Nel project management, gli strumenti di reporting possono aiutare ad avere una comunicazione efficiente ed efficace.
La comunicazione gioca un ruolo fondamentale in qualsiasi processo di lavoro così come anche nella vita di tutti i giorni.
Qualsiasi sia la situazione, ci si ritrova sempre a trasmettere un messaggio o un’opinione.
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Esistono diversi report che vengono accuratamente costruiti in modo che la comunicazione sullo svolgimento del progetto sia chiara, precisa ed efficace.
In questo articolo vedremo quindi più nel dettaglio gli strumenti di reporting del project manager.
Perchè è indispensabile il sistema di reporting ?
Nell’introduzione abbiamo già affermato chiaramente la necessità di una comunicazione efficace.
Questa diventa ancora più importante all’interno di un’organizzazione e nel project management.
Grazie ad un sistema di reporting efficace, il project manager non dovrebbe più preoccuparsi troppo di aggiornare direttamente e personalmente i diversi stakeholder.
Con un sistema di reporting sulla gestione del progetto in atto, si dispone di un processo regolare e formale di distribuzione di report che permetterà di aggiornare le parti interessate su tutti gli aspetti del progetto che devono conoscere.
In questo modo, è possibile proteggere i membri del team di progetto e gli stakeholder da qualsiasi sorpresa inaspettata.
È attraverso i rapporti che si viene a conoscenza dello stato di avanzamento del progetto e del ritmo con cui viene eseguito.
Inoltre, si può capire cosa impedisce al progetto di muoversi più velocemente e si ha la possibilità di analizzare i vari aspetti rispetto al piano di gestione del progetto.
Oltre ad essere uno degli aspetti centrali della comunicazione, il reporting sulla gestione del progetto può essere efficacemente utilizzato dal project manager per mantenere una storia documentata del progetto e dei suoi procedimenti.
Con questa documentazione “temporale”, è possibile infatti condurre analisi per trarre lezioni, valutare i processi e apprendere i punti di forza e di debolezza del modo in cui il progetto è stato approcciato.
Per riassumere, il reporting sulla gestione del progetto dovrebbe essere:
- L’efficace collegamento di comunicazione tra tutti i diversi stakeholder del progetto e dell’organizzazione
- La raccolta di dati e informazioni importanti sul progetto
- Il sistema che garantisce la ricezione delle informazioni dal personale necessario ogniqualvolta necessario
- La spina dorsale della comprensione da parte dell’organizzazione del progetto, della sua gestione, del suo piano e del suo obiettivo
I 5 principali strumenti di reporting del project manager
1. Scheda attività
Uno dei report più importanti per un project manager è sicuramente la scheda attività.
In questo report verranno inclusi tutti i dettagli relativi al tempo che le risorse impiegano per lavorare al progetto.
Una scheda attività, nello specifico, può tenere sotto controllo i seguenti dettagli:
- Tempo investito da ogni membro del team
- Lavoro completato in un determinato giorno, settimana o mese
- Responsabilità di ciascun membro del team rispetto al compito assegnatogli
- Sovraccarico o sottoutilizzo delle risorse nel progetto
In questo modo un project manager ha un’idea completa del tempo e degli sforzi spesi per il completamento di una particolare attività o dell’intero progetto.
2. Report sulle spese e sui costi
A volte la percezione inganna! Può capitare, infatti, che un progetto sembri andare come previsto, i membri del team lavorano bene e le attività procedono come pianificato, rispettando le scadenze.
Alla chiusura dell’esecuzione del progetto però, arriva il momento di mettere insieme le spese totali sul progetto e, con molta sorpresa, si scopre che il costo sostenuto è ben oltre il budget assegnato al progetto.
In questo modo, quello che si pensava fosse un progetto di successo è in realtà un progetto in perdita.
La soluzione è utilizzare un report che raccolga spese e costi di progetto e che venga aggiornato frequentemente.
Questo report può essere visualizzato dal project manager e dagli stakeholder che approvano i budget e la registrazione delle spese, grandi o piccole che siano, dovrebbe essere effettuata in tempo reale.
3. Report sullo stato del progetto
Il report sullo stato del progetto sarà indicativo di:
- Lavoro completato
- Scadenza ritardata
- Varianza nella pianificazione
- Varianza del costo
- Monitoraggio dei problemi
- Monitoraggio del rischio
- Attività in sospeso
Oltre a questi aspetti, si possono aggiungere altre informazioni rilevanti per il progetto nello specifico.
Da sottolineare però che questo report non deve entrare troppo nei dettagli, ma deve dare queste informazioni in maniera diretta, chiara e conciso.
Per approfondimenti sui vari argomenti, si potrà tenere un meeting dedicato.
4. Report sul carico di lavoro delle risorse
Simile alla scheda attività, il report sul carico di lavoro delle risorse terrà traccia della quantità di lavoro assegnata a ciascun membro del team di progetto.
In TwProject abbiamo a cuore le risorse umane, fulcro del progetto di successo, per questo abbiamo ipotizzato una serie di strumenti e azioni dedicate.
Questo report è molto vantaggioso per il project manager negli incarichi o nell’assegnazione del lavoro.
5. Report di portfolio
Questo è un report dedicato specialmente a quei project manager che gestiscono più di un progetto contemporaneamente.
Questo documento mostrerà il numero di progetti che il project manager sta gestendo e garantirà che le date importanti di ognuno siano accanto al progetto giusto, così da mantenere un quadro generale.
Questo è un report piuttosto schematico e può essere facoltativo per molti, ma in molti casi può risultare utile al project manager per tenere traccia di tutti i suoi progetti e di ciò che richiede la sua attenzione in quel particolare momento.
Come può aiutarti un software di project management?
I report di progetto non sono quindi sono solo delle liste da spuntare, ma sono molto di più, e quanto potrebbe aiutarci avere un sotware unico in cui inserire i nostri progetti, averne l’avanzamento in tempo reale e soprattutto i report a fine lavori?
Il reporting del progetto significa mantenere aperta la comunicazione con gli stakeholder, risolvere i problemi prima che si presentino e mantenere alta la qualità dei risultati.
Un software di gestione progetti come Twproject offre un monitoring costante che ti permetterà di avere report in ogni momento del ciclo di vita del progetto.
Infine, il sistema di reporting di progetto può creare dati storici per migliorare la pianificazione futura e consentire confronti.
