Un brief di progetto è un documento fondamentale per trasmettere gli obiettivi principali del progetto in modo che tutti capiscano cosa dovranno fare.
I progetti non nascono e basta.
C’è molto lavoro da fare prima che vengano approvati e, una volta ottenuto il via libera, sono necessari ancora più pianificazione e dettagli.
Ecco quindi spiegato in questo articolo come un brief di progetto può salvare il tuo progetto.
INDICE
Che cos’è un brief di progetto?
Un brief di progetto è un documento che delinea gli obiettivi, l’ambito e i risultati finali di un progetto.
La sua funzione principale è quella di fornire una panoramica chiara a tutti i soggetti coinvolti, qualunque sia il loro ruolo o livello di capacità tecnica.
Un brief ben definito ha un impatto significativo sul successo di un progetto perché è in grado di allineare le aspettative e ridurre al minimo le incomprensioni.
Non si tratta di un documento dettagliato come un piano di progetto, ma è comunque parte molto importante nel project management perché non si limita a delineare ambito e obiettivi, ma funge anche da strumento di comunicazione.
Un buon brief è il fondamento su cui costruire un piano di progetto solido, e garantire il successo.
Chi è responsabile della stesura del brief del progetto?
La stesura del brief di progetto è un compito cruciale e, nella maggior parte dei casi, la responsabilità non ricade su un solo individuo. Di solito, è un processo collaborativo che coinvolge vari attori chiave.
Ecco un approfondimento sui principali responsabili della stesura del brief di progetto:
1. Responsabile del progetto: nella maggior parte dei casi, il project manager è al timone della creazione del brief del progetto. Con una visione completa della portata, degli obiettivi e delle risorse del progetto, il project manager è nella posizione ideale per delineare chiaramente cosa il progetto deve raggiungere e come. Ha anche la responsabilità di garantire che il brief sia allineato con le aspettative degli stakeholder e che sia facilmente comprensibile per tutti i membri del team.
- Compiti specifici: il project manager raccoglie input dai vari stakeholder, struttura il documento in modo coerente e chiaro, e si assicura che tutte le informazioni rilevanti siano incluse. Questo può includere dettagli come obiettivi, deliverable, timeline, risorse necessarie e potenziali rischi.
2. Sponsor o promotore del progetto: è spesso colui che ha l’autorità di avviare il progetto e che fornisce le risorse necessarie per il suo sviluppo. Questa figura può essere un dirigente o un gruppo di dirigenti all’interno dell’organizzazione.
- Compiti specifici: gli sponsor forniscono una visione strategica e delineano le aspettative generali del progetto. Collaborano con il project manager per definire gli obiettivi principali e per garantire che il progetto sia allineato con la strategia aziendale complessiva. Inoltre, approvano il brief finale e forniscono supporto per risolvere eventuali problemi che possono sorgere.
3. Principali stakeholder: le parti interessate, in particolare quelle con interessi o investimenti significativi nel progetto, possono contribuire con preziose informazioni o richieste che non possono essere ignorate.
- Compiti specifici: gli stakeholder forniscono input preziosi basati sulle loro esigenze e aspettative. Possono includere membri del team, utenti finali, partner esterni e altre figure rilevanti. Il loro coinvolgimento è cruciale per garantire che il brief rispecchi accuratamente le necessità del progetto e non trascuri aspetti importanti che potrebbero influenzarne il successo.
4. Esperti in materia: a seconda della natura del progetto, gli esperti nel settore pertinente potrebbero essere coinvolti per prestare la loro esperienza, soprattutto per quanto riguarda tematiche più sensibili, come la sostenibilità. Possono essere interni all’organizzazione o consulenti esterni.
- Compiti specifici: questi esperti contribuiscono con conoscenze specialistiche che possono essere fondamentali per la definizione degli aspetti tecnici del progetto. La loro esperienza è particolarmente preziosa in settori complessi o altamente regolamentati, dove una comprensione dettagliata è essenziale per evitare errori costosi e per garantire la conformità alle normative.
Esempio di brief di progetto
Non esiste un unico modo per creare un brief di progetto, ma quella che segue è una guida dettagliata su come strutturare un brief di progetto, con ciascun elemento spiegato in modo approfondito.
a) Nome del progetto: Il progetto deve avere un titolo descrittivo e chiaro che rifletta l’essenza del progetto.
Esempio: “Sviluppo di una piattaforma di e-commerce per prodotti artigianali locali.”
b) Project manager: Specificare chi guiderà il progetto includendo le informazioni di contatto in modo che chiunque abbia domande possa contattare la persona in carico.
Esempio:
- Nome: Maria Rossi
- Email: maria.rossi@example.com
- Telefono: +39 123 456 7890
c) Informazioni sugli stakeholders: includere le informazioni di contatto delle parti interessate al progetto. Queste sono tutte quelle persone che hanno un interesse acquisito nel progetto e nel suo risultato.
Esempio:
- Sponsor del progetto: Luca Bianchi (luca.bianchi@example.com)
- Cliente principale: Marco Verdi (marco.verdi@example.com)
- Utente finale rappresentativo: Anna Neri (anna.neri@example.com)
d) Team di progetto: Elencare tutti i membri del team e i loro ruoli. Per un progetto di grandi dimensioni, ciò può includere solo i leader chiave del team. Una chiara definizione dei compiti garantisce che ogni membro del team sappia cosa deve fare, portando a un flusso di lavoro più efficiente.
Esempio:
- Team Leader: Giovanni Gialli
- Sviluppatore Front-End: Laura Blu
- Sviluppatore Back-End: Paolo Grigi
- Designer UI/UX: Greta Rosa
- Specialista Marketing: Federica Viola
e) Obiettivi del progetto: Quali saranno i risultati finali e quali criteri misureranno il successo.
Esempio:
Obiettivo principale:
Creare una piattaforma di e-commerce user-friendly per la vendita di prodotti artigianali locali.
Obiettivi secondari:
- Aumentare la visibilità online dei produttori locali.
- Integrare un sistema di pagamento sicuro.
- Implementare funzionalità di recensioni e feedback degli utenti.
Criteri di successo:
- Raggiungere 10.000 visite mensili entro sei mesi dal lancio.
- Ottenere un punteggio di soddisfazione degli utenti superiore a 4.5/5.
f) Cronologia del progetto: la sequenza temporale dovrebbe specificare le date di inizio e fine del progetto, comprese le milestone principali.
Esempio:
Data di inizio: 1 Giugno 2024
Data di fine: 31 Dicembre 2024
Milestone:
– Fase di pianificazione completata: 30 Giugno 2024
– Sviluppo del prototipo: 31 Agosto 2024
– Test e correzioni: 31 Ottobre 2024
– Lancio della piattaforma: 31 Dicembre 2024
g) Budget del progetto: Includere tutti i costi relativi al progetto e tenere conto di eventuali spese impreviste.
Esempio:
- Totale stimato: € 100.000
- Sviluppo software: € 50.000
- Design: € 20.000
- Marketing: € 15.000
- Spese operative: € 10.000
- Contingenze: € 5.000
h) Rischi e vincoli: Ogni progetto comporta potenziali rischi e vincoli. Identificarli tempestivamente può sicuramente aiutare a mitigare eventuali problemi futuri.
Esempio:
Rischi:
- Ritardi nello sviluppo: Mitigazione attraverso un piano di lavoro dettagliato e monitoraggio continuo.
- Problemi di integrazione del sistema di pagamento: Mitigazione con test anticipati e supporto tecnico dedicato.
Vincoli:
- Budget limitato: gestione oculata delle risorse e controllo rigoroso dei costi.
- Tempistiche strette: pianificazione accurata e utilizzo di metodologie agili per adattarsi rapidamente ai cambiamenti.
In alcuni casi, si potranno includere maggiori informazioni, ma un brief di progetto vuole essere un buon equilibrio fra ciò che è rilevante e ciò che diventa dettaglio.
Brief di progetto con Twproject
Twproject è un potente software di project management che offre una suite completa di strumenti per la gestione efficace dei progetti.
Questo strumento non solo facilita la redazione del brief di progetto, ma supporta anche l’intera gestione delle attività e delle risorse.
Consente al project manager di strutturare il brief in modo dettagliato, integrando obiettivi, risorse, tempistiche e responsabilità in un’unica piattaforma accessibile e personalizzabile.
Tutte le parti interessate del progetto saranno costantemente aggiornate in tempo reale, migliorando la comunicazione e l’efficienza.
Con funzionalità in grado di pianificare, monitorare e creare report su progressi e prestazioni, sarà sufficiente questo unico software per gestire tutti gli aspetti che abbiamo visto in questo articolo (e molto altro).
Inoltre, un software di project management come Twproject supporta la pianificazione e il tracciamento delle attività, permettendo di monitorare l’avanzamento del progetto rispetto ai tempi stabiliti e di intervenire prontamente in caso di deviazioni dal piano originale.
Questo non solo ottimizza la gestione del lavoro ma allinea meglio le aspettative, contribuendo significativamente al successo del progetto.
Seguendo le linee guida di questo articolo e utilizzando Twproject, i project manager potranno creare un brief di progetto efficace e gestire le attività in modo efficiente.
