Nel vasto mondo del software aziendale c’è un settore specifico che non andrebbe mai trascurato, ed è proprio la gestione dei costi di progetto.
L’attività di tracciamento dei costi di progetto è infatti un’attività essenziale nel project management e se fatta intelligentemente può ridurre gli sprechi, aumentare la consapevolezza ma anche migliorare la collaborazione e la soddisfazione personale.
Ma cos’è esattamente il “Project Cost Management”? È un processo che si occupa di stimare e rendicontare i costi dei progetti aziendali mettendoli in relazione al budget.
Permette in altre parole di creare dei bilanci tra entrate e uscite in progetti e attività di ogni tipo, e di conseguenza di apportare aggiustamenti e fare previsioni accurate.
Un software per gestire questa complessità può essere la chiave di volta. La compilazione di fogli di calcolo oltre che time-consuming può risultare confusionaria: si rischia di disperdere le informazioni, dover ripetere gli stessi dati più volte rischiando di sbagliare e in ogni caso generando caos.
In questo post vedremo i migliori software di gestione costi di progetto.
Gli obiettivi
Entriamo nel dettaglio e vediamo quali sono le tipiche funzioni di un software di cost management:
- Settaggio del budget: questo è utile per avere un limite di spesa. Il budget può coincidere con il ricavo previsto ma anche con l’intenzione di spesa. Leggi qui per una panoramica esaustiva sui vari approcci nella redazione di un budget. Il budget può essere assegnato al progetto nella sua interezza ma può anche essere suddivise nelle varie fasi di progetto.
- Assegnazione dei costi: i costi orari dei dipendenti devono essere registrati nel sistema, ma allo stesso tempo bisogna garantire flessibilità nel loro impiego.
- Distinzione tra costi stimati ed effettivi: per ogni voce di spesa, un confronto tra il valore previsto e quello reale è utile per compiere aggiustamenti al budget e rivedere le tempistiche.
- Multiple voci di spesa: qualsiasi progetto è fatto di costi ordinari e accessori. Un buon software deve permettere di registrare tutto con la massima accuratezza e flessibilità.
- Timeline: è importante prevedere un grafico con l’andamento dei costi, per vedere l’evoluzione della situazione finanziaria nel tempo e compiere statistiche aggiornate.
- Gestione documenti: un ulteriore vantaggio nell’usare un buon software è la possibilità di creare e archiviare la documentazione legata alle spese di progetto (offerte, fatture, ecc.) in un’unica comoda posizione.
Tutto ciò deve essere presente in un buon software di gestione costi di progetto e concorre a ottenere migliori prestazioni finanziarie e risultati ottimali nella gestione dei progetti, riducendo i tempi che in passato venivano spesi a implementare tediose e ripetitive liste di voci di spesa, costi del personale, pagamenti e via dicendo.
Ecco i migliori software di gestione costi di progetto
Se dunque ti abbiamo convinto ad adottare un software che migliorerà enormemente la qualità del tuo lavoro (e della tua vita) per la gestione finanziaria, ecco la nostra personale selezione dei 7 migliori software di cost management sul mercato:
1. Twproject
Twproject è la sintesi perfetta tra la classica gestione dei progetti e il controllo dei costi.
Si pone come obiettivo quello di ridurre gli strumenti usati in azienda fornendone uno che copra al 100% le esigenze di ogni project manager.
La particolarità di questa soluzione è che, all’interno di un software di project management si trovano tutte le funzionalità per una accurata gestione dei costi di progetto. Non è quindi necessario utilizzare uno strumento ad hoc per avere sotto controllo spese e budget.
Vuoi un esempio dei vantaggi che può offrire la gestione integrata di Twproject? Il project manager può costruire il suo Gantt di progetto definendo tempi e dipendenze, assegnare le risorse che gestiscono le loro attività e allo stesso tempo definire un budget ad ogni livello dell’albero, inserire le previsioni di spesa e di fatturazione e le spese effettive via via che il progetto procede. Twproject include anche i costi delle risorse e la rendicontazione per una gestione finanziaria completa.
Per sintetizzare, ecco le sue principali funzionalità:
- Gestione del budget/costi integrata alla struttura di progetto
- Gestione costi delle risorse
- Comparazione di costi stimati ed effettivi
- Segnalazione degli sforamenti
- Inserimento di scontrini e fatture, anche da mobile
- Filtri che permettono di esportare i costi per diverse voci
- Grafici di riepilogo
Costi: a partire da 4,89 € per utente/mese.
Pro: Twproject gestisce in un unico ambiente i costi di progetto, i ricavi e i costi delle risorse, mettendoli in relazione tra loro. Lo strumento è di facile utilizzo, ma allo stesso tempo molto adattabile alle singole esigenze, personali e aziendali.
Contro: Nessun contro rilevato.
Twproject è un sistema sempre al passo coi tempi, e tra i software di project management ha una gestione dei costi avanzatissima e accurata.
2. Scoro
Anche Scoro è una piattaforma inclusiva che combina funzionalità di gestione budget, CRM e project management.
Il sistema permette di integrare il tracciamento dei tempi con i dati finanziari, in modo da far avere all’azienda uno sguardo accurato sui profitti. Una grande importanza è infatti data ai tempi di lavoro, per massimizzare l’efficienza interna.
Le principali funzionalità di Scoro sono:
- Sistema integrato di fatturazione
- Reportistiche di entrate e uscite
- Monitoraggio dei tempi di lavoro su task, progetti o clienti
Costi: a partire da 26 $ utente/mese
Pro: buona usabilità, il flusso di lavoro è lineare e permette di tenere diversi aspetti sotto controllo.
Contro: le fasi di progetto non hanno un budget indipendente; i prezzi sono più onerosi rispetto ad altri sistemi.
Scoro aiuta le aziende a massimizzare l’efficienza dei dipendenti mettendo al centro il valore dei tempi di lavoro.
3. Centage
Centage è un’applicazione cloud che si pone come obiettivo quello di supportare nei processi aziendali di budgeting, previsione e reportistica.
Il sistema è integrabile con diverse fonti di dati, permettendo dunque alle aziende di mantenere i sistemi attualmente usati e facilitare la transizione.
Presenta dei modelli precostituiti per operazioni quali la pianificazione dei ricavi e l’assegnazione di budget alle risorse.
Le sue funzioni possono essere così sintetizzate:
- Funzionalità di previsione con diversi scenari
- Rendicontazione integrata di conto economico, stato patrimoniale e flusso di cassa
- Strumenti di collaborazione
- Semplice importazione/esportazione
- Procedure guidate
Costi: quotazione personalizzata.
Pro: uno strumento specializzato che offre vari strumenti di analisi, tra cui scenari “what-if”.
Contro: non è adatto a chi cerca una soluzione all-in-one perché necessita dell’integrazione con altri sistemi.
Centage è un potente strumento di budgeting per piccole e grandi imprese, pur essendo un po’ carente in quanto a versatilità.
4. Prophix
Prophix è un o strumento utile a chi vuole fare della buona pianificazione finanziaria. Offre infatti svariati modelli di ottimizzazione dei profitti e permette di predire la redditività dei progetti.
Si rivela una soluzione robusta per aziende di varia misura, con un’interfaccia di facile utilizzo e una buona quantità di grafici e tabelle, che tuttavia non sono personalizzabili.
Tra le sue funzionalità citiamo:
- Previsione e pianificazione di budget
- Analisi dei dati storici
- Utilizzo di formule
- Export di modelli
Costi: quotazione personalizzata.
Pro: prodotto molto specializzato e che offre raffinati strumenti di analisi e previsione.
Contro: la curva di apprendimento può essere talvolta un po’ insidiosa per chi non ha un’ottima competenza informatica e tecnica.
Il budgeting, le previsioni e la reportistica sono utili ed efficienti, una volta che si è riusciti a capire i modelli, cosa che può richiedere un po’ di tempo.
5. Anaplan
Anaplan è un software particolarmente specializzato nella pianificazione finanziaria che offre soluzioni dinamiche e punta molto sulla collaborazione interna al team.
Anche Anaplan offre strumenti di pianificazione futura molto raffinati, ma come molti sistemi complessi, il suo utilizzo non è immediato. Ogni dato deve essere completamente pianificato sin dalla prima implementazione, al fine di costruire un sistema che sia scalabile a lungo termine e che rimanga flessibile ai cambiamenti aziendali.
Cosa offre Anaplan:
- Personalizzazioni e integrazioni
- Strumenti di pianificazione e previsione
- Analisi e report dei dati
- Controlli di accesso e sicurezza
Costi: quotazione personalizzata.
Pro: totalmente personalizzabile; offre all’azienda buoni strumenti di auto-analisi; collaborazione in tempo reale; buone funzioni di calcolo.
Contro: mancanza di alcune tipologie di visualizzazione; poca flessibilità nei report; inefficiente con dati frammentati.
Uno strumento potente ma che può presentare alcune insidie per chi è all’inizio del percorso.
6. Vena
Vena si distingue per avere come obiettivo quello di non disorientare gli affezionati ai vecchi fogli di calcolo Excel. La sua interfaccia è dunque specificamente studiata per tracciare una continuità con i vecchi sistemi usati normalmente nelle aziende.
Allo stesso tempo però, vuole incoraggiare la condivisione a la collaborazione all”interno della squadra di lavoro e perciò punta molto sugli strumenti di condivisione, sulla sicurezza dei ruoli, eccetera.
Offre la possibilità di partire da modelli precostituiti oppure di customizzare i propri prospetti di budget management basandosi su strutture in uso.
Le principali caratteristiche di Vena sono:
- Importazione di dati e modelli
- Utilizzo formule di calcolo
- Strumenti di previsione con diversi tipi di analisi
- Oggetti personalizzabili
Costi: quotazione personalizzata.
Pro: snellimento dei flussi di lavoro; interfaccia user-friendly; possibilità di combinare i dati tra i vari reparti aziendali.
Contro: complessità del settaggio inziale; lentezza nel caricamento dei dati.
La familiarità dell’interfaccia di Excel unita a un buon motore di calcolo.
7. Budgyt
Per chi è abituato a un approccio agile, Budgyt può essere una buona soluzione. Infatti questo strumento di gestione costi presenta funzioni adatte all’analisi di piccoli dati, senza dover necessariamente inserire tutto il business plan aziendale.
Oltre a promuovere la collaborazione, mettendo a disposizione strumenti per una gestione condivisa, Budgyt tiene alla velocità e all’efficienza nella presentazione dei dati.
È uno strumento apprezzato da chi ama la facilità d’uso, la velocità di inserimento dei dati e un’interfaccia pulita e semplice.
Tra le sue funzioni principali citiamo:
- Dashboard per le presentazioni
- Singolo punto di accesso dei dati
- Visualizzazione dati flessibile e customizzabile
- Suddivisione dei ruoli a ogni livello del sistema
- Approccio granulare
Costi: quotazione personalizzata.
Pro: facile utilizzo e breve curva di apprendimento; leggibilità dei dati anche per i non addetti ai lavori, utile alla condivisione dei dati.
Contro: poco fruibile da mobile; aggiornamenti non sempre immediati.
Un tentativo parzialmente riuscito di applicare la filosofia agile al budget management.
Conclusioni
Speriamo che questa panoramica dei migliori software di gestione costi di progetto potrà esserti utile nella scelta di un software di cost management per la tua azienda.
In ultima analisi, grazie anche alle ricerche fatte per scrivere questo breve articolo, siamo giunti ad alcune conclusioni che ci sentiamo di darti quando farai le tue valutazioni.
Le caratteristiche che dovrai ricercare all’interno del tuo software sono:
1. l’intuitività: se un software è facile da usare e di rapido apprendimento, la sua implementazione potrà essere rapida e in questo modo ci potrà essere un reale vantaggio rispetto alla compilazione del classici fogli di calcolo.
2. Automatizzazione dei processi: di conseguenza al precedente punto, la riduzione del lavoro manuale deve essere il punto focale, soprattutto per quanto riguarda i processi ripetitivi e routinari.
3. Il budget planning deve poter essere collegato a diversi target, non solo al progetto ma anche alle sue singole fasi o al cliente. Insomma, la flessibilità di obiettivo deve essere garantita.
Twproject possiede tutte queste qualità ed è un’eccellente commistione tra efficienza e versatilità. Un’azienda, sia essa di piccole o grandi dimensioni, può sfruttare Twproject come unica soluzione per la gestione di tantissime funzioni, tra cui quella del cost management.
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