Gestire un progetto per il no-profit

La partecipazione di organizzazioni non profit alla crescita del settore industriale e dei servizi nelle società occidentali è aumentata in maniera considerevole negli ultimi anni.

Alcune delle questioni sociali ed economiche insorte nell’ambito dello sviluppo sostenibile sono già state ben recepite da questo specifico tipo di organizzazioni.

Nel campo del Project Management però, la letteratura scientifica incentrata sulla gestione di progetti nelle organizzazioni non profit sembra essere povera.

È difficile, infatti, trovare dati ed elementi di analisi sulle pratiche di gestione del progetto nel settore non profit.

È vero, al contempo, che, per la stragrande maggioranza di queste organizzazioni, i progetti sembrano essere il modo fondamentale di sviluppare l’attività.

Sebbene i principi di gestione dei progetti, le best practices e gli standard siano applicabili a una vasta gamma di progetti, ci sono differenze tra progetti profit e no-profit.

Le Aziende e le organizzazioni devono, quindi, adattare questi elementi ai loro progetti e al loro settore nello specifico.

Vediamo quindi oggi come gestire un progetto per il no-profit.

Cosa sono esattamente le organizzazioni no-profit

Il termine “organizzazione, ente o associazione no-profit” è una parola che ormai rientra nel linguaggio che usiamo tutti i giorni.

Questo tipo di organizzazioni fanno parte del Terzo Settore, e hanno come peculiarità quella di avere fini solidaristici e di essere realizzate senza finalità di lucro. In sostanza colmano delle lacune dello stato che non sempre riesce a fornire il giusto sostegno sociale o il giusto apporto culturale assistenziale ecc. …

In Italia le società no-profit sono aumentate esponenzialmente negli ultimi anni, portando ad una vera e propria riforma del terzo settore.

L’ultimo Rapporto Istat presentato a dicembre 2017 mappa circa 340 mila istituzioni non profit, oltre 5 milioni di volontari e 788 mila dipendenti.

Differenze tra progetti no-profit e progetti profit
La gestione del progetto non profit è diversa da quella del profitto?

Non è che la gestione del progetto senza fini di lucro sia diversa dalla gestione del progetto for-profit, ma è il contesto organizzativo ad essere estremamente diverso.

La gestione del progetto nelle organizzazioni no-profit si differenzia per alcuni aspetti. Vediamo quali.

Innanzitutto, la maggior parte delle attività sono svolte da volontari. Questo aspetto, pone, di conseguenza, il project leader di fronte a nuove e differenti sfide per la gestione delle risorse umane. Inoltre, le gerarchie tendono ad essere meno strutturate, costringendo i project manager a fare molto più affidamento su influenza e leadership.

Anche se pianificazione strategica, governance, processi e indicatori chiave di prestazione sono adottati da organizzazioni no-profit strutturate e mature. La situazione è mutevole. La realtà, infatti, è diversa per un gran numero di organizzazioni che riscontrano un impatto negativo sul portafoglio e hanno a che fare con la gestione di progetti con priorità mutevoli.

Anche i cicli di vita del budget e la gestione delle finanze, cambiamo. Sono solitamente meno prevedibili perché le organizzazioni no-profit dipendono da donazioni e sovvenzioni. I fondi ristretti, i vincoli e le normative legali pongono un ulteriore livello di complessità nella gestione del progetto. Finanziamento, sovvenzioni o donazioni, acquisire team di progetto (ossia i volontari), sono solo alcuni esempi delle reali necessità.

Nelle organizzazioni no-profit , inoltre, la gestione degli stakeholder assume un aspetto ancora più importante e critico. Questo perché le organizzazioni no-profit si interfacciano spesso con governi, aziende private, agenzie di regolamentazione, comunità e altro.

Somiglianze tra progetto no-profit e progetti profit

Ci sono anche ovviamente diverse somiglianze nella gestione dei progetti tra organizzazioni tradizionali e organizzazioni no-profit.

Entrambe le tipologie di progetti necessitano, infatti, di un piano che identifichi gli obiettivi, definisca lo scopo, assegni compiti e abbia criteri di risultato misurabili.

I progetti richiedono un programma con dettagli delle attività, dipendenze, assegnazioni e revisioni periodiche, poiché il fine ultimo è quello di raggiungere gli obiettivi strategici dell’organizzazione.

I PM di entrambi i settori hanno comunque a che fare con acquisizione delle risorse e la gestione delle stesse.

Il costo reale del progetto è fondamentale nella valutazione e potrebbe essere il criterio decisivo in una valutazione di avvio.

Gestire un progetto no-profit è impegnativo quanto un progetto profit. Ecco perché diventa fondamentale attivare Strumenti e Tool di Project Management, per la pianificazione, il tracciamento dei costi e dei tempi e la gestione delle risorse .

Una comunicazione efficace con le principali parti interessate è essenziale.

I rischi devono essere identificati e gestiti.

A quali aspetti porre particolarmente attenzione nella gestione di un progetto per il no-profit?

Il project manager in una organizzazione no-profit deve porre particolare attenzione ai seguenti punti:

• Individuazione degli stakeholder di progetto
• Analisi degli stakeholder approfondita e individuazione di quelli con influenza maggiore sul progetto
• Produrre una Work Breakdown Structure
• Selezionare i membri del team di progetto sulla base delle competenze necessarie e strutturare un piano di formazione per le risorse che ne hanno bisogno
• Responsabilizzare i membri del team e gli stakeholder, se necessario, costruendo una matrice di assegnazione delle responsabilità
• Definire il diagramma di Gantt del progetto per tenere d’occhio il contributo di ogni risorsa
• Comunicare il metodo con il quale verrà eseguito il monitoraggio ed il controllo del progetto e delle sue attività
• Organizzare all’inizio di ogni progetto un kick-off meeting in cui verranno esposte tutte le informazioni citate anteriormente e in cui si risponderà ad eventuali dubbi od obiezioni

In conclusione, possiamo quindi dire che le organizzazioni no-profit presentano caratteristiche simili alle organizzazioni tradizionali. Allo stesso tempo presentano obiettivi molto differenti che vanno quindi ad influire inevitabilmente su come i progetti vengono gestiti.

Nelle ONG i progetti esistono e sono spesso la base del loro lavoro quotidiano e del loro sviluppo futuro.

In alcuni casi però questo tipo di organizzazioni sono talmente concentrate sulla loro missione da non curare sufficientemente i processi interni.

A volte, invece, si concentrano talmente tanto sugli aspetti finanziari necessari alla loro sopravvivenza che dimenticano l’obiettivo e la missione originaria.

Ci sono ancora, quindi, molti passi da fare per creare una cultura adeguata riguardante la gestione dei progetti nelle organizzazioni no-profit.

Noi crediamo in una realtà strutturata. Una realtà in cui anche le organizzazioni no profit possano avere sempre presente la loro missione originaria, ed al contempo strutturarsi internamente.

Per gestire progetti complessi, diventa fondamentale un software di project management.

Per questo abbiamo attivato una politica di licenze scontate dedicate proprio alle organizzazioni no-profit.

Tante le aziende no-profit che ci hanno già scelto, e che portano a compimento i loro progetti.
Se fai parte di una piccola organizzazione non profit che sostanzialmente non ha un budget IT scrivici, potresti chiedere una licenza scontata.