Le agenzie che operano nel settore marketing, che di fatto oggi è quasi interamente costituito dal digital marketing, si trovano al centro di un trend di crescita che continuerà nei prossimi anni.
Le conseguenze di questa crescita sono l’aumento delle sfide quotidiane nella gestione di team e progetti complessi in un mercato sempre più competitivo.
INDICE DEI CONTENUTI
- Come aumentare creatività e produttività in un’agenzia di marketing
- Obiettivo #1: Distribuzione e monitoraggio attività nelle agenzie di marketing
- Soluzione #1: Organizzazione delle attività in bacheche condivise
- Soluzione #2: Timesheet comodi e flessibili
- Obiettivo #2: Analisi degli avanzamenti delle campagne di marketing
- Soluzione #1: Diagramma di Gantt per analizzare progressi e risultati
- Soluzione #2: Gestione unificata di tempi e costi dei progetti per prevenire gli errori di gestione
- Flessibilità e agilità garantite nella gestione dei progetti marketing con Twproject
Le agenzie di marketing, via via che il settore si specializza e diversifica, si trovano ad affrontare compiti complessi con scadenze stringenti e allo stesso tempo hanno necessità di mantenere viva e anzi accrescere la propria creatività.
I progetti in questo settore sono solitamente di dimensioni relativamente ridotte, ma sono tanti e diversificati, studiati per clienti con esigenze molto personalizzate.
La gestione di numerosi clienti e attività costringe a ripensare alle strategie per non ridurre la produttività, pur dovendosi occupare di tanti aspetti lavorativi in contemporanea.
Come aumentare creatività e produttività in un’agenzia di marketing
Per aumentare la produttività sul lavoro si possono mettere in atto diverse strategie.
La prima può sembrare banale e invece molti responsabili di progetto dimenticano di metterla in pratica. Si tratta in primo luogo di “stabilire degli obiettivi”.
Grazie all’esperienza acquisita grazie al dialogo con i nostri clienti che operano nel settore del digital marketing, ti aiuteremo a individuare quali obiettivi tenere a mente nella gestione dei progetti e come raggiungerli.
Il fine comune di tutti gli obiettivi che individueremo e analizzeremo sarà sempre quello di snellire i processi per favorire il tempo dedicato alla creatività, che rimane lo scopo principale, e cruciale, da perseguire.
Obiettivo #1: Distribuzione e monitoraggio attività nelle agenzie di marketing
Quando il team lavora su tanti progetti diversi è fondamentale trovare metodi per centralizzare la comunicazione e semplificare la collaborazione tra le parti.
La comunicazione deve diventare snella e agile, per non interrompere il flusso di lavoro e mantenere alto il livello di estro creativo.
Se la lista di attività da svolgere è chiara e definita, si potrà procedere in maniera molto più sicura e spedita. Se una volta svolti i compiti assegnati, i collaboratori possono annotare il lavoro e il tempo ad esso dedicato in modo rapido e preciso, la gestione del team sarà molto più appagante.
Soluzione #1: Organizzazione delle attività in bacheche condivise
Un modo ottimale per rendere la comunicazione più agile e immediata, con aggiornamenti e feedback in tempo reale, è quello di suddividere le attività in micro-compiti e distribuirli attraverso strumenti come la Kanban board.
La Kanban board è una sorta di lavagna o bacheca virtuale che permette ai membri di una squadra di marketing di essere coinvolti dall’inizio alla fine delle campagne.
Questa board si compone di singole attività, dette To-Do, che rappresentano gli elementi da distribuire all’interno della bacheca tra i vari collaboratori.
Ogni To-Do ha al suo interno una serie di dati, come naturalmente titolo e descrizione, ma anche priorità, stato, progetto di riferimento, categoria, commenti, eccetera.
Un ottimo esempio di Kanban board è quella di Twproject che oltre a possedere tutte le caratteristiche già elencate, presenta una grande flessibilità e consente di visualizzare gli elementi secondo vari criteri di ordinamento.
La Kanban board è molto indicata per la gestione delle campagne di marketing perché consente una visualizzazione simultanea di tutti i dati e le informazioni relative alla campagna e permette di allineare il lavoro tra le parti.
In questo modo ogni collaboratore è in grado di sapere su che fase di progetto è coinvolto e quali sono i task che gli sono stati assegnati.
Il project manager smista e distribuisce i compiti, posizionandoli sulla lavagna e aggiungendo dettagli e informazioni. L’assegnatario può commentare e rispondere, cambiare lo stato di avanzamento, tenere sotto controllo ogni dettaglio.
Se si sceglie di utilizzare Twproject per questo metodo di assegnazione e monitoraggio dei task, il flusso di lavoro ne risulterà incredibilmente migliorato e snellito.
Soluzione #2: Timesheet comodi e flessibili
Il lavoro del digital creator è fatto di tante attività diverse, interventi precisi e mirati si affiancano a operazioni strutturate e a più lunghi lavori di concetto.
Non è dunque mai semplice tenere traccia in una singola giornata di quanto sia stato fatto, per quale cliente o progetto. Peggio ancora quando si deve rendicontare il lavoro su tempi più lunghi.
Ma monitorare con precisione le ore lavorate sui contratti dei clienti è un compito fondamentale per le agenzie di marketing.
Quando ciascun collaboratore usa i propri sistemi per tenere traccia del lavoro svolto, riportare quest’ultimo nei report per il cliente è un’impresa davvero ardua per il project manager.
L’uso di sistemi unificati per la rendicontazione delle ore garantisce invece una coordinazione e un controllo efficaci, ad uso sia interno che esterno.
Ma se si vuole dare la possibilità a ciascun membro del team di rendicontare in maniera personalizzata, anche in funzione della tipologia di lavoro svolto in un certo frangente, è importante che il sistema scelto sia flessibile.
Un buon modello di flessibilità nel conteggio delle ore lavorate è Twproject, che offre molteplici metodi di rendicontazione: dal timesheet settimanale, al timer attivabile direttamente sulle fasi di progetto o sulle attività, e ancora all’inserimento diretto sui compiti conclusi.
Twproject rappresenta per noi una soluzione efficiente per il monitoraggio dell’avanzamento dei progetti e la registrazione delle ore lavorate, consentendoci di risparmiare sia in termini di costi che di energia.
Obiettivo #2: Analisi degli avanzamenti delle campagne di marketing
La definizione della strategia è l’elemento chiave di tutte le campagne di marketing, siano esse digitali o di altra natura.
Non è sempre facile però comunicare la strategia e soprattutto convertirla in obiettivi chiari per tutte le figure coinvolte, e magari con l’aggiunta di tempistiche e scadenze.
Per un project manager in ambito marketing, come abbiamo già esposto nel paragrafo sulla Kanban board, è utile di dotarsi di strumenti visivi che trasformino l’idea teorica in un prospetto illustrato da condividere con le parti coinvolte.
Una volta definito questo prospetto, potremo più facilmente monitorare gli avanzamenti e analizzare i dati ottenuti, correggendo anche gli errori sulle tempistiche e sui costi preventivati.
Soluzione #1: Diagramma di Gantt per analizzare progressi e risultati
Uno strumento non sempre apprezzato dai project manager delle agenzie di marketing e che invece ci sentiamo di consigliare caldamente è il diagramma di Gantt.
Questo strumento visuale consente di mettere nero su bianco tutti gli elementi da tenere sotto controllo e prevederne la durata di implementazione.
Quando le tempistiche di un progetto, come ad esempio il lancio di un nuovo prodotto, vengono pianificate attraverso il diagramma di Gantt, è molto più semplice tenere traccia dei progressi e monitorare le attività in corso e le loro scadenze.
Il diagramma di Gantt sviluppato da Twproject aiuta a gestire il tempo in maniera consapevole, attraverso un’interfaccia semplice.
Consente di avere una vista personalizzabile sia a un livello macroscopico che sui singoli dettagli.
Offre inoltre funzionalità che permettono di rivedere i dati al termine del progetto e di conoscere quando e in che modo si sono verificati eventuali errori di previsione dei costi o di pianificazione delle tempistiche.
Con Twproject il project manager ha la possibilità di riutilizzare questi dati per settare timeline più accurate in progetti futuri.
Soluzione #2: Gestione unificata di tempi e costi per prevenire gli errori di gestione
Se dunque monitorare il lavoro svolto e avere una panoramica chiara dell’andamento dei progetti è fondamentale in un’agenzia di marketing, lo è altrettanto poter convertire questi dati sul rendimento in un prospetto finanziario.
L’esigenza di monitorare le spese nelle agenzie di marketing può essere duplice, comprendendo sia i costi dei progetti per l’azienda stessa, sia i costi delle campagne per i clienti.
In entrambi i casi, la gestione unificata di tempistiche e costi è un requisito fondamentale per i progetti in ambito marketing. Il rapporto tra costi delle campagne e loro rendimento è un aspetto cruciale e non è sempre lineare e facile da definire.
Il consiglio è di tenere sempre allineati il controllo delle tempistiche e il monitoraggio dei costi.
Riprogrammare alcune date se necessario, considerando eventuali variazioni di progetto, deve sempre essere accompagnato dalle previsioni di modifica del budget.
Twproject fa questa operazione in automatico, avendo unificato il suo prospetto di fasi e tempistiche di progetto con il report finanziario.
Ogni variazione temporale viene convertita in una modifica sui costi, che viene prontamente notificata a chi si occupa di dirigere i lavori.
Se fin dall’inizio delle campagne si pianificano accuratamente budget e scadenze, sarà poi più facile anche ricostruire e giustificare eventuali variazioni di costo da comunicare al cliente.
Anche quest’ultimo punto analizzato aiuta a snellire i processi e rendere più semplice il lavoro quotidiano sia per il project manager che per tutto il team.
Flessibilità e agilità garantite nella gestione dei progetti marketing con Twproject
Se dovessimo individuare una costante nei progetti di digital marketing è proprio la grande eterogeneità degli stessi. Anche all’interno della stessa agenzia i progetti e le attività ad essi correlate sono sempre molto diversificati in quanto a tipologia e modalità di esecuzione.
Ne consegue che in questo settore serve grande flessibilità di approccio, e di riflesso servono strumenti che permettano di gestire progetti (e team) molto diversi fra loro.
Twproject è precisamente uno strumento flessibile e personalizzabile: ha funzionalità adatte sia che si conducano campagne pubblicitarie, si curi il lancio di un prodotto o si creino contenuti digitali.
In tutti i casi aiuta a programmare e valutare in modo accurato il lavoro svolto e a formulare preventivi precisi per il futuro. Lo fa però snellendo il tempo dedicato alle attività di organizzazione del lavoro e di monitoraggio, lasciando spazio al lavoro creativo.
Con Twproject hai una solo piattaforma in cui organizzare le attività, programmare le tempistiche e gestire le risorse.
Vuoi vedere di persona come funziona? Puoi fare una prova gratuita di 15 giorni in cui ti aiuteremo a impostare il lavoro secondo le tue esigenze e i tuoi obiettivi strategici.
