ed il cliente finale.

I cambiamenti possono avvenire praticamente in ogni punto del ciclo di vita della gestione del progetto.

Avere strategie in atto per affrontare efficacemente i cambiamenti e gestire le emergenze è il modo più efficiente per rimanere focalizzati sul successo del progetto e sugli obiettivi finali, anche di fronte a ciò che a volte può sembrare un costante cambiamento di direzione.

Gestione del rischio e delle emergenze

Ecco alcuni suggerimenti che i Project Manager utilizzano per gestire i rischi e le emergenze nei progetti.

1. Evitare il rischio o emergenza

Se è già chiaro dal principio che l’attività di un progetto può produrre gravi conseguenze, è meglio evitarla. Ad esempio, l’utilizzo simultaneo di un processo di produzione per due prodotti può compromettere la pianificazione del progetto. Invece, un project manager può evitare il rischio se usa il processo di produzione in sequenza.

2. Mitigare il rischio o l’emergenza

Cercare tutti i modi possibili per ridurre il verificarsi di un rischio. Ad esempio, è possibile decidere di utilizzare un processo di produzione semplificato e noto se un processo di produzione più innovativo e costoso può richiedere più tempo per l’installazione e porta con sé un alto livello di incertezza sul risultato finale.

3. Trasferire il rischio o l’emergenza

Per controllare il rischio, è possibile trasferirlo a un fornitore esterno. Ad esempio, se il numero delle attività di un team è troppo grande per consentire il completamento in tempo da parte delle risorse interne, si può effettuare il subappalto di parte delle attività ad un fornitore esterno.

4. Imparare dai rischi e dalle emergenze

Non tutti i rischi e le emergenze rappresentano qualcosa di negativo. Questi possono anche aprire la porta alle opportunità. Ad esempio, se dopo aver analizzato i rischi di un progetto ci si rende conto che il sottosistema di un programma che viene sviluppato come parte di un processo di produzione più ampio può essere commercializzato, si può decidere di riassegnarlo ad una parte del team in modo che possa essere sviluppato maggiormente. La rimozione di parte del team da un progetto può rappresentare un ulteriore rischio, ma in questo caso è possibile compensarlo con l’opportunità raggiunta.

Dirigere il team attraverso il processo di cambiamento

Il team è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto, quindi è fondamentale coinvolgerlo attivamente nel piano di emergenza e nella gestione delle modifiche al processo.

Ecco 5 modi in cui il Project Manager può aiutare rapidamente il team in questo percorso:

1. Essere aperto sulle emergenze, sui rischi e sui cambiamenti che inevitabilmente avverranno.
2. Essere aperto sul processo. La maggior parte dei membri del team chiaramente non sapranno a cosa si andrà incontro e cosa ci si aspetta da loro fino a quando non saranno stati avvisati. È possibile organizzare un briefing dove far conoscere a ciascuno il proprio ruolo all’interno del piano di emergenza e di cambiamento.
3. Semplificare il più possibile. Il cambiamento del progetto è spesso, nel migliore dei casi, un caos controllato. La squadra può considerare un’emergenza, ed i cambiamenti conseguenti, come sconvolgenti e per questo è necessario che il processo sia il più semplificato possibile. Non bisogna dimenticare che la squadra considera il Project Manager come una guida in cui ripone fiducia.
4. Essere pronto ad aiutare. Un nuovo modo di lavorare richiede tempo per accettarlo ed integrarsi con successo. Il Project Manager deve far sapere chiaramente al team che lui si trova lì per aiutarli, in qualsiasi momento, in modo da superare l’emergenza insieme, proprio come una squadra.
5. Non aver paura di dire di no. Non tutti i cambiamenti in risposta ad un’emergenza possono essere proposte sensate. Il Project Manager deve quindi far sapere al team che se quest’ultimo si sente fermamente convinto che un cambiamento non rappresenta la decisione giusta per il progetto. Egli starà accanto a loro per discutere della scelta con il richiedente il cambiamento.

Non riuscire a gestire l’emergenza ed il cambiamento che inevitabilmente ne segue è una delle prime ragioni per cui un progetto può andare completamente allo sbando.

Armarsi delle giuste informazioni e processi già prima di iniziare un progetto, redigendo un piano di emergenza con i relativi possibili cambiamenti, può permettere di affrontare i rischi e le emergenze in modo controllato, intelligente e vantaggioso per tutti i soggetti coinvolti. È sicuramente questa la strada per portare il progetto verso il successo.