Un buon software di gestione del carico di lavoro può migliorare la pianificazione dei progetti e le performance del team.
Infatti, la gestione e il monitoraggio del carico di lavoro delle risorse (workload) è un’attività cruciale per ogni project manager.
Avere consapevolezza di come vengono distribuite le attività di progetto, a chi e soprattutto perché non è un’operazione da svolgere empiricamente, ma necessita di strumenti professionali.
Ed è per questo che proveremo a dare una risposta alla domanda: quali sono attualmente i migliori software per pianificare il carico di lavoro?
Ma vediamo in breve quale è la motivazione principale che deve spingerci alla gestione oculata di questo aspetto e quali sono i principali fattori da tenere a mente.
INDICE
Gestione del carico: perché è fondamentale
Quando si inizia a pianificare il carico e a distribuire le assegnazioni, è importante trovare un equilibrio tra la volontà di non sovraccaricare gli operatori e l’ottimizzazione delle risorse.
Se si pianifica con cura non solo il carico delle singole risorse ma anche quello dell’azienda o di un dipartimento nel suo complesso tutta la squadra svilupperà un maggiore coinvolgimento e impegno.
La trasparenza nell’assegnazione dei compiti favorisce il lavoro di squadra e aiuta a prevenire il burnout causato da eventuali carichi eccessivi.
In quest’ottica, il nostro consiglio è quello di invertire la prospettiva e inserire la pianificazione del carico di lavoro a monte della pianificazione di tempistiche e fasi di progetto.
Di solito il calcolo del workload viene svolto in un secondo momento, non considerando che senza un’adeguata disponibilità delle risorse, il progetto incorrerà naturalmente in ritardi e slittamenti.
A nostro avviso l’assegnazione del carico alle risorse dovrebbe essere il primo aspetto da considerare per valutare la fattibilità del progetto stesso.
Nel caso la fattibilità non sia garantita, uno strumento adeguato può aiutare il project manager a riprogrammare le date o a riconsiderare i carichi e dunque assicurare una migliore riuscita.
I fattori chiave per un software di gestione del carico di lavoro
Come abbiamo visto, una gestione efficiente del carico di lavoro contribuisce ad accertare la fattibilità tecnica del progetto e a coinvolgere l’intero team, accrescendone produttività e soddisfazione.
Quali sono dunque i fattori chiave che deve offrire un buon software di pianificazione e monitoraggio del carico di lavoro?
Ne abbiamo individuati tre che ora esamineremo brevemente.
1. Flessibilità nella pianificazione
Ogni realtà aziendale è differente, ma anche all’interno della stessa azienda i progetti influiscono sul carico di lavoro dei dipendenti in maniera diversa.
Esistono i classici progetti con una data di inizio e fine, con un carico di lavoro effettivo da svolgere entro quelle date. Se non svolto per un qualsivoglia motivo, il lavoro giornaliero delle attività di progetto deve essere ridistribuito nei giorni successivi fino alla data di fine del progetto.
Ci sono poi attività non pianificate entro un determinato periodo, ma stabilite ad esempio da un contratto di manutenzione e assistenza “ad ore”. Queste cosiddette attività “spot” non prevedono un carico a priori e dunque devono essere considerate nel carico di lavoro solo quando un intervento ad hoc viene pianificato per un certo giorno.
Ci sono infine le attività routinarie: i meeting, la corrispondenza, il supporto ai colleghi eccetera. Questo tipo di lavoro non rappresenta un carico vero e proprio perché non si ripercuote automaticamente nei giorni successivi se non viene svolto.
Avere uno strumento che consenta una simile distinzione delle attività nell’assegnazione dei carichi è cruciale.
Solo in questo modo si garantisce flessibilità di pianificazione, rendendo questa molto più realistica e coerente.
2. Monitoraggio completo e in tempo reale
In secondo luogo, è importante trovare uno strumento che integri il calcolo del carico di lavoro con altri strumenti di gestione dei progetti, come il diagramma di Gantt, le assegnazioni, i ToDo, i fogli presenza eccetera.
Questo aspetto è utile innanzitutto per non dover inserire i dati più volte, ma anche perché, come abbiamo visto, il calcolo del workload influisce sulla fattibilità dei progetti e aiuta a pianificare meglio le attività.
La gestione del workload non può essere mai slegata dal contesto, e dunque l’integrazione con altre funzioni è un aspetto fondamentale da ricercare in uno strumento di gestione.
3. Automazione e ottimizzazione
Se il software utilizzato ci permette di inserire i dati in maniera intelligente e semplificata, senza dover ripetere le stesse informazioni all’interno delle varie sezioni, tutto il processo di gestione dei progetti sarà ottimizzato.
L’ottimizzazione dei processi è l’obiettivo chiave a cui puntare quando si sceglie uno strumento di workload management.
Ti consigliamo di ricercare strumenti che favoriscono l’aggregazione dei dati e che consentono processi di automazione (algoritmi dinamici, segnalazione e risoluzione dei conflitti, alert, ecc.) affinché l’investimento sia ripagato.
I software di gestione del carico che ti segnaliamo in questa breve lista sono quelli che a nostro avviso rispondono meglio a tutte queste esigenze.
Vediamoli insieme uno per uno e scopriamo ciò che offrono.
1. Twproject
Twproject è un software di gestione del workload integrato con molte altre funzionalità di project management.
È una piattaforma accurata, completa e flessibile, che ottimizza la gestione del carico grazie alle sue automazioni.
Il calcolo del carico di lavoro delle risorse è formulato grazie alla durata del progetto e alla stima del lavoro per ciascuna risorsa o ciascun team.
Il suo algoritmo di ottimizzazione dei tempi ridistribuisce in maniera intelligente il carico, in caso di assegnazioni che si sovrappongono, evitando di incidere sulle tempistiche di progetto.
In caso di sforamento, Twproject segnala il sovraccarico, lasciando al capo progetto la possibilità di rivedere le tempistiche o le assegnazioni.
Il workload inoltre interagisce con gli strumenti di pianificazione, riportando i dati in maniera automatizzata e con i dati sul lavoro svolto dai dipendenti (orario di lavoro flessibile, indisponibilità, time-sheet ecc.).
Caratteristiche principali:
- Gestione del carico per team o dipartimenti: oltre che per le singole risorse, il carico può essere gestito in maniera collettiva.
- Ottimizzazione del carico: ridistribuzione dinamica con algoritmo intelligente, che aiuta a evitare i sovraccarichi quando possibile.
- Distinzione dell’incidenza del carico: diversa ridistribuzione a seconda della tipologia di attività (di progetto, routinaria o spot).
- Customizzazione: possibilità di personalizzare in qualsiasi modo le tempistiche di lavoro delle risorse.
- Integrazione con strumenti di pianificazione: estrazione delle informazioni sulle tempistiche da calendario e diagramma di Gantt.
- Integrazione con assegnazioni e ToDo: con le assegnazioni il carico viene distribuito sui giorni, con i ToDo si aggiungono indicazioni più specifiche riguardo alle tempistiche di svolgimento delle attività.
- Integrazione con i timesheet: le informazioni vengono trasmesse in automatico agli strumenti di analisi del carico.
- Automazioni: azioni di gruppo per l’approvazione dei worklog.
- Notifiche: efficaci in caso di sovraccarico.
- Risoluzione dei conflitti: automatica e a portata di click.
- Uso dei filtri: per selezionare e visualizzare team e intervalli di tempo predefiniti.
- Esportabilità dei dati: in varie modalità e formati.
Prezzo: a partire da 7,89 € utente/mese.
Pro: gestire il workload con Twproject aiuta a ottimizzare i tempi di inserimento e a compiere stime accurate. Questo strumento viene incontro a diverse esigenze aziendali e ha un funzionamento intuitivo. Aiuta a svolgere una pianificazione del carico realistica e accurata.
Contro: A nostro parere nessun difetto riscontrato.
Grazie alle sue funzionalità automatizzate e alla sua capacità di adattarsi a ogni esigenza, Twproject ottimizza i processi, evitando il sovraccarico e pianificando al meglio il lavoro del team.
2. Bitrix24
Bitrix24 è un software di gestione del carico di lavoro del team, che fornisce funzionalità di gestione dei task, visualizzazione del carico, automazioni, time tracking e reporting avanzato.
In questa piattaforma è possibile creare attività dettagliate con assegnazione di responsabilità specifiche, scadenze, priorità e dipendenze tra i task. Le attività possono essere visualizzate in varie modalità (lista, Kanban, Gantt).
Consente di automatizzare compiti ripetitivi o flussi di lavoro, riducendo il bisogno di intervento manuale e ottimizzando la gestione del tempo e delle risorse.
Caratteristiche principali:
- Pianificazione automatica: suggerisce come distribuire i compiti in base alle capacità e disponibilità dei membri del team.
- Automazioni: crea regole per spostare automaticamente i task in base a determinati trigger (ad esempio, quando una scadenza si avvicina, il compito passa alla fase successiva).
- Notifiche automatiche: invio di promemoria e notifiche via email o nel sistema per evitare dimenticanze e ritardi.
- Report personalizzabili: crea report specifici per monitorare il carico di lavoro.
- Grafici di carico: analisi visiva del tempo dedicato alle attività per monitorare e bilanciare il lavoro.
- Analisi delle performance: consente di analizzare come le risorse sono utilizzate.
Prezzo: a partire da 49 € mensili per 5 utenti.
Pro: gestione del carico di lavoro altamente personalizzabile, con strumenti per monitorare scadenze, priorità e tempi di esecuzione. Le automazioni e la visualizzazione del workload semplificano la distribuzione delle attività e prevengono il sovraccarico.
Contro: la piattaforma può risultare complessa da configurare per nuovi utenti, richiedendo un po’ di tempo per adattarsi alle sue numerose funzionalità.
Una soluzione flessibile, che però potrebbe necessitare di un investimento iniziale per essere utilizzata al massimo delle sue capacità.
3. Hive
Hive è una piattaforma versatile per la gestione del carico di lavoro, o “Resourcing” come viene qui chiamata, che offre strumenti avanzati per organizzare, monitorare e ottimizzare le attività del team.
Con funzionalità come la visualizzazione in tempo reale dei progetti, la pianificazione delle risorse e l’assegnazione dei compiti, Hive aiuta a bilanciare il carico di lavoro in modo efficiente.
La sua peculiarità è quella di partire dalle assegnazioni per stabilire di conseguenza le tempistiche dei progetti, dando dunque una chiara precedenza alle risorse nei progetti.
La sua interfaccia personalizzabile consente ai team di adattare il sistema alle proprie esigenze specifiche, favorendo una gestione fluida e collaborativa.
Caratteristiche principali:
- Dashboard di resourcing: interfaccia da cui il capo progetto può ricavare le disponibilità per le assegnazioni.
- Inserimento del carico: procedura automatizzata dopo aver indicato assegnatario, data e tempo stimato.
- Workspaces: strumento utilizzo per la creazione dei team.
- Filtri: con possibilità di visualizzare il carico in ore o in percentuale
- Segnalazione degli sforamenti: tramite colorazione differente.
- Customizzazione: visualizzazione delle assegnazioni differenziata tra membri del team.
- Allocazione di tempo e budget: successiva alla pianificazione del carico.
Prezzo: a partire da 12 $ utente/mese.
Pro: interfaccia ben progettata e ampie possibilità di personalizzazione. Buona sistema per chi cerca una soluzione che metta le risorse di progetto al centro della pianificazione.
Contro: ciò che per alcuni team può essere un vantaggio (la pianificazione a partire dal carico) può essere limitante per altri. Inoltre, tutto il lavoro di gestione si basa sui task e non sui progetti nel loro complesso.
Strumento adatto a chi desidera pianificare i progetti partendo dalla disponibilità delle risorse, utilizzando questa come base per definire le tempistiche di lavoro.
4. Toggl
Toogl è una piattaforma per la gestione del carico di lavoro che offre funzionalità solide e alcune automazioni utili.
Il suo scopo principale è ottimizzare l’equilibrio tra la capacità lavorativa del team e il carico dei progetti, adattandosi alle necessità aziendali.
Questo strumento si distingue per un’interfaccia visiva ben progettata, ma potrebbe risultare complesso per chi è alle prime armi.
Ha una particolare attenzione al benessere dei dipendenti, includendo un sistema di avvisi pensato per prevenire il burnout. Tra le notifiche, ad esempio, una suggerisce quando è il momento giusto per assumere nuovi membri per alleggerire il carico di lavoro.
Caratteristiche principali:
- Panoramica della disponibilità: accessibile su tutte le timeline del team.
- Pianificazione: riprogrammazione delle attività e riallocazione delle risorse in modalità Kanban.
- Integrazioni: importazione dati dal Google Calendar.
- Alert: Segnalazione dei conflitti.
- Personalizzazioni automatiche: visualizzazione filtrata per ruolo della risorsa.
- Gestione task: elemento centrale nella pianificazione dei tempi di lavoro.
Prezzo: a partire da 9 $ utente/mese.
Pro: Toggl si distingue per un’interfaccia user-friendly e un sistema di analisi del carico di lavoro ben progettato. La sua dashboard fornisce una panoramica chiara ed efficace delle attività, permettendo di avere una visione d’insieme completa.
Contro: nonostante la buona interfaccia, l’esperienza di navigazione in Toggl potrebbe essere migliorata. Inoltre, risulta un po’ limitato nelle funzionalità di pianificazione a lungo termine, rendendo difficile la gestione di progetti futuri.
Un software di qualità per chi desidera prevenire il sovraccarico di lavoro, ma che è un po’ carente nella pianificazione complessiva.
5. Zoho
Zoho è uno strumento completo per la gestione del carico di lavoro, progettato per aiutare i team a pianificare, monitorare e collaborare in modo efficiente.
Questo strumento è composto da più parti combinabili tra loro per formare un puzzle diverso a seconda delle esigenze.
Offre funzionalità integrate al workload come ad esempio la gestione dei task, la creazione di diagrammi di Gantt, la pianificazione delle risorse e il monitoraggio delle scadenze. Ha inoltre report dettagliati e strumenti di collaborazione in tempo reale.
La sua interfaccia intuitiva consente di assegnare compiti in base alla disponibilità del team, mentre le automazioni semplificano i processi ripetitivi.
Caratteristiche principali:
- Viste personalizzate: molteplici modi di visualizzazione del carico.
- “Heatmap”: modalità di visualizzazione il tempo libero di ogni risorsa e grafici per l’utilizzo delle risorse.
- Automazioni: relative ai task per la riduzione di compiti ripetitivi.
- Pianificazione delle risorse: ottimizzazione della distribuzione del lavoro in base alla disponibilità.
- Report e analisi: Monitoraggio delle performance e bilanciamento del carico di lavoro.
Prezzo: a partire da 5 $ utente/mese.
Pro: elevata personalizzazione, che permette di adattare sia gli strumenti che la visualizzazione dei dati secondo le proprie esigenze. In generale, si tratta di una piattaforma user-friendly e abbastanza intuitiva.
Contro: per ottenere una gestione completa, è spesso necessario integrare più applicazioni della suite Zoho, il che potrebbe risultare frustrante per alcuni utenti. Inoltre, questa dipendenza rende l’intero sistema meno compatibile con applicazioni di terze parti.
Uno strumento combinabile per chi vuole una gestione del carico di lavoro da personalizzare a seconda delle esigenze dei singoli team.
6. nTask
Come intuibile dal nome, questa piattaforma si basa sulla gestione dei task quotidiani, e ha dunque molte funzionalità integrate a questi ultimi, come le automazione, i report, eccetera.
Consente di creare e assegnare compiti con scadenze, priorità e descrizioni dettagliate. Le attività possono essere suddivise in sotto-attività, facilitando una gestione granulare del lavoro e migliorando il bilanciamento delle risorse.
Anche la gestione del carico di lavoro parte dai task inseriti piuttosto che da una pianificazione generale delle tempistiche di progetto.
Le attività possono infatti essere allocate tra le risorse con una sorta di Kanban board che mostra il carico di lavoro.
Questo aspetto rende nTask maggiormente adatto a team agili, di dimensioni contenute, o a lavoratori autonomi.
Caratteristiche principali:
- Visualizzazione del carico di lavoro: vista di carico in stile Kanban
- Task liberi: assegnabili tramite drag e drop
- Rischedulazione: secondo parametri quali il cambio date o il cambio di impegno della risorsa.
- Automazioni: è possibile automatizzare la creazione di attività ricorrenti o l’assegnazione di compiti a membri specifici quando si verificano determinate condizioni.
- Filtri: per personalizzazione della vista o dell’ordinamento.
- Reportistica e analisi: report dettagliati sul progresso delle attività e sul carico di lavoro e analisi che aiutano a ottimizzare la distribuzione delle risorse.
- Modalità di settaggio del carico: in percentuale o FTE (Full-Time Equivalents).
Prezzo: a partire da 8 $ utente/mese.
Pro: nTask ha buone funzioni di sicurezza e anche di condivisione delle informazioni. In caso di sforamento permette di scegliere come risolvere il conflitto, in quanto ha varie possibilità di aggiustamento.
Contro: essendo pensato per piccoli team o liberi professionisti, non è molto agevole da usare quando ci sono più progetti in corso. È inoltre carente in quanto a reportistica avanzata.
Strumento agile e con alcune intuizioni utili, più adatto a freelance o a piccoli team che a grandi aziende.
Conclusioni
Abbiamo visto che la gestione del carico di lavoro è un processo fondamentale perché identifica, monitora e gestisce il lavoro di un team.
All’interno di questa cornice, ci sono diversi approcci nello svolgere il processo e i vari strumenti qui analizzati rappresentano queste scelte metodologiche, spaziando da chi applica un approccio agile e chi più strutturato.
Ribadiamo il nostro invito a scegliere strumenti di gestione del carico di lavoro che siano:
- integrati con tutti gli altri strumenti di gestione dei progetti, poiché la pianificazione del carico di lavoro è un aspetto fondamentale nella valutazione della fattibilità di progetto;
- flessibili quanto basta per permettere a ciascun capo progetto di pianificare il lavoro del team in base alle specifiche esigenze aziendali;
- personalizzabili, dato che ciascun progetto e ciascuna attività ha caratteristiche singolari che possono incidere sulla modalità di calcolo e distribuzione del carico di lavoro;
- automatizzati per una gestione ottimizzata in termini di risparmio di tempo e di affidabilità degli algoritmi.
Se questa breve guida ti è stata utile, puoi condividere la tua opinione o qualsiasi tua richiesta nei commenti.
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