Gestire uno sponsor di progetto

Uno dei fattori critici di successo per qualsiasi progetto è la presenza e la partecipazione di uno sponsor di progetto efficace.

Spesso titolare di una posizione senior all’interno dell’organizzazione, lo sponsor del progetto è responsabile dell’avvio e dell’approvazione del progetto e del supporto del project manager durante l’esecuzione.

Lo sponsor del progetto identifica le esigenze aziendali alla base del progetto, aiuta il project manager a mantenere il lavoro in carreggiata e garantisce che l’organizzazione goda di tutti i benefici dei risultati finali.

Gli attributi chiave di uno sponsor di progetto

Lo sponsor del progetto deve possedere un forte apprezzamento degli obiettivi strategici dell’organizzazione, comprendere il proprio ruolo di sponsor, esercitare influenza e sarebbe un vantaggio se avesse esperienza diretta nella gestione di progetti.

Alcuni attributi chiave per uno sponsor di progetto sono:

• Mentalità strategica e innovativa
• Intelligenza emotiva
• Ottime capacità di comunicazione, inclusa la negoziazione e la gestione dei conflitti
• Forti processi decisionali

Ruoli e responsabilità degli sponsor del progetto

A differenza del project manager, che sovrintende al team e all’esecuzione quotidiana dei compiti chiave, lo sponsor aiuta a creare l’ambiente giusto per supportare il project manager.

Questo supporto può assumere una varietà di forme come:

• Allineare il progetto con la strategia aziendale.
• Partecipare alla pianificazione del progetto.
• Garantire che la soluzione proposta risolva il problema concordato ed i requisiti.
• Assistenza nella gestione delle risorse.
• Garantire che il progetto sia avviato ed eseguito in conformità con gli standard stabiliti e le migliori pratiche.
• Monitorare i progressi del progetto e aiutare nell’intraprendere azioni correttive se necessario.
• Coltivare il buy-in e il coinvolgimento degli stakeholder.
• Fornire informazioni tempestive e informate su decisioni chiave riguardanti il progetto.
• Risoluzione di problemi e conflitti che esulano dall’ambito dell’autorità del project manager.
• Valutare il successo del progetto al suo termine.
• Celebrare e premiare il successo.
• Mentoring del project manager secondo necessità.

Con responsabilità così numerose ed un ruolo così attivo, lo sponsor del progetto è uno dei veri proprietari del progetto.

Non c’è da meravigliarsi quindi se uno sponsor può creare o distruggere un progetto.

Sfide nel lavoro con uno sponsor del progetto

Lo sviluppo di una relazione vantaggiosa con lo sponsor del progetto è complicato per diversi motivi.

In genere, gli sponsor del progetto vengono assegnati a un progetto prima dell’inizio del lavoro, il che significa che i project manager raramente hanno l’opportunità di sceglierlo.

Inoltre, potrebbe essere assegnato come sponsor di progetto un individuo che non ha esperienza di project management ma che va a ricoprire il ruolo a causa – per esempio – della sua anzianità all’interno dell’organizzazione.

Gli sponsor del progetto sono persone in genere impegnate anche in altre attività, al di fuori del progetto, e potrebbero non avere il tempo sufficiente di fornire consigli utili e supporto in caso di difficoltà.

I project manager che lavorano con sponsor non efficienti o inutili hanno due scelte: andare avanti nel migliore dei modi o “gestire” e aiutare lo sponsor del progetto a svolgere il proprio ruolo.

Quattro passaggi chiave per lavorare con lo sponsor di progetto

Ecco i quattro passaggi che possono aiutare nel lavorare con lo sponsor del progetto:

1. Impostare le aspettative

Prima di avviare un nuovo progetto, è fondamentale incontrare lo sponsor del progetto per decidere come collaborare. Questo passaggio è particolarmente importante se il project manager non ha mai lavorato con lo sponsor o se lo sponsor sta assumendo questo ruolo per la prima volta.

È buona prassi svolgere questo incontro anche se le due parti hanno già lavorato insieme in precedenza e anche se lo sponsor è esperto. Ogni progetto è infatti diverso e richiede un allineamento sin dall’inizio.

Utilizzare l’incontro per stabilire ruoli e responsabilità, identificare le risorse richieste e stabilire un piano di comunicazione, riesaminare e perfezionare il piano del progetto, identificando le principali tappe e le milestone.

2. Riunione preliminare

Chiedere allo sponsor di progetto di partecipare all’incontro preliminare con il team per condividere la propria visione del progetto e il risultato sperato.

In questo modo anche il team di progetto potrà avere idee più chiare su tutti gli stakeholder di progetto e, nel caso dello sponsor di progetto, conoscerlo personalmente.

3. Comunicazione

 Mentre il progetto procede, mantenere lo sponsor impegnato e informato. I canali di comunicazione includono riunioni sullo stato, report automatizzati e dashboard utilizzando ad esempio un software di project management. Il piano dovrebbe inoltre delineare i processi per affrontare situazioni urgenti.

È anche importante esaminare lo stile di comunicazione e le preferenze dello sponsor e adattarle secondo necessità.

4. Mantenere lo sponsor coinvolto

Oltre agli aggiornamenti e ai rapporti sullo stato, il project manager deve periodicamente chiedere allo sponsor informazioni e indicazioni. È importante cercare il loro input quando si tratta di problemi e difficoltà o quando si devono confrontare approcci alternativi.

Uno sponsor di progetto valido, infatti, dovrebbe curare e supportare il project manager e ha una vasta conoscenza da condividere. Coinvolgere uno sponsor di progetto aiuta a costruire una relazione gratificante per tutti.

La relazione con lo sponsor e il documento di fine progetto

Al termine di un progetto, un project manager deve sempre procedere ad un’analisi riguardante la relazione con lo sponsor di progetto.

Questo può aiutare a migliorare l’impegno degli sponsor e la gestione degli eventuali progetti futuri.

• Cosa ha funzionato e cosa no?
• Quali sfide nel rapporto con lo sponsor di progetto sono state incontrate?
• Esistono strumenti o processi specifici quando si lavora con gli sponsor?

Queste ed altre domande servono per fare un bilancio delle esperienze. Sono la chiave per stabilire le best practice in modo da instaurare una relazione efficiente fra project manager e sponsor di progetto.