Il cambiamento organizzativo in Azienda: il processo di gestione del cambiamento e il ruolo del Project Manager

Il cambiamento organizzativo in azienda viene in genere perseguito perché si ritiene che la transizione consentirà a un’azienda di operare a un livello superiore. Si punta a diventare più efficienti, produttivi, insomma a trasformare l’azienda in innovativa e maggiormente redditizia.

Lo si fa anche per stare al passo con i nuovi sviluppi tecnologici ed economici, in qualche modo le organizzazioni sono obbligate ad abbracciare il cambiamento.

Se il cambiamento viene gestito in modo errato però, può diventare un’arma a doppio taglio, con conseguente perdita di produttività e scarse prestazioni dei dipendenti. A tal proposito potrebbe tornarti utile un altro articolo in cui avevamo parlato di come affrontare le resistenze al cambiamento in azienda.

I manager, incluso il project manager, devono quindi comprendere il proprio ruolo nella gestione del cambiamento.

Ecco, quindi, alcuni suggerimenti da utilizzare per gestire il processo di gestione del cambiamento in azienda in modo più efficace.

Cos’è il cambiamento organizzativo?

Il cambiamento organizzativo è il processo mediante il quale un’azienda altera i componenti chiave della propria strategia o delle proprie operazioni.

Ciò può comportare modifiche alla cultura aziendale, alle tecnologie essenziali, alla struttura organizzativa o alle principali iniziative e obiettivi.

Il cambiamento organizzativo è tipicamente classificato in due tipi: cambiamento adattivo o cambiamento trasformativo.

• I cambiamenti adattivi sono piccole modifiche incrementali che un’organizzazione si impegna ad evolvere nel tempo e possono essere pensati come la messa a punto di processi e strategie aziendali.
• I cambiamenti trasformazionali hanno portata e scala più ampie e in genere comportano un cambiamento radicale di direzione per l’organizzazione. Questi cambiamenti sono spesso il risultato di forze esterne che esercitano pressioni sull’azienda, come l’emergere di un nuovo concorrente.

Perché un’azienda cambia?

Il cambiamento organizzativo è il movimento di un’organizzazione da uno stato di cose a un altro.

Un cambiamento nell’ambiente spesso richiede un cambiamento all’interno dell’organizzazione che opera all’interno di quell’ambiente.

Il cambiamento può essere pianificato con anni di anticipo, essere incrementale e lento oppure, in casi di urgenza, può essere più repentino e radicale.

In ogni caso, indipendentemente dal tipo, il cambiamento implica l’abbandono dei vecchi modi e processi di lavoro e l’adattamento a nuove metodologie, strategie e visioni.

Vediamo quali possono essere le possibili cause per un cambiamento in un’azienda:

1. Demografia nell’organizzazione: L’età media della forza lavoro sta man mano aumentando. La generazione del baby boom che si avvicina all’età della pensione e il numero insufficiente di giovani lavoratori non permettono di colmare il divario. Le organizzazioni possono rendersi conto che con l’invecchiamento della forza lavoro, i tipi di benefici preferiti dai lavoratori possono cambiare. Gli accordi di lavoro come orari di lavoro flessibili e condivisione del lavoro possono diventare più popolari poiché i dipendenti rimangono nella forza lavoro anche dopo il pensionamento. Pertanto, le organizzazioni devono elaborare nuove strategie per rispondere a queste diverse esigenze.
2. Tecnologia: A volte il cambiamento è motivato da rapidi sviluppi tecnologici che, con il passare del tempo, diventeranno sempre più all’ordine del giorno.
3. Globalizzazione: La globalizzazione è un’altra minaccia – opportunità per le organizzazioni, a seconda della loro capacità di adattarsi ad essa. A causa delle differenze nelle economie nazionali e nel tenore di vita da un paese all’altro, le organizzazioni dei paesi sviluppati stanno scoprendo che spesso è più economico produrre beni e fornire servizi nei paesi meno sviluppati. Ma anche le economie dei paesi non sono statiche e, alla luce di questi cambiamenti, capire come gestire una forza lavoro globale è una necessità. Gestire lo stress dei dipendenti derivante dal trasferimento di posti di lavoro all’estero, riqualificare la forza lavoro e imparare a competere con una forza lavoro globale sono cambiamenti con cui le aziende devono fare i conti.
4. Cambiamenti nelle condizioni di mercato: I cambiamenti del mercato possono anche creare cambiamenti interni poiché le aziende devono adattarsi. Un palese esempio di questo è la pandemia causata dal Coronavirus che ha letteralmente scombussolato la maggior parte dei settori.
5. Crescita: È naturale che le piccole start-up crescono se hanno successo e, con la crescita di un’organizzazione, è necessario di conseguenza un cambiamento organizzativo.
6. Scarse prestazioni: Il cambiamento può avvenire anche se l’azienda ha prestazioni scadenti e se c’è una minaccia percepita dall’ambiente. In effetti, le aziende con scarso rendimento spesso trovano più facile cambiare rispetto alle aziende di successo. Perché? Alte prestazioni possono portare a eccesso di fiducia e inerzia. Di conseguenza, le aziende di successo spesso continuano a fare ciò che le ha rese vincenti in primo luogo.

Suggerimenti per la gestione del cambiamento in azienda

Di seguito sono riportati cinque suggerimenti e strategie che si possono utilizzare per gestire meglio il cambiamento all’interno di un’azienda.

1. Comprendere il processo di cambiamento

Tutti i processi di cambiamento hanno una serie di condizioni di partenza – Punto A – e un punto finale – Punto B.

Il processo di cambiamento è tutto ciò che accade tra questi due punti e comprende più passaggi che sono generalmente raggruppati in tre fasi: preparazione, implementazione e follow-through.

Ecco cosa succede durante ogni fase:

Preparazione: il responsabile del cambiamento si concentra sulla preparazione sia dell’organizzazione che dei suoi dipendenti; ciò implica aiutare i dipendenti a comprendere la necessità della transizione imminente e delineare la visione e il piano per realizzarla.

Implementazione: il responsabile del cambiamento si concentra sull’esecuzione dei cambiamenti in un modo compatibile con la visione dell’azienda per il futuro.

Follow-through: il responsabile del cambiamento si concentra sull’assicurare che il cambiamento venga integrato nella cultura e nelle pratiche dell’azienda.

2. Comprendere le forze del cambiamento

Per gestire in modo efficace il cambiamento, i manager devono prima capire perché questo è necessario.

Senza farlo, può essere difficile creare un piano che affronti le preoccupazioni alla radice e le domande fondamentali come:

• Quali pressioni stanno guidando il cambiamento?
• Sono pressioni interne, come una nuova leadership?
• Sono pressioni esterne, come lo sviluppo di nuove tecnologie o l’emergere di un nuovo concorrente?

Se una persona comprende i fattori che hanno reso necessario un cambiamento organizzativo, sarà più propensa ad affrontare questo cambiamento.

3. Creare un piano

Una volta compreso il motivo del cambiamento, è necessario creare un piano.

Questo piano dovrebbe delineare ampiamente le ragioni del cambiamento, definirne l’ambito, delineare le principali parti interessate, costituire un team e fornire una tabella di marcia dettagliata dei passaggi necessari per completare la transizione.

Avere una strategia definita in atto rende più facile comunicare il cambiamento ai dipendenti e monitorare i progressi.

4. Comunicare

Quando si tratta di guidare un’organizzazione durante un periodo di cambiamenti significativi, una comunicazione chiara e mirata è uno degli strumenti più potenti.

In definitiva, il leader deve essere in grado di comunicare il cambiamento a due pubblici molto distinti: il primo costituito dai dipendenti ed il secondo dal management.

Nel primo caso, queste persone devono comprendere la necessità di un cambiamento e l’impatto che avrà sulle loro responsabilità lavorative.

Nel secondo caso invece, queste persone che devono essere convinte che il cambiamento sia necessario e, una volta d’accordo, devono essere regolarmente aggiornate sullo stato del progetto.

5. Prepararsi per i blocchi stradali

Non importa quanto ci si prepara per un cambiamento, spesso non sempre tutto andrà secondo i piani.

Già nel momento della pianificazione, è importante cercare di anticipare i possibili blocchi.

Una volta identificati questi ostacoli, anche i problemi più complessi possono essere affrontati e corretti.

 

Come disse Eraclito venti secoli fa: “Tutto scorre”.

In altre parole, il cambiamento è una constante umana e, di conseguenza, è una constante anche nel settore lavorativo.

Adattarsi e gestire il cambiamento diventa quindi una competenza fondamentale per affrontare non solo il futuro, ma anche il presente.