I “To Do”: il modo agile per gestire un progetto

Grazie ai “to do”, ovvero il modo agile per gestire un progetto, alcune aziende sono in grado di rielaborare i propri prodotti in un breve periodo di tempo, mentre altre impiegano anni per farlo.

Mentre i team che seguono un processo di sviluppo “tradizionale”, come il Waterfall, trascorreranno mesi o anni a costruire un prodotto prima di mostrarlo agli utenti, la metodologia Agile capovolge questo processo.

Una ricerca del Project Management Institute ha rilevato che le organizzazioni Agile hanno il 65% di probabilità di completare i progetti in tempo rispetto al 40% delle aziende tradizionali.

La gestione agile dei progetti è una filosofia di prodotto che si basa sul movimento veloce, sul rilascio frequente e sull’apprendimento dai consumatori. E sembra funzionare.

Vediamo quindi in questo articolo di capire come funzionano i “to do”, il modo agile per gestire un progetto.

Che cos’è la gestione agile del progetto?

L’agile project management è un approccio iterativo alla gestione dei progetti. Esso prevede la scomposizione di progetti di grandi dimensioni in attività più piccole e gestibili che vengono completate in brevi sprint.

I team che adottano la metodologia Agile sono in grado di completare il lavoro più velocemente. Non solo…Riescono anche ad adattarsi ai mutevoli requisiti di un progetto e ottimizzare il proprio flusso di lavoro.

Come suggerisce il nome stesso “agile”, questa metodologia consente ai team di essere meglio attrezzati per essere flessibili e cambiare rapidamente direzione.

Sono, in particolare, le aziende di sviluppo software e le agenzie di marketing ad adottare questa metodologia. Queste Aziende sono, infatti, particolarmente consapevoli della tendenza ai cambiamenti del mercato e delle parti interessate.

Ciò non significa però che questo approccio non possa essere applicato anche ad altri settori.

I 4 valori fondamentali dell’agile

Il Manifesto Agile dichiara che questa metodologia segue 4 valori fondamentali:

1. Gli individui e le interazioni più che i processi e gli strumenti. Per quanto la tecnologia diventi sofisticata, l’elemento umano ricoprirà un ruolo più importante in qualsiasi tipo di gestione del progetto. Fare troppo affidamento su processi e strumenti comporta l’incapacità di adattarsi a circostanze mutevoli.
2. Il software funzionante più che la documentazione esaustiva. Per quanto importante sia la documentazione, il software funzionante è al di sopra. Questo valore consiste nel fornire ai membri del team esattamente ciò di cui hanno bisogno per portare a termine il lavoro, senza sovraccaricarli.
3. La collaborazione con il cliente più che la negoziazione dei contratti. I clienti sono una delle risorse più importanti di un’azienda. Coinvolgerli durante tutto il ciclo di vita del progetto garantisce che il prodotto finale soddisfi al meglio le loro richieste.
4. Rispondere al cambiamento più che seguire un piano. Questo valore è uno dei maggiori scostamenti dalla tradizionale gestione dei progetti. Storicamente, il cambiamento era visto come un evento da evitare. Al contrario, la metodologia agile consente il cambiamento continuo per tutta la vita di un determinato progetto. Ogni sprint offre un’opportunità per la revisione e la correzione del percorso.

Gestire un progetto in modalità agile prevede quindi il seguire una serie di passi per arrivare alla conclusione del progetto a partire da una lista di requisiti. L’applicazione di questa metodologia è molto più semplice se ci si affida ad un software che ti aiuta a tenere tutto sotto controllo.

I 6 to do della metodologia Agile

L’agile project management sicuramente rimuove parte della struttura e della rigidità della gestione dei progetti tradizionale. Questo non significa però che non ci siano processi da seguire.

Ecco i 6 “to do”, il modo agile per gestire un progetto, sono:

1. Pianificazione del progetto

Come con qualsiasi progetto, prima di iniziare il team dovrebbe comprendere l’obiettivo finale. In poche parole, si tratta di porsi la seguente domanda: “qual è l’obiettivo finale di questo progetto Agile e come si raggiungerà?” Qui è possibile sviluppare un ambito di progetto, ma lo scopo dell’utilizzo della gestione Agile è quello di essere flessibile. Ne consegue che l’ambito del progetto non dovrebbe essere visto come immutabile.

2. Creazione della roadmap del prodotto

Una roadmap è una lista delle caratteristiche che andranno a costituire il prodotto finale. Non si pianificherà ogni passaggio nel dettaglio, ma si identificheranno e stimeranno approssimativamente le tempistiche e gli sforzi.

Con Twproject puoi definire la roadmap utilizzando una lista dei ToDo che ti permette di prioritizzare le attività assegnarle alle risorse stabilendo anche un effort.

3. Pianificazione del rilascio

Nella tradizionale gestione dei progetti a cascata, esiste una data di rilascio in seguito allo sviluppo di un intero progetto. Quando si utilizza Agile invece, il progetto utilizza cicli di sviluppo più brevi, gli sprint, dove vengono rilasciate funzionalità alla fine di ogni ciclo.

4. Pianificazione dello sprint

Prima dell’inizio di ogni sprint, le parti interessate devono tenere una riunione di pianificazione dello sprint stesso. Qui viene determinato cosa e come sarà realizzato da ciascuno durante quello sprint.

Utilizzando un software di project management flessibile come Twproject, protrai gestire tutti i requisiti del cliente, suddividendoli in sprint, grazie al al nostro Kanban multidimensionale, che ti permette di riorganizzare le attività, anche per stato, priorità e risorsa.

5. Riunioni giornaliere

Per supportare il team nel lavoro previsto durante ogni sprint e valutare se è necessario apportare modifiche, vengono organizzate brevi riunioni quotidiane, chiamate stand-ups. Durante questi incontri, ogni partecipante esporrà brevemente ciò che ha realizzato il giorno prima, su cosa lavorerà quel giorno e se ci sono dei blocchi che possono influire il lavoro.

6. Revisione e retrospettiva dello sprint

Dopo la fine di ogni sprint, il team sarà coinvolto in un meeting retrospettivo riguardante lo sprint. Qui verrà discusso cosa è andato bene, cosa si potrebbe migliorare, se il carico di lavoro era ben distribuito oppure no.

Output di qualità superiore, clienti e utenti più soddisfatti e morale del team migliorato: ciò che promette la metodologia agile può sembrare troppo bello per essere vero.

Anche in questo caso Twproject ti viene in aiuto, gestendo i meeting integrati al progetto, anche con la possibilità di trasformare la minuta in cose pratiche da fare.

Affinché l’agile project management abbia un impatto positivo, è necessario supporto, adesione e persone preparate all’interno del team.

Inoltre, l’implementazione di un software di project management in grado di supportare le pratiche agili è essenziale per raggiungere il successo.

Le aziende ed i team che utilizzano la metodologia agile correttamente sperimentano enormi vantaggi, fra cui processi di lavoro semplificati e rapida innovazione, vuoi provare anche tu?