Nella frenesia della vita quotidiana, spesso ci troviamo sommersi da impegni e scadenze, con la sensazione di non avere il tempo sufficiente per tutto.
Il problema che si riscontra frequentemente è la scarsa definizione delle priorità. Avere tante cose da fare non significa essere produttivi.
Per questo motivo, è fondamentale saper stabilire le priorità in modo efficace, concentrandoci su ciò che è veramente importante e urgente.
INDICE
Le persone hanno la tendenza a dare la priorità ai compiti urgenti rispetto a qualsiasi altra attività, indipendentemente dai vantaggi a lungo termine.
Imparando a distinguere tra compiti urgenti e importanti, è possibile concentrare più tempo ed energie sulle cose che contano di più.
E la matrice di Eisenhower aiuta a fare proprio questo.
In questo articolo, presenteremo la Matrice di Eisenhower, un metodo semplice e pratico per organizzare le nostre attività e gestire al meglio il nostro tempo.
Cos’è la matrice di Eisenhower?
La matrice di Eisenhower, conosciuta anche come Matrice delle Priorità o Metodo Eisenhower, è uno strumento che aiuta ad organizzare le attività in base all’urgenza e all’importanza, in modo da poter dare effettivamente priorità al lavoro che conta.
Fu Dwight D. Eisenhower, il 34° presidente degli Stati Uniti a presentare la prima idea che avrebbe poi portato alla matrice di Eisenhower.
In un discorso del 1954, Eisenhower disse: “Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Quelli urgenti non sono importanti e quelli importanti non sono mai urgenti”.
Stephen Covey, ispirandosi alle parole del presidente Eisenhower, sviluppò quello che è diventato uno strumento popolare per la gestione delle priorità: la matrice di Eisenhower, anche conosciuta come matrice di gestione del tempo.
La matrice di Eisenhower può aiutare quando:
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- Si passa la giornata a risolvere i problemi che scaturiscono ogni giorno invece di concentrarsi sulle attività che ha senso completare per raggiungere un determinato obiettivo.
- Una persona è sempre occupata, ma ha la sensazione che il suo lavoro abbia poco impatto.
- Non si stanno facendo progressi sugli obiettivi a lungo termine.
- Si soffre di procrastinazione.
- Si ha difficoltà a delegare compiti.
I quattro quadranti della matrice di Eisenhower
La matrice di Eisenhower ha quattro quadranti che classificano ciascuna attività e ne assegnano un’azione da intraprendere.
Vediamo quali sono nello specifico:
Quadrante 1: compiti urgenti e importanti – da fare immediatamente
Il primo quadrante comprende tutti i compiti urgenti che richiedono attenzione immediata. Queste attività devono essere completate al più presto, altrimenti potrebbero esserci delle conseguenze negative. Questi compiti non sono delegabili.
Alcuni esempi di attività urgenti e importanti possono includere crisi, scadenze imminenti o problemi che richiedono una soluzione immediata.
Quadrante 2: compiti non urgenti ma importanti – da fare in un secondo momento
Le attività nel secondo quadrante non sono urgenti, ma sono importanti per raggiungere gli obiettivi a lungo termine.
Pianificare il proprio tempo per queste attività aumenta le probabilità di realizzarle. La pianificazione riduce anche le possibilità di incontrare distrazioni o di dimenticarle del tutto. Se questi compiti vengono ignorati, finiranno per passare al quadrante 1.
Alcuni esempi includono la pianificazione strategica, la formazione del personale e professionale, il networking.
Quadrante 3: compiti urgenti ma non importanti – da delegare immediatamente
Le attività nel terzo quadrante richiedono attenzione immediata ma potrebbero non contribuire agli obiettivi a lungo termine.
Impiegare tempo per le attività del quadrante 3 non farà che rubare tempo ed energie a scapito di ciò che conta veramente. Poiché questi compiti sono comunque ancora urgenti, la risposta è delegarli immediatamente.
Alcuni esempi possono includere interruzioni, telefonate non cruciali, o riunioni non essenziali.
Quadrante 4: compiti non urgenti e non importanti – da non fare assolutamente
Le attività che non contribuiscono agli obiettivi e non richiedono un’azione immediata appartengono al quarto quadrante, quello dello spreco.
Questi compiti sono spesso distrazioni che distolgono la concentrazione dalle cose realmente importanti. La cosa migliore è evitare questi compiti o, ancora meglio, eliminarli totalmente dalla lista delle cose da fare.
Alcuni esempi di queste attività includono i social media, i giochi online o guardare programmi televisivi di scarso valore.
Questi quattro quadranti sono fondamentali per distinguere tra urgenza e importanza, permettendo di gestire al meglio il proprio tempo e aumentare la produttività focalizzandosi su ciò che davvero conta.
La differenza tra compiti urgenti e importanti
Abbiamo visto che il principio fondamentale alla base della matrice di Eisenhower è la distinzione tra compiti importanti e urgenti.
Un compito urgente richiede attenzione immediata.
Queste attività possono essere reattive, come ad esempio rispondere a una telefonata per risolvere un problema per un cliente, oppure possono essere necessarie per raggiungere un obiettivo, come finire un documento per rispettare una scadenza.
Inoltre, i compiti urgenti hanno conseguenze negative se non vengono affrontati immediatamente. Non chiamare il cliente potrebbe comportare recensioni negative al proprio negozio, mentre non finire il documento prima della scadenza potrebbe comportare la perdita di un finanziamento.
D’altra parte, un compito importante si allinea ai valori personali e contribuisce al completamento di un obiettivo. Sebbene questo tipo di attività non richieda un’azione immediata, dedicarle del tempo permetterà di avanzare verso traguardi importanti.
Ad esempio, creare un portfolio online può aiutare un freelancer a ottenere un nuovo lavoro.
Inoltre, è importante considerare che rimandare attività importanti per un periodo relativamente lungo, potrebbe farle trasformare in compiti urgenti che non possono più essere ignorati.
Esempi di compiti urgenti e importanti
Per comprendere meglio la differenza tra questi tipi di attività, consideriamo alcuni esempi specifici:
- Compiti urgenti e importanti: Risolvere un problema tecnico che blocca la produzione in una fabbrica, partecipare a una riunione di emergenza con un cliente chiave, completare una relazione critica per una scadenza imminente.
- Compiti urgenti ma non importanti: Rispondere a e-mail che richiedono una risposta immediata ma non fondamentale, gestire interruzioni o telefonate non cruciali, partecipare a riunioni di routine che non apportano valore significativo al progetto.
- Compiti non urgenti ma importanti: Pianificare una strategia a lungo termine per la crescita dell’azienda, sviluppare competenze attraverso la formazione continua, coltivare relazioni professionali e fare networking.
- Compiti non urgenti e non importanti: Guardare video divertenti online durante l’orario di lavoro, navigare sui social media senza uno scopo specifico, partecipare a eventi sociali non rilevanti per il proprio lavoro.
L’utilizzo di Twproject per la costruzione della matrice di Eisenhower
Ordinare l’elenco delle cose da fare è la parte più difficile della matrice di Eisenhower, ma con l’automazione non è più necessario eseguire questo passaggio manualmente.
Attraverso l’utilizzo di un software di project management come Twproject sarà possibile determinare quali attività hanno la massima priorità.
Con questo strumento si potranno classificare e codificare tramite colori i vari compiti.
Twproject non è un documento statico come una matrice di Eisenhower ma permette di avere un quadro completo delle attività in ogni momento in tempo reale e poter così organizzare e dare le priorità in modo corretto.
E dare le giuste priorità ai compiti è solamente l’inizio. Twproject permette di monitorare i progressi ed il lavoro del team garantendo il successo del progetto.
Le informazioni ed i dati vengono automaticamente acquisiti e visualizzati in grafici e diagrammi personalizzabili e di facile lettura per una panoramica di alto livello.
