Sei alla ricerca del modo migliore per la gestione del carico di lavoro all’interno del tuo team? Siamo qui per guidarti nella scelta.
La gestione del carico di lavoro è un’attività cruciale per ogni responsabile di progetto.
Infatti, forse ancor più della gestione dei progetti in sé, è importante tener conto di come vengono assegnati i compiti, a chi li si assegna e perché.
Tutto questo, se fatto empiricamente, può generare il caos. Gli squilibri sono inevitabili se non si pianifica con attenzione il carico affidato a ogni risorsa.
Abbiamo già visto come calcolare il carico degli operatori e quali sono i benefici nel farlo.
Oggi proveremo a rispondere a questa domanda: a chi mi affido per farlo al meglio?
Ma prima concentriamoci un attimo sulle motivazioni che ci spingono alla gestione oculata di questo aspetto.
INDICE
Gestione del carico: tre fattori cruciali
Il primo aspetto può sembrare ovvio, e invece spesso viene tralasciato quando si programmano le assegnazioni di un progetto.
Si tende in certi casi a trascurare la visione d’insieme e dunque può capitare di distribuire i compiti a risorse già cariche.
Ciò avviene perché il carico viene preso in considerazione solo in un secondo momento, e invece dovrebbe essere il primo aspetto da considerare per valutare la fattibilità del progetto stesso.
Quando si compie questo errore, sarà poi inevitabile incorrere in ritardi e slittamenti di fasi e scadenze, portandoci a una pianificazione disordinata.
In secondo luogo, altro obiettivo fondamentale nella gestione del carico di lavoro è la ricerca di equilibrio.
Esistono numerosi studi che sostengono che un carico eccessivo non solo non migliori la produttività, ma al contrario la blocchi.
Dunque, una gestione efficiente del carico oltre a ridurre i costi e aumentare la produttività, accresce la soddisfazione sul lavoro e previene il burnout.
La sfida per il capo progetto è quella di assegnare il giusto carico agli membri del team: questo non deve essere eccessivo ma allo stesso tempo deve essere ben equilibrato tra tutte le persone coinvolte.
Ne deriverà un maggior senso di equità e di conseguenza impegno e coinvolgimento da parte di tutta la squadra.
È bene perciò che l’attività di distribuzione delle assegnazioni e gestione dei carichi sia trasparente.
Questa trasparenza nell’assegnazione dei compiti è possibile solo utilizzando un sistema condiviso.
Una buona piattaforma servirà dunque non solo al project manager per calcolare le assegnazioni e i carichi, ma anche ai destinatari delle assegnazioni, per sapere di non essere in sovraccarico e di poter condividere il lavoro con le altre risorse coinvolte.
Quali caratteristiche deve avere un software di gestione del carico di lavoro
Non è facile assegnare le mansioni agli operatori, tenendo conto delle priorità, delegando i compiti alla persona più adatta e verificando la sua disponibilità.
Fare a mano questa operazione è praticamente impossibile ed estremamente dispendiosa in termini di tempo, a meno che non ci si rivolga a un buon software.
Completezza e capillarità
Uno dei punti cruciali è quello di trovare un software per gestire questo processo in maniera automatica. Il software dovrà essere necessariamente collegato alla gestione dei progetti e dei task, per non dover inserire i dati più volte.
Dunque l’integrazione con altre funzioni è un aspetto fondamentale da ricercare in uno strumento di gestione.
La gestione del workload non può essere mai slegata dal contesto. Per questo non esistono software che sono solo addetti a questa funzione.
Ma è importante anche che il nostro software ci permetta di inserire i dati in maniera intelligente e semplificata, senza dover ripetere le stesse informazioni all’interno delle varie sezioni.
Distinzione tra attività
Un altro suggerimento che ti diamo è di cercare un software che distingua le diverse tipologie di attività.
A livello pratico, infatti, sappiamo che non tutte le ore di lavoro sono spese allo stesso modo.
Ci sono le attività routinarie, ossia la “normale amministrazione”: le riunioni, lo smistamento della posta, il supporto ai colleghi eccetera. A seconda delle mansioni, questa tipologia di attività avrà un impatto minore o maggiore sul carico quotidiano, ma in ogni caso una percentuale del nostro tempo è spesa mediamente così.
Ci sono poi i progetti con una data di inizio e fine, con un carico di lavoro pianificato da svolgere entro quelle date.
Infine ci sono le attività non pianificate entro un determinato periodo, ma stabilite ad esempio da un contratto di assistenza che prevede un tot di ore di supporto annuali. Queste ore costituiscono le cosiddette attività “spot”.
Queste tre tipologie di attività non si comportano allo stesso modo quando calcoliamo il carico di lavoro.
Infatti, le ore di attività routinaria non si accumulano ai giorni successivi in caso di assenza o in caso di impegno su altri fronti.
Al contrario, le ore di attività di progetto, se non svolte per un qualsivoglia motivo, vengono ridistribuite nei giorni successivi fino alla data di fine del progetto.
E infine, le attività spot non sono normalmente incluse nel carico quotidiano, ma vengono inserite solo quando un intervento ad hoc viene pianificato per un determinato giorno.
Avere uno strumento che distingue tra queste tre tipologie di attività renderà la gestione del carico di lavoro molto più realistica e utile ai fini di una pianificazione coerente.
Ed eccoci giunti al dunque.
Quali sono i software che ci garantiscono le migliori prestazioni in termini di gestione del carico? Scopriamolo insieme.
1. Twproject
Twproject è un software completo per la gestione dei progetti. Offre una gestione del carico di lavoro raffinata e precisa, che ci facilita molto il lavoro grazie alle sue automazioni.
Questo software basa il suo calcolo su due informazioni: la durata del progetto e la stima del lavoro stimato per una risorsa.
Il suo algoritmo ottimizza i tempi e quando due progetti si sovrappongono all’interno delle stesse giornate, Twproject ridistribuisce in maniera intelligente il carico sui giorni successivi, senza modificare così la durata dei progetti.
In caso di superamento del limite, Twproject segnala il sovraccarico, invitando dunque il project manager a rivedere le tempistiche o le assegnazioni (ossia i due dati di base forniti all’inizio).
Il workload interagisce con i to-do inseriti e con il calendario. Le informazioni inserite in questi campi vengono riportate automaticamente sulla pagina del carico di lavoro, permettendoci di risparmiare molto tempo negli inserimenti.
Inoltre, via via che le risorse inseriscono le ore svolte, il carico di Twproject, grazie alla sua dinamicità, ridistribuisce automaticamente le ore rimanenti.
Caratteristiche principali:
- distinzione tra attività di progetto, routinarie e spot
- ridistribuzione dinamica del carico
- possibilità di personalizzare in qualsiasi modo l’orario di lavoro delle risorse
- integrazione con il calendario, con il Gantt, con le assegnazioni e i to-do
- notifiche efficaci in caso di sovraccarico
- agile risoluzione dei conflitti (anche con un solo click)
Prezzo: a partire da 7,89 € utente/mese.
Pro: Il carico di lavoro in Twproject è frutto di una lunga esperienza sul campo, che ha portato a sviluppare uno strumento eccellente e che riesce a tenere conto di ogni esigenza. Il suo funzionamento è intuitivo e aiuta a svolgere una pianificazione realistica e accurata.
Contro: A nostro avviso nessun difetto riscontrato.
Grazie alle sue automazioni e alla sua dinamicità, Twproject non lascia spazio all’improvvisazione, prevenendo il sovraccarico e aiutandoti a bilanciare il lavoro del tuo team.
2. Toggl
Toogl è un altro strumento di gestione del carico di lavoro con buone funzionalità e alcune automazioni.
Il suo obiettivo è quello di aiutare a bilanciare la capacità di lavoro del team e di adattare di conseguenza il carico dei progetti.
In particolare, questo strumento mostra una certa attenzione all’aspetto visivo, ma può risultare un po’ ostico per chi è alle prime armi.
Ha uno specifico focus sul benessere del personale di lavoro e un sistema di segnalazioni che ha come scopo la prevenzione del burnout.
Una delle sue tipologie di alert, ad esempio, suggerisce quando è il caso di assumere nuovo personale all’interno dell’azienda.
Caratteristiche principali:
- Panoramica della disponibilità accessibile su tutte le timeline del team
- Riprogrammazione delle attività e riallocazione delle risorse attraverso il drag and drop
- Importazione di dati dal calendario di Google
- Segnalazione dei conflitti
- Visualizzazione personalizzata a seconda del ruolo della risorsa
- Pianificazione di ore totali possibile solo a livello di task e non di progetto
Prezzo: a partire da 9 $ utente/mese.
Pro: Toggl ha una buona interfaccia e il suo metodo di analisi sul workload è ben programmato. È un software che offre una buona visione d’insieme grazie alla sua dashboard.
Contro: Nonostante una buona interfaccia utente, Toggl non offre un altrettanto buona esperienza di navigazione. È un po’ carente in quanto a strumenti di pianificazione futura.
Uno strumento di livello per chi ha come primo obiettivo l’evitamento del sovraccarico, ma che richiede una certa dose di esperienza nel settore.
3. Hive
In Hive la funzione di gestione del carico, o “Resourcing” come viene qui chiamata, è disponibile solo per la licenza di tipo Enterprise.
La sua peculiarità è quella di partire dalle assegnazioni per stabilire di conseguenza le tempistiche dei progetti.
Dunque Hive si connota per una alta attenzione alla gestione delle risorse interne ed è adatto a chi utilizza questa specifica procedura.
Le sue funzionalità di resourcing sono utili anche nella gestione dei progetti, e per allocare tempo e budget in modo appropriato.
L’obiettivo finale è proprio che tutti i collaboratori lavorino al massimo delle loro capacità.
Caratteristiche principali:
- dashboard per il resourcing da cui il manager può prelevare le disponibilità per le assegnazioni
- inserimento automatico del carico dopo aver indicato assegnatario, data e tempo stimato
- utilizzo di workspaces per la creazione dei team
- uso dei filtri
- segnalazione degli sforamenti tramite colorazione differente
- possibilità di visualizzare il carico in ore o in percentuale
- personalizzazione nella visualizzazione della assegnazioni tra i membri del team
Prezzo: a partire da 12 $ utente/mese.
Pro: Hive ha un’interfaccia invitante e allo stesso tempo offre un buon livello di personalizzazioni. Le sue automazioni sono efficaci e il sistema di approvazione e revisione è molto dettagliato.
Contro: Pur essendo uno strumento collaborativo, Hive ha scarse misure di sicurezza per la divulgazione di dati. Inoltre, a livello di assegnazione dei task, questo strumento non prevede la condivisione di documenti.
Buono strumento per chi sceglie, come metodologia di calcolo, di partire dalla disponibilità delle risorse per stabilire le tempistiche di progetto.
4. Zoho
Zoho punta a una distribuzione equa del lavoro in modo da rafforzare la collaborazione all’interno del team.
Nello specifico, questo software non è uno strumento unico, ma è una sorta di mosaico composto da vaie applicazioni che si possono integrare o meno.
Dunque, non necessariamente si hanno tutte le funzioni e questo può limitare un po’ il lavoro ed essere talvolta dispersivo.
Caratteristiche principali:
- Molteplici modi di visualizzazione del carico
- “Heatmap” per visualizzare il tempo libero di ogni risorsa
- Grafici di utilizzo delle risorse
- Possibilità di automazione dei task
Prezzo: a partire da 5 $ utente/mese.
Pro: La principale caratteristica di Zoho è la possibilità di personalizzazione, sia in quanto a strumenti utilizzati, sia in quanto a visualizzazione dei dati. Tutto sommato, è uno strumento facile da usare e con un buon livello di intuitività.
Contro: La necessità di integrare più app della famiglia di Zoho per avere un management completo può scoraggiare alcuni utenti. Ciò fa sì inoltre che tutta l’infrastruttura di Zoho sia poco compatibile con altre applicazioni.
Un tool composito per chi vuole una gestione del workload da personalizzare a piacimento a seconda delle esigenze specifich
5. nTask
Come dice il nome stesso, questo software si focalizza sulla gestione dei task quotidiani, e ha dunque molte funzionalità ad essi legate, come l’automazione dei task, i report ad essi legati eccetera.
Anche la gestione del carico di lavoro parte quindi dai task inseriti piuttosto che da una pianificazione generale delle tempistiche di progetto.
Questo aspetto rende nTask maggiormente adatto a piccoli team o lavoratori autonomi.
I task possono essere distribuiti tra le risorse con una sorta di kanban board che mostra il carico di lavoro.
Caratteristiche principali:
- Vista di carico in stile Kanban
- Task liberi assegnabili tramite drag e drop
- Rischedulazione secondo vari parametri (cambio date o cambio di impegno della risorsa)
- Filtri per personalizzazione della vista o dell’ordinamento
- Carico settabile in percentuale o FTE (Full-Time Equivalents)
Prezzo: a partire da 8 $ utente/mese.
Pro: nTask ha buone funzioni di sicurezza e anche di condivisione delle informazioni. In caso di sforamento permette di scegliere come risolvere il conflitto, in quanto ha varie possibilità di aggiustamento.
Contro: essendo pensato per piccoli team o liberi professionisti, non è molto agevole da usare quando ci sono più progetti in corso. È inoltre carente in quanto a reportistica avanzata.
Strumento agile e con alcune intuizioni utili, più adatto a freelance o a piccoli team che a grandi aziende.
Conclusioni
Per concludere, abbiamo visto che la gestione del carico di lavoro è il processo che identifica, monitora e gestisce il lavoro di un team. All’interno di questa cornice, ci sono diverse maniere di svolgere il processo e i vari strumenti sul mercato rappresentano queste scelte metodologiche.
È dunque a partire dalla scelta dello strumento che il project manager può far brillare le proprie capacità: bisognerà trovare il giusto percorso, che tenga conto delle dimensioni del team, del settore, dei casi d’uso e dello stile del progetto.
Speriamo che questa breve guida ti aiuterà nella scelta del migliore software per la gestione del carico di lavoro per la tua azienda.
Se ti va, condividi la tua opinione con noi e inizia subito a pianificare il tuo carico: con Twproject puoi farlo gratuitamente per i primi 15 giorni.
