Diagramma di Gantt con Excel: quali limiti?

Il diagramma di Gantt con Excel può essere paragonato ad uno creato in un software di project management?

Lo scoprirai tra poco proseguendo con la lettura.

Come ben sai, il diagramma di Gantt è uno strumento essenziale nel project management per visualizzare il progresso di ogni attività.

Spesso, i project manager si affidano a Excel per creare questi grafici, utilizzando barre orizzontali per rappresentare le serie di dati relative alle date di inizio e fine delle attività.

Ma quali sono i limiti di un Gantt in Excel? Analizziamoli di seguito.

6 limiti nell’uso di Excel per il diagramma di Gantt

1. Gestione statica e rigida delle attività

Excel non è stato progettato specificamente per il project management (approfondisci qui).

La natura di Excel, essendo un foglio di calcolo, comporta una gestione statica e rigida delle attività all’interno di un diagramma di Gantt. Questo implica diverse sfide specifiche tra cui:

• Aggiornamenti manuali: ogni modifica relativa alle date di inizio o fine, durata delle attività o assegnazione delle risorse deve essere inserita manualmente. In un progetto dinamico, dove i tempi e le risorse possono cambiare frequentemente, questo processo diventa non solo laborioso ma anche fonte di errori.
• Risposta lenta ai cambiamenti: in Excel, rispondere rapidamente ai cambiamenti è difficile. Se una data di fine di un’attività viene posticipata, il project manager deve aggiornare manualmente tutte le attività dipendenti. Questo processo è suscettibile a errori di omissione, che possono portare a stime di tempo e risorse inesatte.
• Mancanza di automazione: non essendoci funzionalità di automazione specifiche per il project management, la pianificazione delle attività diventa un processo che richiede molto tempo, privo della capacità di aggiustamenti rapidi e automatici in risposta alle variazioni del progetto.

2. Complessità nella visualizzazione di dipendenze

In un diagramma di Gantt, è cruciale visualizzare le dipendenze tra le attività.

Le dipendenze sono fondamentali in ogni progetto, indicano come il ritardo o l’accelerazione di una task influenzi le altre. Excel presenta significative limitazioni in questo ambito:

• Mappatura manuale: le dipendenze devono essere mappate manualmente in Excel, spesso attraverso l’uso di commenti o una complessa organizzazione delle celle. Questo metodo è poco intuitivo e rende difficile per i membri del team visualizzare rapidamente come le attività siano connesse tra loro.
• Aggiornamenti complicati: quando una dipendenza cambia, il project manager deve trovare e aggiornare ogni riferimento manualmente. Questo non solo è propenso ad errori ma anche estremamente inefficiente, specialmente in progetti con molte interdipendenze.
• Visualizzazione limitata: Excel non offre un modo chiaro e immediato per distinguere visualmente le diverse tipologie di dipendenze (ad esempio, inizio-a-inizio, fine-a-fine, ecc.). Questo limita la capacità di analisi e pianificazione del project manager, che deve ricorrere a soluzioni esterne per tentare di ovviare a questa mancanza.

3. Limitazioni nella scalabilità

I progetti di grandi dimensioni possono diventare particolarmente problematici in Excel.

Man mano che il numero di attività e di membri del team aumenta, il file diventa più pesante e lento da gestire. Questo limite nella scalabilità può ostacolare la gestione efficiente di progetti complessi.

4. Assenza di collaborazione in tempo reale

La collaborazione è un aspetto fondamentale nel project management.

Excel non supporta la collaborazione in tempo reale, il che significa che i membri del team non possono lavorare contemporaneamente sullo stesso file.

Questa limitazione ostacola la comunicazione e l’aggiornamento in tempo reale delle informazioni, che sono vitali in un ambiente di lavoro dinamico.

La collaborazione su un progetto in Excel tipicamente richiede di inviare il file via email o di caricarlo su un drive condiviso. Questo approccio può portare a confusione su quale sia la versione più aggiornata del file e aumentare il rischio di sovrascritture accidentali.

Inoltre, senza la possibilità di lavorare contemporaneamente sullo stesso file, i membri del team devono aspettare che una persona completi il suo lavoro e aggiorni il file prima che un’altra possa iniziare. Questo rallenta significativamente il processo di aggiornamento e revisione del progetto.

In aggiunta, è difficile tracciare chi ha apportato quali modifiche e quando. Questa mancanza di tracciabilità può portare a difficoltà nel gestire la responsabilità e nel comprendere la cronologia delle modifiche apportate al progetto.

5. Mancanza di funzionalità specifiche

Excel non offre funzionalità specifiche per il project management, come il tracciamento del progresso delle attività, allarmi per scadenze imminenti o integrazioni con altri strumenti.

Questa mancanza rende difficile una gestione completa e dettagliata del progetto.

6. Difficoltà nella personalizzazione e interpretazione

Creare un diagramma di Gantt visivamente chiaro e facilmente interpretabile, come abbiamo già detto, può essere complicato in Excel.

La personalizzazione e l’interpretazione di diagrammi di Gantt in Excel presentano sfide uniche, in particolare per team diversificati o progetti complessi:

• Personalizzazione avanzata: per adattare un diagramma di Gantt alle specifiche esigenze di un progetto, gli utenti devono spesso ricorrere a soluzioni manuali complesse, come l’aggiustamento delle formule, la modifica delle barre di formato condizionale o la creazione di macro.

Questo richiede una conoscenza avanzata di Excel, che non tutti i membri del team possono avere.

• Chiarezza visiva: mantenere la chiarezza visiva in un diagramma di Gantt può essere difficile in Excel.

Senza strumenti dedicati, distinguere tra diverse fasi del progetto, priorità delle attività, o stati di avanzamento richiede sforzi significativi per la personalizzazione visiva, che possono non essere intuitivi o facilmente interpretabili da tutti i membri del team.

• Interpretazione dei dati: per i team che includono membri con diversi livelli di abilità in Excel, l’interpretazione dei diagrammi di Gantt può diventare una barriera. Senza una presentazione chiara e accessibile delle informazioni, la comunicazione e la comprensione dello stato del progetto possono essere compromesse.

Supera i limiti di Excel con Twproject

L’utilizzo di Excel per la creazione di diagrammi di Gantt ha dimostrato nel tempo di avere dei limiti significativi, soprattutto per quanto riguarda la gestione di progetti complessi e la necessità di una collaborazione efficace tra i membri del team.

Twproject è il software di project management che comprende una serie di funzionalità avanzate e integrative.

Il software crea un diagramma di Gantt dinamico e interattivo, che non solo permette una pianificazione dettagliata delle attività ma anche una gestione in tempo reale delle risorse, delle dipendenze tra le attività e delle milestone.

Inoltre, Twproject consente di visualizzare contemporaneamente il Gantt e le ToDo list, facilitando la gestione dei compiti e la loro allocazione durante i meeting di progetto. Questa integrazione offre una panoramica completa del progetto, migliorando la comunicazione tra i membri del team e consentendo una gestione più efficace del carico di lavoro.

Nell’ultima release di Twproject, abbiamo introdotto le tipologie di dipendenze elastiche nel diagramma di Gantt, per consentire una maggiore flessibilità nella pianificazione delle attività. Queste dipendenze elastiche consentono di gestire le sovrapposizioni e i tempi morti tra le fasi del progetto in modo più realistico, aderendo meglio alla natura dinamica dei progetti moderni.

La possibilità di modificare le dipendenze in modo intuitivo e la gestione dell’elasticità delle fasi del progetto rappresentano un netto miglioramento rispetto alla rigidità dei diagrammi realizzati con Excel.

Inoltre, Twproject si distingue per la sua capacità di offrire una visione d’insieme del progetto che include non solo le attività pianificate ma anche l’avanzamento reale, grazie all’aggiornamento automatico dei dati all’interno del Gantt. Questo aspetto è fondamentale per mantenere tutti i membri del team aggiornati sullo stato di avanzamento del progetto e per prendere decisioni tempestive basate su informazioni accurate.

Twproject rappresenta la soluzione ideale per i project manager, offrendo un approccio più integrato e dinamico alla gestione dei progetti.

Con le sue funzionalità avanzate e la sua interfaccia intuitiva, si posiziona come uno strumento indispensabile per il successo del project management.