Come misurare le performance di progetto

Come misurare le performance di progetto è un’aspettativa che qualsiasi iniziativa aziendale porta con sé.

Solo in questo modo, infatti, è possibile determinare se gli obiettivi sono stati raggiunti.

Vediamo in questo articolo perché è importante misurare le performance di progetto e come farlo.

Perché è importante misurare le prestazioni di progetto?

Esistono differenti motivi che illustrano l’importanza della misurazione delle prestazioni del progetto. Eccone alcuni:

Celebrare i successi

Soddisfare gli obiettivi permette di premiare i membri del team di progetto che si sono impegnati durante il loro lavoro.

Misurando il livello di successo raggiunto permette di valutare il contributo del progetto nei confronti dell’organizzazione.

Con numeri oggettivi, i dipendenti saranno in grado di capire l’influenza che hanno avuto e sentirsi così più sicuri delle proprie capacità.

Individuare le aree di miglioramento

Misurare le prestazioni nel project management può aiutare a costruire un approccio più strategico ai progetti.

La valutazione potrebbe mostrare scostamenti rispetto ai risultati attesi, il che consente di identificare le aree di miglioramento prima del prossimo incarico.

Misurare la performance di progetto è quindi fondamentale per la crescita di un business.

Prendere decisioni organizzative

Il management può fare affidamento sulle performance di un progetto per determinare altre decisioni aziendali.

Queste prestazioni possono, ad esempio, influenzare le decisioni di reclutamento e assunzione, i finanziamenti e la pianificazione dei dipendenti attuali.

Le metriche per misurare le performance di progetto

Ogni azienda o progetto richiede indicatori di performance che siano in linea con il suo scopo o obiettivo.

Per scegliere le metriche corrette si seguono questi tre passaggi già durante la fase di pianificazione di un progetto:

1. Comprendere l’obiettivo e l’ambito del progetto;
2. Determinare quali fattori critici di successo devono essere soddisfatti per avere successo e raggiungere l’obiettivo;
3. Prendere ogni fattore critico di successo e identificare come sarà misurato.

Ecco alcuni indicatori KPI che vengono spesso utilizzati:

Calcolo dei costi

Il costo valuta le prestazioni di un progetto da una prospettiva finanziaria.

In questo caso si confronta il budget originale creato prima di iniziare i lavori con i fondi consumati durante l’esecuzione del progetto.

Se le cifre sono simili, si può concludere di aver stimato accuratamente le risorse monetarie necessarie.

Se la spesa effettiva è inferiore al budget, il progetto è stato un vero successo. Se invece i costi sono stati superiori alle stime, è necessario capire le motivazioni.

Questo tipo di valutazione non avviene solamente al termine di un progetto, ma deve essere regolarmente messo in pratica durante tutto il suo ciclo di vita.

In questo modo è possibile implementare strategie per ridurre un’eventuale spesa in eccesso prima che si intensifichi.

Rispetto delle deadline

Se le scadenze di un progetto sono state rispettate significa che project manager e team di progetto hanno lavorato in modo produttivo.

Consegnare un progetto di qualità in tempo è sicuramente un segnale di successo.

Determinare le milestones prima dell’inizio dei lavori, permette di avere un chiaro calendario di scadenze.

In questo modo sarà facile determinare se le deadline sono state rispettate oppure no.

Ritorno sull’investimento

Il ritorno sull’investimento, o ROI, rivela la possibilità per l’azienda di ottenere un guadagno finanziario dal progetto.

Se i risultati sono redditizi, l’organizzazione guadagnerà di più.

Può essere utile calcolare il ROI delle prestazioni di più progetti per determinare quale strategia è stata la decisione di investimento più vantaggiosa per l’azienda.

Per utilizzare questa metrica, è necessario assegnare un importo monetario a ciascuna unità di dati per determinare i vantaggi netti.

Questi vantaggi possono includere contributo al profitto, risparmio sui costi, aumento della produzione, ecc.

I costi possono includere risorse, manodopera, formazione e spese generali.

Questa è la formula:

ROI = (benefici/costi netti) x 100

Earned Value

L’Earned Value fornisce una guida strategica mostrando quanto valore l’azienda ha guadagnato da ciò che ha speso fino ad un determinato momento per un progetto.

Questa metrica confronta il valore del lavoro completato entro una data specifica rispetto al budget approvato per il progetto.

L’Earned Value è anche chiamato Budgeted Cost of Work Performed (BCWP).

Questa è la formula:

Earned Value (EV) = % del lavoro completato / budget al completamento

Margine operativo lordo

Questa metrica è molto semplice: maggiore è il margine, migliore è l’andamento dell’attività.

Qualsiasi progetto svolto dovrebbe contribuire al profitto finanziario di un’impresa.

In questo caso, il margine è la percentuale di ogni euro guadagnato dopo che i costi sono stati sottratti.

La formula è la seguente:

Margine di profitto lordo = (profitto totale – costi totali) / 100

Soddisfazione del cliente

In alcuni tipi di progetto, il grado di soddisfazione del cliente determina se il lavoro ha avuto successo o no.

L’aumento della soddisfazione dei clienti è spesso un segno che le loro esigenze sono state soddisfatte in modo efficace e che il prodotto fornito è di qualità.

Alcune strategie spesso utilizzate per misurare questo tipo di performance sono, ad esempio, monitorare le conversazioni sui social media oppure distribuire sondaggi in cui le domande chiedono di valutare l’utilità del prodotto e la percezione del brand.

In particolare, il Customer Satisfaction Index (CSI) è il sistema più utilizzato per misurare la soddisfazione dei clienti seguito dal Net Promoter Score (NPS).

In definitiva, il modo migliore per misurare le performance di progetto è stabilire gli obiettivi in anticipo, impostare misurazioni in base ai risultati attesi e monitorare le prestazioni regolarmente in modo da avere il tempo di intervenire sull’andamento del progetto se necessario.

Quando un obiettivo non viene raggiunto, è necessario apportare modifiche.

Quando un obiettivo viene superato, i processi possono essere ripetuti in futuro.

E’ quasi superfluo dire come un Software per la gestione dei progetti come Twproject possa rendere molto semplice la misurazione di ogni performance.