Cos’è un Project Manager Assistant

Un project manager assistant, o assistente al manager di progetto, è generalmente qualcuno che, come dice il titolo stesso, assiste il project manager.

Questa persona in genere ha una certa istruzione o esperienza nella gestione dei progetti e probabilmente sta puntando ad una carriera come project manager.

Progetti di grandi dimensioni, eccessivamente complessi o altamente critici possono richiedere un project manager assistant per aiutare e supportare nei compiti di gestione e supervisione.

Quali sono i compiti di un project manager assistant?

Il ruolo principale di un project manager assistant è assistere appunto il project manager nella ricerca, sviluppo e gestione dei progetti dall’inizio e durante l’intero ciclo di vita del progetto.

Alcuni assistant possono anche gestire e monitorare pressoché in autonomia semplici progetti propri o segmenti principali di un progetto complesso.

Fra le responsabilità ed i compiti richiesti in questa posizione troviamo:

• Assistenza nella pianificazione e nella gestione del progetto
• Sviluppo di piani di comunicazione interni ed esterni efficaci
• Capacità di leadership, motivazione e sviluppo del personale
• Aggiornamento e reporting sullo stato di avanzamento della pianificazione
• Aggiornamento e reporting sul budget e sulla spesa
• Identificazione dei requisiti e delle lacune in termini di risorse
• Qualsiasi altro compito di gestione del progetto che sia di routine, standardizzato o a basso rischio

Questi compiti possono variare da organizzazione a organizzazione e da progetto a progetto. In generale, però, si tratta delle mansioni standard che possono essere delegate a un assistente al project manager.

Le qualità di un project manager assistant

Per svolgere i suoi compiti al meglio e per aspirare ad una carriera come project manager, un assistente al manager di progetto deve possedere determinate qualità. Vediamo quali:

Gestione del tempo e competenze organizzative

La gestione del tempo e le capacità organizzative consentono agli assistenti di progetto di aiutare i project manager a rimanere in pista, per assicurarsi che le scadenze siano rispettate. Gli assistenti di progetto devono essere organizzati e gestire bene il proprio tempo, in modo che possano sempre sapere cosa sta succedendo in ogni fase del progetto. Questo è fondamentale per aiutare a mantenere il progetto in linea con le tempistiche e con il budget.

Capacità di adattamento e capacità di gestione dello stress

Adattabilità e gestione dello stress sono abilità necessaria per un project manager assistant. Queste capacità permettono di gestire efficacemente le molte incognite che accompagnano qualsiasi progetto. I livelli di stress possono alzarsi in modo evidente quando subentrano cambiamenti di obiettivi, eventuali blocchi o collegamenti mancanti nelle attività. L’incertezza causata da queste varianti può portare ad errori, incomprensioni e problemi di comunicazione. Durante questo caos, gli assistenti di progetto devono quindi essere in grado di gestire la frustrazione e lo stress che ne risultano.

Competenze informatiche e matematiche

Gli assistenti di progetto hanno bisogno di buone competenze informatiche per riuscire a gestire le forme di comunicazione elettronica, ma non solo. Dovrebbero anche essere abili nel creare fogli di calcolo e utilizzare programmi di elaborazione di testi, oltre ad essere scaltri nell’uso del software di pianificazione dei progetti. Le competenze matematiche sono necessarie per aiutare i project manager a creare e gestire i budget ed eseguire stime dei costi.

Abilità comunicative

Secondo il Project Management Institute, il 75% delle organizzazioni che completano in media l’80% dei progetti in tempo e rispettando il budget hanno una cosa in comune: una comunicazione chiara ed efficace durante il progetto. Il project manager assistant svolge un ruolo cruciale nel decidere quale metodo di comunicazione è preferito dagli stakeholder (e-mail, chat, di persona, telefono) e gli orari e la frequenza desiderati. Deve sempre assicurare che la comunicazione soddisfi tali linee guida. Buone capacità comunicative sono anche necessarie quando si incontrano i membri del team, i dipendenti ed i clienti. Questo vale sopratutto nei momenti di disaccordo per gestire il conflitto.

Leadership e capacità di risoluzione dei problemi

L’importanza delle capacità di leadership e di risoluzione dei problemi non può essere dimenticata. Quando il project manager non è disponibile, l’assistente di progetto può assumere alcune delle responsabilità del progetto. La capacità di prendere in carico quando necessario e di valutare le situazioni e determinare il corretto corso di azione è una delle migliori qualità che un assistente di progetto possa possedere.

Come si può diventare project manager assistant?

Iniziare in una posizione come assistente al project manager può essere un buon modo per acquisire esperienza e progredire nel percorso professionale verso una carriera di project manager.

I requisiti del lavoro e le competenze richieste dipenderanno nello specifico dall’organizzazione e dal progetto.

Tuttavia, i requisiti sono in genere inferiori a quelli richiesti nel caso di un project manager.

Sicuramente un punto a favore per coprire la posizione di assistant è quello di intraprendere un percorso di formazione come project management e possedere la relativa certificazione.

Fare l’assistente di un project manager è quasi un passaggio obbligato per diventare un vero PM.

Il periodo di tempo lavorativo passato all’assistenza di un project manager sarà utile per dimostrare le proprie capacità e la propria professionalità per fare il grande salto.

Durante il periodo di assistenza al project manager sarà possibile imparare da un project manager senior l’arte della gestione dei progetti per farne tesoro e diventare un project manager di successo.