Come implementare un software di gestione progetti partendo da zero: 8 errori da evitare

Un software di gestione dei progetti può aumentare l’efficienza e la produttività del progetto, ma la sua implementazione non è sempre semplice.

Troppo spesso, le organizzazioni avviano il processo di inserimento di un nuovo software senza una chiara comprensione di come affrontare l’implementazione.

L’implementazione di un software per la gestione dei progetti è importante, ma il processo può essere stressante ed impegnativo. Questo vale sia per il datore di lavoro che per i dipendenti.

Qualunque sia il sistema che si pensa di implementare, sarà necessario un processo di implementazione strutturato per contribuire alla sostenibilità e al buon funzionamento a lungo termine del nuovo sistema.

Vediamo oggi quali sono gli 8 errori da evitare.

Evitare di mantenere tutto come prima aspettando che tutto migliori magicamente

Spesso si tende a mantenere invariate le vecchie impostazioni e funzionalità nell’attesa che da un momento all’altro tutto cambi magicamente. Non funziona proprio così.

I processi sono la componente più flessibile del processo di implementazione in quanto possono essere adattati per soddisfare i requisiti della tecnologia e delle persone.

È quindi fondamentale delineare e definire i nuovi processi nelle prime fasi del progetto di implementazione. E’ indispensabile definirli con precisione perchè la loro sottovalutazione può portare a una diminuzione della produttività. E’ facilmente comprensibile, infatti, come la produttività possa essere inficiata a causa della duplicazione del lavoro ed del rifiuto da parte degli utenti ad applicare nuovi processi se non chiari.

L’adozione di una nuova soluzione software offre quindi ad un’organizzazione l’opportunità di ridisegnare il flusso di lavoro. Vanno progettati nuovi sistemi per massimizzare le risorse interne e le efficienze.

Per questo è importante definire chiaramente i processi e il modo in cui le persone dovranno interagire con il software. Bisognerà, viceversa, per capire se è necessario modificare i processi esistenti.

E’ possibile farlo rispondendo a queste domande. Come è possibile:

• mantenere i dati puliti e coerenti?
• registrare i dati ed analizzare le informazioni?
• ottenere risposte alle domande?
• gestire il sistema su base mensile?
• integrare altri sistemi di informazione con il software?
• interagire con il software giornalmente?
• superare un vincolo del software modificando i processi?

Inoltre:

• Il vincolo è davvero una limitazione del software o un limite di capacità all’interno del team?
• È possibile elaborare miglioramenti o adattamenti per migliorare l’interfaccia del personale con il software?
• È possibile trarre vantaggio da più funzioni adattando i processi?
• Quali processi sono necessari per massimizzare l’utilizzo di questo nuovo sistema?

Il passaggio dei dati da un sistema all’altro, sarà inoltre un buon momento per eliminare dati obsoleti ed inutili per il progetto.

Interessante per questa fase è l’uso della tecnica di brainstorming per coinvolgere e definire le esigenze relative alla implementazione del nuovo software di project management.

Non dissipare le paure inevitabilmente presenti nei membri del team

Come in tutte le cose, le persone hanno bisogno di provare e, si sa, gli errori possono capitare a chiunque. Questo a maggior ragione può avvenire se il sistema è totalmente nuovo.

Se davvero la paura di un errore è così grande e le conseguenze possono essere così importanti, una soluzione è di offrire una versione prova del sistema. Grazie a tale versione sarà possibile sperimentare senza nessun rischio tutte le funzionalità del nuovo software.

Ciò aiuterà a rendere i membri del Team più sicuri e eviterà che la paura di commettere errori possa frenare il progetto.

Inoltre, è necessario prevedere una o più sessioni di formazione, ben pianificate all’interno del piano di implementazione.

Non coinvolgere e non fidarsi di nessuno

A volte, i project manager sono così assorti nel processo di implementazione che dimenticano che altri membri del team saranno tenuti a rendere efficace la transizione.

Di conseguenza, il project manager finisce per essere l’unica persona che utilizza il software. Il resto del Team non si sentirà coinvolto e avrà riluttanza ad usare qualcosa che non conosce a fondo.

Promuovere valori di apertura, trasparenza, comunicazione e, soprattutto, condividere la “proprietà” del software, sono gli atteggiamenti giusti.

Più si collabora, più efficiente sarà l’implementazione del nuovo software di progetto.

Affidarsi al software per risolvere i problemi di gestione delle risorse

Un software può certamente aiutare nella gestione delle risorse di un progetto. La gestione offline, però, rappresenta sempre e comunque un fattore fondamentale ed imprescindibile.

Lo strumento può facilitare le decisioni per quanto riguarda le priorità ed i compiti di lavoro, ma non può prendere tutte le decisioni necessarie, per quanto evoluto sia.

Un software non ha la sensibilità per capire gli stati d’animo e le eventuali perplessità o conflitti che possono minare la produttività di un team.

Fondamentale, pertanto, sarà prevedere riunioni ed incontri durante tutte le fasi di implementazione e gestire le risorse  in prima persona.

Mancanza di leadership nell’implementazione

Indipendentemente dalle competenze dei dipendenti e del team di progetto, il supporto e la leadership mancanti sono deleteri. Porteranno inevitabilmente al rifiuto da parte dei dipendenti di utilizzare il nuovo software.

Se manca la Leadership ed il supporto, l’investimento nel software di gestione del progetto sarà inutile. Sarà in sostanza un investimento perso e l’efficienza dell’organizzazione peggiorerà inevitabilmente.

Fondamentale quindi che la leadership, a livello di project manager e a livello dirigenziale, sia presente durante tutto il processo di implementazione del software.

Mancata comunicazione delle aspettative

Se si tenta di apportare modifiche senza avvisare il personale, inevitabilmente ci si troverà davanti ad un muro.

Prima di implementare un nuovo software di project management, è necessario comunicare dettagliatamente le aspettative su come il software aumenterà la produttività.

Ciò può includere:

• la discussione delle motivazioni che hanno portato al cambiamento,
• le tempistiche con cui si verificherà il cambiamento,
• il tipo di formazione necessaria o disponibile,
• come il team può comunicare in caso di domande e dubbi.

Motivazione mancante per l’uso del software

Esprimere interesse a ridurre i costi generali non è una motivazione sufficiente per far accettare il cambiamento ai dipendenti.

Per i collaboratori il cambiamento è semplicemente uno sforzo ulteriore, un qualcosa che richiede un investimento di energie e di tempo.

Tuttavia, la transizione può essere facilitata fornendo un incentivo ai dipendenti nel caso in cui accettino ed utilizzano il software.

Mancanza di feedback

Non basta semplicemente implementare il nuovo software di gestione progetti è farlo utilizzare dai dipendenti. Fatto questo, infatti, non si può ancora dire che l’implementazione sia terminata.

Creare un forum per un feedback regolare da parte degli utenti, in questo caso i dipendenti, darà l’opportunità di fornire un feedback onesto sulla percezione del nuovo strumento.

Il feedback dovrebbe anche essere sollecitato dal project manager e dalla dirigenza.

Solo in questo modo sarà possibile capire se il software ha bisogno di essere migliorato o aggiornato. I Feedback ci faranno capire se si è trattato di una scelta ottimale o, addirittura, se il nuovo software sta andando completamente contro le aspettative.

Conclusioni

Le possibilità di un’organizzazione di raggiungere gli obiettivi sono più elevate con un piano adeguato all’implementazione del software.

Comprendendo quali sono le insidie da evitare, è possibile rendere più semplice e più efficace la transizione verso un nuovo software di gestione dei progetti.

Inoltre, il monitoraggio regolare degli obiettivi rispetto alle prestazioni effettive, consentirà di ottenere il massimo dall’investimento.

Ti sei mai trovato di fronte all’implementazione di un nuovo software di gestione dei progetti? Come hai vissuto la situazione? Raccontaci la tua esperienza.