Come scegliere un software di project management per il terzo settore

Scegliere un software di project management non è mai semplice, soprattutto se si parta di specifici settori.

L’offerta di software per la gestione dei progetti sul mercato è infatti esplosa esponenzialmente negli ultimi anni.

Questi programmi sono appositamente progettati per migliorare la collaborazione tra i membri del team ed il project manager. Offrono una varietà di funzionalità necessarie per il successo di un progetto e non è scontato scegliere quelle più adeguate alla propria realtà.

Un software di project management affidabile darà infatti la possibilità di condividere tutto ciò che riguarda il processo in tempo reale. Migliorerà di conseguenza l’interazione del team e i risultati, ma se non sono presenti specifiche funzioni indispensabili al nostro progetto, potrebbe non produrre alcun vantaggio concreto.

Con un’offerta così ampia presente sul mercato, la domanda sorge spontanea: “Quale software è adatto al mio progetto/organizzazione?”. Proviamo a costruire un percorso coerente di scelta.

Per scegliere un software di gestione dei progetti bisogna aver chiaro il perché se ne ha bisogno

Un software di project management ben progettato manterrà tutti aggiornati sullo stato dei lavori e assicurerà che il progetto stia progredendo come pianificato.

Molti project manager, ancora oggi, tengono traccia dei progetti utilizzando Excel, fogli di lavoro Google o altri programmi di fogli di calcolo.

Questi funzionano bene fino ad un certo punto per progetti relativamente semplici che richiedono solo poche risorse.

Tuttavia, per quanto elaborati possano essere, questi strumenti hanno performance nettamente inferiori rispetto ad un software di project management dedicato.

Ecco i segni rivelatori che segnalano la necessità di utilizzare un software di gestione dei progetti:

• Il team sta usando troppi strumenti per tracciare diversi aspetti del progetto.
• Il team impiega troppo tempo in e-mail e riunioni e non ha abbastanza tempo per generare dei risultati.
• Si vuole spostare il sistema di gestione dei progetti su cloud in modo che tutti possano accedere alle informazioni da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
• Le esigenze aziendali e organizzative hanno superato la capacità dell’attuale software.
• Qualcuno non riceve aggiornamenti adeguati o visibilità sufficiente attraverso l’attuale software.
• I problemi non vengono tracciati correttamente e i rischi non vengono segnalati in tempo.
• Il software è troppo complesso, al punto che sta creando inefficienze, anziché aumentare la produttività.
• La collaborazione tra i membri del team non è efficiente o efficace.
• Si sta spendendo troppo tempo ad analizzare i dati e generare rapporti.

E’ proprio il Project Manager che deve individuare queste carenza e decidere se e quando è arrivato il momento di fare il salto di qualità.

10 caratteristiche indispensabili in un software di project management

Molte soluzioni di gestione dei progetti hanno caratteristiche simili, ma possono essere affrontate in modi diversi. Ecco a nostro avviso quali sono le 10 caratteristiche indispensabili per un software di PM che si rispetti.

1. Un buon software di project management deve essere facile da usare

Un software di project management non sarà utile a meno che il team non lo usi.

Alcuni strumenti di gestione dei progetti sono molto complessi e potrebbero richiedere alcuni giorni di formazione.

È importante scegliere un software che offra il giusto mix di funzionalità erogate tramite un’interfaccia intuitiva. Più sarà semplice il suo utilizzo più i membri del Team saranno portati ad usarlo.

2. Deve permettere una completa e corretta gestione delle attività

Questa funzione non solo dovrebbe consentire di elencare tutte le attività, ma anche di assegnarle al membro corretto del team, in modo che tutti sappiano cosa deve essere fatto e da chi.

Alcuni strumenti di gestione dei progetti consentono di ordinare le attività secondo diversi filtri, come ad esempio per risorsa, reparto, giorno di completamento, ecc., in modo da poter individuare e organizzare le informazioni rapidamente.

La maggior parte dei software avvisa il membro del team responsabile quando si avvicina una scadenza per assicurarsi che gli incarichi siano terminati in modo tempestivo. Se mancassero alcune di queste funzioni il software in esame dovrebbe essere scartato a priori.

3. La Pianificazione come priorità di un software di project management che si rispetti

Si può essere in grado di gestire un piccolo progetto grazie ad un semplice elenco di attività su un foglio di calcolo, tuttavia, le cose possono diventare molto complicate nel caso di un grande progetto.

Se non si ha la possibilità di visualizzare la cronologia e capire in che modo le varie attività siano dipendenti e si influiscano a vicenda, potrebbe essere praticamente impossibile pianificare correttamente tutte le attività.

Un diagramma di Gantt è quindi una funzionalità non importante ma indispensabile per consentire di visualizzare l’elenco delle attività, le interdipendenze fra queste e, di conseguenza, l’intera pianificazione del progetto.

Scegliete solo software che abbiano una funzione Gantt estremamente chiara e facile da impostare.

4. La Condivisione di file quale elemento di interazione e velocizzazione dei passaggi

La maggior parte dei software offre la possibilità di condividere file internamente. Questo permette ai membri del team di avere un accesso rapido alle informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il lavoro.

E’ però utile verificare se il software di Project Management che si sta valutando offre la possibilità di condividere file anche con persone esterne all’organizzazione, come fornitori, appaltatori o clienti. A volte una condivisione di questo tipo potrebbe essere indispensabile e non essere costretti a ricorrere a ulteriori strumenti è sicuramente molto utile.

5. Comunicazione istantanea all’interno del team

Una buona comunicazione è fondamentale per facilitare la collaborazione e assicurare che le attività vengano svolte in modo efficiente e tempestivo.

La necessità di una comunicazione semplificata sta diventando sempre più importante. Nella maggior parte dei progetti di rilievo, infatti, un sempre maggior numero di persone lavora in remoto o è distribuito tra uffici in diversi luoghi, anche nel terzo settore.

Una funzione di messaggistica integrata, quindi, aiuta i membri del team a comunicare rapidamente tra loro in tempo reale senza dover scambiarsi centinaia di e-mail giornalmente.

Inoltre, gli altri membri del team possono dare una rapida occhiata a una discussione per aggiornarsi rapidamente.

Oggi come oggi scegliere un software di PM con la funzione di Chat istantanea integrata è diventato indispensabile.

6. Strumenti di reporting in un software efficiente che permettano la creazione dei Rapporti in tempo reale

Gli strumenti di reporting raccolgono i dati del progetto precedentemente inseriti e creano rapporti sui budget di progetto, le spese, l’allocazione delle risorse, le prestazioni dei membri del team e altro ancora.

La maggior parte dei software di gestione dei progetti dispone di un set predefinito di report che è possibile generare e alcuni prevedono anche report personalizzati. Prima di scegliere il software per i nostri progetti, bisogna verificare in modo approfondito l’efficienza di queste funzionalità.

7. Un buon Software deve mettere a disposizione una Dashboard semplice e intuitiva

Questa funzionalità permette di avere una visione dello stato di progetto attraverso un cruscotto con grafici, metriche visive e indicatori chiave.

Una Dashboard semplice e intuitiva non solo per il Project Manager ma per tutti i membri del team è sicuramente coadiuvante nella focalizzazione delle attività da svolgere e nella individuazione delle priorità.

La Dashboard dovrebbe poter essere, all’occorrenza, condivisibile anche con gli stakeholder. Questi report grafici, infatti, comunicano istantaneamente lo stato del progetto e alcune parti interessate, come ad esempio gli sponsor, potrebbero essere interessati a vedere i dati generali del progetto ma non aver bisogno di vedere i dettagli presentati in un rapporto scritto.

8. Interfaccia utente user friendly

Anche se il design visivo potrebbe non sembrare una priorità assoluta, un minimo di importanza ce l’ha comunque.

Un’interfaccia povera e disordinata potrebbe rendere difficile agli utenti trovare ciò di cui hanno bisogno, ostacolando in tal modo la produttività.

Un’interfaccia pulita, semplice e professionale rende l’esperienza dell’utente più piacevole e potrebbe persino aiutare i membri del team ad essere entusiasti di utilizzare il software.

Inoltre, un’interfaccia ben progettata è ancora più importante se lo strumento di gestione del progetto viene utilizzato anche da un cliente finale.

Un design moderno e professionale infatti, migliorerà l’immagine dell’organizzazione in generale.

9. Scegliere software per la gestione di progetti che permettano la personalizzazione degli ambienti di lavoro e dei report

La personalizzazione consente di creare un “ambiente di lavoro” che rifletta le preferenze e le esigenze di un’organizzazione: dal logo allo schema colore, dalle esportazioni personalizzate al modo in cui si organizzano i dati.

La personalizzazione di report e colonne di dati, inoltre, consente di visualizzare in modo selettivo le informazioni nei grafici e nei report. Questo permette di poter mostrare rapidamente dati e metriche rilevanti a diverse parti interessate.

Le possibilità di personalizzare questi aspetti nella scelta di un software sono spesso sottovalutate, ma non prenderle in considerazione può essere sicuramente un errore.

10. Tempo, budget e gestione delle risorse

Questi tre aspetti spesso si sovrappongono. L’ideale è averli tutti centralizzati in un unico software di gestione dei progetti. Questo sicuramente rappresenterebbe un validissimo aiuto per l’allocazione del team e delle risorse in modo più efficiente.

Funzioni avanzate opzionali

In base alla natura dell’attività dell’organizzazione e alla complessità dei progetti, si potrebbero trovare utili anche funzionalità che non si trovano solitamente presenti nei software di project management di default. Vediamo insieme quali sono:

1. Strumenti di visualizzazione aggiuntivi per semplificare la comunicazione

Se si gestiscono spesso dati complessi e rapporti di una certa rilevanza, il diagramma di Gantt potrebbe non essere sufficiente a dare una visione completa. Potrebbe essere necessario utilizzare strumenti di visualizzazione aggiuntivi per semplificare la comunicazione di vari dati e metriche coinvolte nel progetto.

2. Possibilità di integrazione dell’Analisi del rischio

Se si lavora con progetti complessi con molte parti mobili, una funzionalità integrata di analisi dei rischi può aiutare moltissimo.
Questa funzionalità, infatti permette di identificare, analizzare e reagire rapidamente ai fattori di rischio per tutta la durata di un progetto.

I vantaggi come puoi ben capire possono essere enormi non solo in termini di risparmi economici ma al fine della riuscita stessa del progetto.

3. Rapporto spese e fatturazione

Alcuni software avanzati di project management (ma non tutti) offrono funzionalità di gestione delle relazioni con i clienti, i cosiddetti CRM, e automazione delle fatture. Questo permette che le interazioni e le informazioni dei clienti possano essere sincronizzate automaticamente.

La funzione di fatturazione si sincronizza con il monitoraggio del tempo e la rendicontazione delle spese in modo che tutte le informazioni possano essere consolidate prima che venga generata una fattura per evitare errori.

 

Dopo aver compreso le varie funzionalità offerte dagli strumenti di gestione del progetto presenti sul mercato, è necessario quindi chiarire le proprie esigenze.

Bisogna considerare diversi fattori in base alle circostanze specifiche per assicurarsi che il software di gestione dei progetti selezionato soddisfi le esigenze del proprio team. Non solo, bisognerà anche scegliere quello che meglio si adatta alla natura dei progetti e alla struttura della propria azienda, tenendo conto delle esigenze attuali e delle esigenze di crescita futura.

Quando si sceglie un software di project management, è importante assicurarsi di abbinare le varie funzionalità ai requisiti dell’organizzazione e al team, in modo da scegliere lo strumento che meglio si adatta agli obiettivi.