Prendere atto della qualità e cercare di migliorarla è probabilmente lo scopo principale alla base del miglioramento dei processi aziendali.
Questa filosofia del miglioramento dei processi nasce da una persona chiave, William Edwards Deming, uno statistico, spesso però definito come filosofo della scienza.
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L’obiettivo di Deming era di riapplicare il metodo scientifico ai processi aziendali, cosa che ha fatto appunto con il cosiddetto Ciclo di Deming, o Plan Do Check Act (PDCA).
L’approccio di Deming non riguarda solo il miglioramento dei processi, ma può anche riguardare il miglioramento di un’intera organizzazione in generale.
Che cos’è il Ciclo di Deming
Il ciclo di Deming è un modello di miglioramento continuo della qualità che consiste in una sequenza logica di quattro fasi chiave:
- P – Plan, ovvero la pianificazione
- D – Do, ovvero l’esecuzione
- C – Check, ossia il test ed il controllo
- A – Act, cioè l’azione
L’esperienza formativa di Deming come ingegnere gli ha fornito una panoramica dei processi industriali e del tentativo reale di standardizzare le operazioni per garantire un funzionamento su vasta scala.
Studiando poi fisica matematica arrivò a trovarsi in una posizione che gli permise di contribuire alla crescente scienza delle statistiche.
Le tecniche di campionamento di Deming, ad esempio, sono ancora in uso presso il Dipartimento di censimento degli Stati Uniti e il Bureau of Labor Statistics.
I punti chiave su cui Deming ha voluto lavorare sono:
- Avere un sistema in atto per il miglioramento continuo della qualità
- Ridurre i difetti attraverso livelli più elevati di uniformità della qualità
- Capire il significato di qualità nel contesto
Vediamo quindi le quattro fasi del Ciclo di Deming nel dettaglio.
Le fasi del Ciclo di Deming: Pianificazione
Il primo obiettivo del Ciclo di Deming è pianificare in anticipo per capire cosa si vuole ottenere in base ai risultati attesi. Si tratta di un passo sia pratico che teorico.
Qui si ha a che fare con i processi aziendali, quindi si ha l’intenzione di migliorare qualcosa all’interno dell’organizzazione.
In questa fase si dovrà testare e analizzare ciò che risulta attualmente sbagliato nel prodotto o nel processo e come questo può essere migliorato.
Si cercherà anche di capire quali cambiamenti è possibile apportare per affrontare questi problemi o per ottenere qualcosa di meglio nel contesto.
Si cercherà di mappare operativamente come questo miglioramento possa essere gestito e raggiunto.
Le fasi del Ciclo di Deming: Esecuzione
L’esecuzione inizia prima con un test su piccola scala e in un contesto circoscritto.
Qui vengono implementate le modifiche per testare le differenti variabili ed ogni passo verrà documentato.
Invece di decidere semplicemente di fare un cambiamento e improvvisamente di revisionare tutte le operazioni, è fondamentale apportare cambiamenti lentamente e in modo iterativo durante il test delle ipotesi.
L’utilizzo di studi che possono essere misurati rispetto ai gruppi di controllo consente di comprendere meglio i dati ricevuti, consentendo non solo di migliorare l’output, ma di capire esattamente perché l’output è stato migliorato dalle modifiche apportate.
Per Deming, questa fase dovrebbe eseguire un modello come se fosse un esperimento scientifico.
Le fasi del Ciclo di Deming: Test e controllo
In questa fase si studiano e raccolgono i risultati ed i riscontri.
Per Deming, i risultati della pianificazione e dell’esecuzione verranno mostrati proprio in questa fase.
I risultati coincidono con le previsioni? In quali modi i risultati differiscono e perché?
Questa fase di studio, per Deming, insegna a trarre conclusioni proprio come fa uno scienziato dopo un esperimento. Invece di porsi semplicemente la domanda “Ha funzionato?”, per Deming ci si dovrà chiedere “Perché ha funzionato?”.
Le fasi del Ciclo di Deming: Azione
Questa fase è lo stadio finale del processo e la prima fase del prossimo ciclo.
Qui le modifiche consigliate sono state implementate ed il processo viene reso definitivo. Ora che si è appreso che l’output può essere generato eseguendo l’azione X, questa azione verrà eseguita in ogni caso pertinente.
Questa fase può includere sia l’implementazione di miglioramenti nell’azienda sia l’implementazione di nuove conoscenze all’interno dell’organizzazione.
Proprio come i risultati di esperimenti ripetuti creano nuove conoscenze utili sia per le condizioni di quegli esperimenti che per la conoscenza scientifica nel suo complesso, così questi risultati aziendali devono essere incorporati in nuove premesse da cui è possibile ricominciare il ciclo.
L’azienda continua infatti ad attraversare il ciclo fino a quando i risultati attesi ed effettivi sono gli stessi e non sono necessari ulteriori cambiamenti.
I pro e i contro del Ciclo di Deming
Il Ciclo di Deming è un modo semplice ma potente per risolvere problemi nuovi e ricorrenti in qualsiasi settore o processo.
Il suo approccio iterativo consente al project manager e al suo team di testare soluzioni e valutare i risultati in un ciclo di miglioramento della qualità.
Il Ciclo di Deming instituisce un impegno al miglioramento continuo, per quanto piccolo, e può migliorare l’efficienza e la produttività in modo controllato, senza il rischio di apportare modifiche su larga scala non testate.
Tuttavia, passare attraverso il Ciclo di Deming può essere molto più lento e laborioso rispetto ad un’implementazione diretta.
Per questo motivo potrebbe non essere l’approccio appropriato per affrontare un problema urgente o un’emergenza.
Inoltre, questa metodologia richiede un significativo “buy-in” da parte dei membri del team e offre minori opportunità di innovazione radicale.
Per Deming, il PDCA tratta gli esperimenti di processo come test di ipotesi ponendo le domande “ha funzionato o non ha funzionato?” e “L’ipotesi è vera o l’alternativa è vera?”
Questo è il ciclo attraverso il quale un’ipotesi viene sviluppata, gli esperimenti vengono condotti, i risultati vengono valutati e l’ipotesi viene rivista e ripetuta.
In poche parole, l’approccio di Deming, con il suo ciclo, sembra voler togliere i paraocchi.
Bisogna smettere di cercare solo piccole modifiche per eliminare le inefficienze nei processi e iniziare invece a pensare in grande su come i processi possono essere migliorati per aumentare la qualità.
Per Deming, andrebbero usati gli stessi livelli di rigore scientifico che ci si aspetterebbe dai migliori ricercatori. Proviamoci.
