I migliori strumenti per creare diagrammi di Gantt

Come possiamo creare un buon diagramma di Gantt e quali sono gli strumenti migliori per implementarlo e gestirlo?

In questo articolo cercheremo di dare una risposta a questa domanda. Proveremo inoltre a convincerti del fatto che il diagramma di Gantt non solo è utile per la pianificazione inziale, ma anche per la gestione dei progetti in corso.

Come lo faremo? Semplicemente mostrandoti alcuni strumenti che, oltre a creare dei bellissimi diagrammi di Gantt, integrano in essi funzionalità di gestione dei progetti molto efficaci.

Le principali funzionalità che incontreremo riguardano la gestione delle risorse umane coinvolte nel progetto e la pianificazione finanziaria.

Ma ora addentriamoci nel discorso e capiamo insieme quali sono i motivi che ci spingono a creare un diagramma di Gantt e quali sono i modi e gli strumenti operativi migliori per farlo.

A cosa serve il diagramma di Gantt?

Il diagramma di Gantt è uno strumento nato nei primi decenni del Novecento e che da allora ha ha subito numerose evoluzioni.

La sua rappresentazione è stata sin dall’inizio quella di un grafico temporale a barre per la pianificazione delle fasi di progetto.

Nel diagramma di Gantt, ecco cosa rappresentano i due assi:

• asse orizzontale: delinea l’arco temporale, che può essere suddiviso in giorni, settimane o mesi.
• asse verticale: rappresenta le attività, o fasi, in cui è suddiviso il progetto.

E quindi il diagramma di Gantt è in sintesi il punto di riferimento per la collocazione temporale dei compiti da svolgere per un progetto.

Se inizialmente questo era solo un grafico che mostrava le intenzioni iniziali di pianificazione delle attività, con la nascita dei software di calcolo e in seguito con gli strumenti web, il Gantt è divenuto uno strumento operativo.

La sua funzione oggi non si esaurisce in fase di pianificazione, ma prosegue durante l’esecuzione del progetto.

Come si crea un diagramma di Gantt?

E dunque quali sono i passi principali per creare un diagramma di Gantt che tenga conto anche delle possibili evoluzioni del progetto e delle sue implicazioni nei vari ambiti di gestione aziendale?

Ecco una sintetica lista dei passaggi principali.

1. Definizione del progetto

• Identifica chiaramente obiettivi, scopo, e vincoli del progetto.
• Stabilisci una data di inizio e fine prevista.
• Coinvolgi i principali stakeholder per raccogliere esigenze e aspettative.

2. Suddivisione del progetto in attività (WBS – Work Breakdown Structure)

• Scomponi il progetto in fasi, poi in attività principali e infine in sotto-attività, definendo così il tuo albero di progetto, o Work Breakdown Structure.
• Ogni attività deve essere chiara, misurabile e con un risultato specifico.

3. Definizione della durata delle attività e delle milestone

• Stima la durata di ciascuna attività (in giorni o settimane), considerando tempi realistici ed evitando sovrastime o sottostime.
• Definisci le milestone, ossia gli eventi o i traguardi cruciali previsti durante lo svolgimento del progetto.

4. Identificazione delle dipendenze

• Determina l’ordine logico tra le attività:
  • Finish to Start (FS): una deve finire prima che un’altra inizi.
  • Start to Start (SS), Finish to Finish (FF), ecc.
• Utilizza frecce o linee per collegare le attività dipendenti.

5. Assegnazione delle risorse umane

• Associa a ciascuna attività uno o più membri del team.
• Considera:
  • Disponibilità del personale
  • Competenze specifiche richieste
  • Carico di lavoro sostenibile
• Prevedi eventuali formazioni o assunzioni se mancano competenze.

📌 Un uso inefficiente delle risorse può generare colli di bottiglia e ritardi. Utilizza strumenti che ti consentono di verificare il carico di lavoro delle risorse.

Fin qui abbiamo visto le funzionalità di base dei digrammi di Gantt, che ogni strumento per la loro creazione normalmente possiede.

Ma facciamo un passo ulteriore e vediamo quali sono le funzioni aggiuntive, o desiderabili, che non sono native del Gantt ma che aggiungono un valore extra e rendono un diagramma impostato in tal modo davvero efficiente.

Ne abbiamo individuato altre tre in particolare:

6. Stima dei costi e gestione finanziaria

• Associa a ogni attività un costo stimato, includendo:
  • Costo del personale
  • Costi materiali
  • Spese generali e indirette
• Prepara un budget complessivo del progetto.
• Inserisci nel diagramma di Gantt anche i milestone di spesa (es. momenti di fatturazione, erogazione fondi).

📌 Integra il Gantt con uno strumento di controllo dei costi, per confrontare costi pianificati e costi effettivi in corso d’opera.

7. Monitoraggio e aggiornamento

• Aggiorna il diagramma regolarmente in base all’avanzamento reale.
• Inserisci:
  • Stato delle attività
  • Ritardi o anticipi
  • Cambiamenti nelle risorse
• Confronta pianificato vs. reale.

8. Comunicazione con stakeholder

• Usa il diagramma per le riunioni di avanzamento.
• Condividi versioni aggiornate con:
  • Team di progetto
  • Clienti
  • Management

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Quali sono i migliori strumenti per creare il diagramma di Gantt?

La creazione del diagramma di Gantt e dunque un’operazione articolata, che comincia in fase di pianificazione iniziale e prosegue per tutto l’arco di vita del progetto.

I dati presenti sul diagramma di Gantt provengono da più fonti e riguardano diversi ambiti di gestione del progetto.

Infatti, insieme con la maggiore interattività del Gantt, al giorno d’oggi si è ampliato il range di risorse coinvolte nell’utilizzo e nella consultazione del diagramma.

Vedendo coinvolte diverse figure professionali, riteniamo che un buono strumento di creazione e del diagramma di Gantt debba avere come caratteristiche principali l’integrazione di più funzioni e la condivisione dell’operatività.

E dunque veniamo ora alla classifica dei migliori strumenti per creare un diagramma di Gantt, tenendo a mente gli aspetti che abbiamo messo in luce finora, e vediamo chi ci aiuta a svolgere meglio il lavoro.

1. Twproject

Twproject è uno strumento pensato per creare un diagramma di Gantt personalizzabile e dinamico, che segua l’andamento dei progetti e aiuti l’operatività.

Considerato da molti il migliore diagramma di Gantt sul mercato, Twproject ha fatto di questo strumento il suo fiore all’occhiello.

Le funzionalità del Gantt che è possibile creare con Twproject spaziano dalla possibilità di ottimizzare il carico di lavoro delle risorse e individuare agilmente i colli di bottiglia, alla pianificazione dei costi di progetto, fino alla gestione delle micro attività (i ToDo) associati a ogni fase.

La possibilità di impostare dipendenze tra le fasi in maniera molto elastica e flessibile garantisce di adattarsi a qualunque realtà aziendale e in particolar modo di venire incontro alle esigenze di pianificazione accurata.

Il diagramma di Gantt creato con Twproject è uno strumento operativo sempre aggiornabile e che allo stesso tempo tiene traccia di tutte le modifiche apportate nel tempo, a confronto con la pianificazione iniziale.

Infine, offre numerose possibilità di condivisione, sia attraverso la reportistica, sia con viste aggiornabili in tempo reale, utili durante i meeting di progetto per aggiornare team e stakeholder.

Caratteristiche principali:

• Modalità di creazione multipla: attraverso la WBS o direttamente sul diagramma, con trascinamento dei blocchi;
• Vista d’insieme o dettagliata: diversi livelli di dettaglio e possibilità di zoomare sulle singole fasi;
• Assegnazione delle risorse: impostazione degli assegnatari delle fasi con vista del carico di lavoro aggiornata in tempo reale;
• Risoluzione dei sovraccarichi: automazione che consente di ottimizzare le tempistiche in base alle disponibilità delle risorse;
• Percorso critico: algoritmo per la visualizzazione dei nodi cruciali delle sviluppo del progetto;
• Timeline: cronologia delle modifiche apportate al Gantt durante tutto il ciclo di vita del progetto;
• Tipologie delle dipendenze: Finish to Start, Finish to finish, Start to start, Start to Finish;
• Elasticità: possibilità di avere anche dipendenze tra fasi non sequenziali;
• Vista dei ToDo: visualizzazione integrata delle attività di progetto aperte e chiuse per ogni fase di progetto;
• Vista dati finanziari: visualizzazione del budget e dei costi stimati e reali per ogni fase;
• Gestione ruoli e permessi: possibilità di affidare la pianificazione di varie fasi a diversi utenti;
• Condivisione: esportabilità in vari formati e con integrazione opzionale di dati.

Prezzo: a partire da 4,89 € utente/mese.

Pro: con Twproject è possibile creare un diagramma di Gantt in pochi click e di integrare le informazioni inserite con tutti gli altri strumenti di gestione del software. Il suo diagramma di Gantt si adatta a qualsiasi modalità di lavoro e aiuta a mantenere il team di progetto sempre allineato.

Contro: nessun contro da evidenziare.

Pianificazione a 360° grazie a uno strumento utile nell’operatività quotidiana della gestione di progetti strutturati.

2. Trello + Planway

Trello è uno strumento di project management basato su schede e bacheche, progettato per offrire una gestione visiva e semplice dei progetti. Per la creazione di diagrammi di Gantt, Trello può essere esteso con power-up come Planyway, che aggiungono una vista temporale alle attività presenti nelle bacheche. Questa integrazione permette agli utenti di trasformare le classiche card Trello in elementi pianificabili su una linea temporale.

La vista Gantt ottenuta tramite i power-up consente una migliore gestione delle scadenze, delle dipendenze tra attività e della distribuzione del lavoro nel tempo. Ogni attività (card) può essere assegnata a membri del team, dotata di date di inizio e fine, e monitorata visivamente nel contesto del progetto globale. Questo aiuta a mantenere la coerenza tra la pianificazione iniziale e l’avanzamento reale.

Trello è particolarmente utile per team che già adottano una metodologia Kanban o Agile, grazie alla sua flessibilità e semplicità d’uso. Sebbene le funzionalità Gantt siano aggiuntive e non native, l’integrazione con strumenti esterni lo rende una buona scelta per chi cerca un compromesso tra modalità agile e pianificazione con Gantt.

Caratteristiche principali:

• Gestione di date di inizio e scadenze;
• Assegnazione di membri del team a ogni attività;
• Tracciamento dell’avanzamento e timeline condivisa;
• Drag & drop di attività sulla timeline;
• Automazioni con Butler per attività ripetitive;
• Notifiche e integrazione con strumenti come Slack, Google Calendar, ecc.

Prezzo: a partire da 9 $ utente/mese.

Pro: interfaccia intuitiva e adatta anche a chi non ha esperienza di project management.

Contro: poco pratico per la gestione di progetti molto complessi o di lunga durata.

Soluzione visuale leggera ma efficace per la pianificazione dei progetti.

3. Smartsheet

Smartsheet nasce come alternativa evoluta ai classici fogli Excel, riprendendone molte funzionalità ma orientandole alla gestione aziendale. Il suo obiettivo è offrire una soluzione più flessibile e collaborativa rispetto ai tradizionali strumenti di calcolo.

Il software combina diversi componenti in un’unica piattaforma, integrando funzionalità avanzate di project management. Tra queste ci sono strumenti per la pianificazione, l’assegnazione dei compiti e il monitoraggio delle attività, pensati per supportare team e organizzazioni complesse.

Una volta inseriti i dati, è possibile visualizzarli in diverse modalità, tra cui la vista Gantt, utile per seguire lo sviluppo temporale dei progetti. Tuttavia, per sfruttare appieno le sue potenzialità, è necessaria una certa dimestichezza con formule e logiche di calcolo.

Caratteristiche principali:

• Personalizzazione dei colori delle fasi;
• Formattazione condizionale che permette di settare regole personalizzate per la vista delle fasi;
• Livelli di zoom: trimestre – mese – settimana – giorno;
• Viste secondarie: lista, calendar e board;
• Percorso critico;
• Percentuale del lavoro svolto mostrata sulla fase;
• Durata del task: mostrata solo quando vengono attivate le dipendenze.

Prezzo: a partire da 8 $ utente/mese, per un massimo di 10 utenti.

Pro: ampia gamma di funzionalità per la gestione dei progetti, interfaccia simile a Excel, che facilita l’adozione per chi è abituato ai fogli di calcolo.

Contro: richiede un buon livello di competenza, soprattutto per l’uso avanzato di formule e funzionalità.

Strumento tecnico con funzionalità avanzate, ma abbastanza complesso per chi è alle prime armi.

4. GanttPRO

GanttPRO si distingue per un approccio completamente focalizzato sulla gestione tramite diagrammi di Gantt, in netto contrasto con altri strumenti più generici. Come si intuisce dal nome, è progettato per offrire una pianificazione visiva e dettagliata dei progetti fin dal primo utilizzo.

La struttura di lavoro si basa sulla vista Gantt come punto di partenza, affiancata da una WBS (Work Breakdown Structure) che consente di suddividere il progetto in attività e sotto-attività. Gli utenti possono così costruire facilmente una gerarchia di compiti e organizzare il lavoro in modo ordinato e coerente.

Oltre al Gantt, il software offre anche visualizzazioni supplementari, come la Kanban board, la gestione del carico di lavoro e strumenti di reportistica. Tuttavia, funzionalità avanzate come il controllo dei costi o il monitoraggio del tempo sono accessibili solo con piani a pagamento più completi.

Caratteristiche principali:

• Gerarchia fissa composta da progetti e liste di task;
• Possibilità di creare baseline diverse;
• Percentuale svolta settabile sul task con trascinamento;
• Dipendenze con tipologia Finish to Start o Start to Start;
• Gap tra dipendenze settabile in ore;
• Percorso critico.

Prezzo: a partire da 7 $ utente/mese.

Pro: totalmente orientato al diagramma di Gantt, offre una pianificazione chiara e facile anche per chi non è esperto di project management.

Contro: meno adatto per la gestione di flussi di lavoro non lineari, aspetto grafico un po’ datato.

Strumento specifico per la creazione di diagrammi di Gantt ma carente nell’integrazione con altri strumenti di gestione.

5. Toggl Plan

Toggl pone una forte attenzione alla gestione delle risorse umane all’interno dei progetti, offrendo strumenti pensati per ottimizzare l’organizzazione del lavoro individuale e di team. La sua struttura è particolarmente utile a chi si occupa di coordinare persone più che semplici attività.

Uno dei punti di forza è l’editor Gantt integrato, che consente di pianificare facilmente task e assegnazioni, semplificando la distribuzione delle attività nel tempo. Tuttavia, la gestione non si limita alla timeline dei progetti, ma si estende anche alla programmazione delle risorse stesse.

Un elemento distintivo di Toggl è proprio la possibilità di creare diagrammi di Gantt focalizzati sulle risorse, oltre che sui progetti. Questo lo rende particolarmente adatto per chi ha il compito di bilanciare i carichi di lavoro e ottimizzare l’impiego delle risorse umane all’interno dell’organizzazione.

Caratteristiche principali:

• Progresso stimato vs progresso attuale;
• 4 livelli di zoom;
• Drag and drop per durata e dipendenze;
• Personalizzazione nei colori delle assegnazioni;
• Condivisione dei dati anche verso utenti esterni;
• Integrazione con il carico delle risorse con vista affiancata.

Prezzo: a partire da 8 $ utente/mese.

Pro: buono strumento per la pianificazione delle risorse umane, con Gantt focalizzati anche sui carichi di lavoro individuali.

Contro: forse anche a causa della sua semplicità, è meno indicato per la gestione di progetti tecnici complessi o con molte dipendenze.

Semplice e user-friendly, più utile se i progetti sono pianificati a partire dalla capacità delle risorse.

6. TeamGantt

Anche TeamGantt adotta un approccio centrato sul diagramma di Gantt, che rappresenta il punto di partenza per ogni nuovo progetto. Fin dall’inizio, l’interfaccia guida l’utente nella pianificazione temporale, rendendo il Gantt il cuore operativo dello strumento.

Le attività vengono aggiunte in un secondo momento, insieme alla loro assegnazione ai membri del team. La maggior parte delle operazioni può essere svolta direttamente dalla vista Gantt, che consente di modificare, spostare o aggiornare le attività con pochi clic, offrendo una gestione visiva immediata.

Tuttavia, lo strumento presenta alcune limitazioni. Task e ToDo non sono differenziati, il che può creare confusione nella gestione delle attività. Inoltre, tutte le attività relative a un progetto restano visibili sulla timeline, e questo può complicare la lettura e l’organizzazione nei progetti più articolati.

Caratteristiche principali:

• Possibilità di aggiungere note e allegati alle fasi;
• Inserimento manuale o automatico della percentuale di completamento;
• Vista del carico di lavoro linkata al Gantt;
• Vista totale del numero di task assegnati in ore o giorni;
• Health report;
• Viste secondarie: lista, calendar e board.

Prezzo: a partire da 49 $ al mese per ciascun manager.

Pro: strumento dettagliato e specifico nella creazione dei diagrammi di Gantt, con alcune personalizzazioni e una buona collaborazione.

Contro: mancanza di alcune tipologie di dipendenze e assenza del concetto di elasticità. Scarsa visione d’insieme.

Strumento adatto a chi ha necessità di creare molti Gantt per piccoli progetti ma un po’ carente in casi di maggiore complessità.

Conclusioni

Come abbiamo visto, oggi esistono diversi software che ti aiutano nella creazione di un buon diagramma di Gantt, che sia al passo con l’evoluzione di questo strumento nel tempo.

In questa breve ma dettagliata lista abbiamo cercato di fornirti una panoramica generale sulle principali funzioni degli strumenti migliori per creare il tuo Gantt, per aiutarti nella scelta in base alle tue specifiche esigenze.

Abbiamo anche evidenziato alcuni punti extra e tuttavia cruciali nella implementazione del diagramma di Gantt, che se non trascurati ti permetteranno di utilizzare questo strumento per l’intero ciclo di vita del progetto.

Per concludere, tieni a mente che:

• Il diagramma di Gantt ad oggi si adatta a qualsiasi tipologia di lavoro, che sia Waterfall o Agile, basta trovare strumenti flessibili e adattabili alle esigenze aziendali.
  
• Avere un cronoprogramma preciso e condiviso aiuta l’intero team ad allinearsi su stato e obiettivi di progetto, perciò prediligi sistemi che facilitano la condivisione.
  
• La possibilità di avere una timeline aggiornabile e allo stesso tempo che consenta di risalire alla situazione pianificata in qualunque momento, sin dall’avvio del progetto, è essenziale.

Twproject possiede tutto ciò e molto altro: è per questo che è al primo posto nella classifica dei migliori software per la creazione dei diagrammi di Gantt.

Se ti va, puoi dirci se questa analisi ti è stata utile e iniziare subito a creare un diagramma di Gantt grazie a tutti gli strumenti e le funzionalità che ti offre Twproject.

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