Checklist per iniziare un progetto

Iniziare un progetto nel modo corretto è il primo passo per garantirne il successo. Spesso si sottovaluta quanto la fase iniziale sia determinante per portare a termine gli obiettivi nei tempi e nei costi previsti.

In questo articolo, troverai una checklist pratica ed efficace per assicurarti che ogni progetto parta con il piede giusto, evitando dimenticanze o errori comuni che possono compromettere il risultato finale.

 
I 10 step fondamentali per avviare un progetto con successo

Ogni fase iniziale, dalla definizione degli obiettivi alla composizione del team, dalla pianificazione alla comunicazione, gioca un ruolo chiave nel garantire che il progetto si sviluppi in modo fluido, controllato ed efficace.

In questa sezione ti guideremo attraverso i 10 step fondamentali che ogni project manager dovrebbe seguire per avviare un progetto in modo strutturato e orientato al risultato finale.

1. Definizione chiara degli obiettivi

La prima domanda che dobbiamo porci è: cosa vogliamo ottenere? Gli obiettivi sono il motore di ogni iniziativa. Una definizione vaga degli obiettivi potrebbe essere il primo ostacolo sulla strada del successo.

Un obiettivo efficace deve essere S.M.A.R.T.:

• Specifico: cosa esattamente vogliamo realizzare?

• Misurabile: come misuriamo il successo?

• Raggiungibile: abbiamo le risorse per farlo?

• Rilevante: è coerente con la strategia aziendale?

• Temporale: entro quanto tempo?

Solo così sarà possibile portare a termine il progetto nel rispetto delle aspettative.

2. Identificazione degli stakeholder

In ogni progetto è importante sapere chi sono le persone coinvolte: committenti, clienti, utenti finali, sponsor, team.

Gli stakeholder devono essere ascoltati fin dall’inizio per comprendere esigenze, aspettative e possibili criticità. La loro influenza può essere determinante nella gestione dei progetti, soprattutto nei momenti decisionali.

3. Composizione e responsabilità del team

Un altro passo cruciale è la selezione dei membri del team di progetto. Ogni persona deve avere ruoli e compiti ben definiti. Questo non solo migliora l’efficienza, ma riduce il rischio di sovrapposizioni o lacune operative.

Inoltre, è utile strutturare un organigramma per avere una visione chiara dell’intero gruppo di lavoro.

Il project manager ha qui un ruolo centrale: dovrà coordinare il team, motivare, monitorare lo stato di avanzamento e facilitare la comunicazione interna.

Nessun progetto può avere successo senza un team ben costruito. Selezionare i membri del team di progetto giusti significa scegliere persone competenti, motivate e complementari tra loro. Ma non basta scegliere le persone: è necessario definire ruoli e responsabilità con precisione.

Ogni membro del team deve essere informato su:

• Il proprio ruolo operativo

• I tempi di consegna

• Le aspettative del progetto

• Le modalità di comunicazione

Un project manager esperto favorisce la collaborazione, monitora lo stato di avanzamento e previene i conflitti interni, garantendo il corretto funzionamento del gruppo.

4. Pianificazione iniziale

La fase di pianificazione è uno dei momenti più delicati nella gestione dei progetti. In questa fase, si stima il budget, si stabiliscono le tempistiche, si definiscono le milestone principali e si prevedono eventuali rischi. Non è solo un esercizio teorico: una pianificazione solida permette di affrontare le criticità in modo proattivo.

Ogni attività inserita nel piano deve essere associata a risorse, tempi e responsabilità.

Una buona pianificazione include:

• Suddivisione del lavoro (WBS)

• Stima delle tempistiche (Gantt o roadmap)

• Definizione del budget

• Allocazione delle risorse

• Identificazione dei vincoli

Pianificare un progetto in modo strategico può essere la differenza tra il successo e il fallimento.

5. Definizione del perimetro (scope)

Uno degli errori più comuni nella gestione dei progetti è iniziare senza una chiara definizione del perimetro (scope). Spesso si tende a “fare tutto”, ma ogni progetto ha limiti ben precisi, sia in termini di obiettivi che di risorse. Una definizione ambigua potrebbe essere causa di confusione, ritardi e aumenti di budget non previsti.

La fase di pianificazione deve quindi includere una chiara definizione del perimetro del progetto, che indichi con precisione cosa è incluso e cosa è escluso dal lavoro da svolgere.

Cosa comprende il perimetro

Il perimetro di progetto (scope) può essere inteso come l’insieme di:

• Obiettivi concreti da raggiungere

• Risultati attesi (deliverable)

• Funzionalità o servizi da fornire

• Vincoli e limiti tecnici o temporali

• Attività necessarie per completare il progetto

Questa definizione serve a portare a termine il progetto nel rispetto delle aspettative, senza dispersioni o deviazioni non autorizzate.

 I rischi dello scope creep

Quando il perimetro non è ben definito o documentato, si rischia di incorrere nello “scope creep”, ovvero nell’aumento incontrollato delle attività e delle richieste da parte degli stakeholder durante il ciclo di vita del progetto.

Esempi di scope creep:

• Funzionalità extra richieste “al volo”

• Attività non previste che “si aggiungono”

• Cambiamenti non tracciati formalmente

Questo può essere un enorme ostacolo alla consegna del risultato finale nei tempi e costi previsti.

Come definire il perimetro in modo efficace

Per definire il perimetro di un progetto in modo chiaro, segui questi passaggi:

• Coinvolgi gli stakeholder fin dall’inizio: discuti con clienti, sponsor e utenti finali per capire le loro esigenze reali.

• Usa tecniche di raccolta requisiti:  interviste, workshop, brainstorming, sondaggi: ogni progetto deve essere basato su input concreti.

• Redigi il documento dello scope: scrivi un documento ufficiale che descriva in modo dettagliato:

1. Gli obiettivi;

2.I confini (cosa è incluso/escluso);

3.I deliverable;

4.Le milestone principali

• Crea una WBS (Work Breakdown Structure): Suddividi il progetto in componenti gerarchiche più piccole. Questo aiuta a visualizzare l’intero lavoro da eseguire e facilita la pianificazione.

• Ottieni l’approvazione formale: il documento dello scope deve essere approvato da sponsor e stakeholder prima dell’avvio.

Come Twproject ti aiuta a definire e controllare il perimetro

Twproject è un software project management pensato per supportare ogni fase del progetto, compresa la delicata attività di definizione e controllo dello scope.

Ecco come può aiutarti:

Progettazione visuale del progetto: con Twproject puoi costruire la WBS direttamente nella piattaforma, visualizzando ogni sotto-attività in una struttura ad albero chiara e intuitiva.

Definizione dei deliverable e milestone: associa risultati attesi, date di scadenza e responsabilità a ciascun task. Questo permette al project manager di avere il controllo costante del lavoro realmente necessario per portare a termine il progetto.

Gestione delle modifiche al perimetro: ogni modifica allo scope deve essere tracciata. Twproject registra le variazioni, mantiene versioni storiche e notifica i cambiamenti agli stakeholder, riducendo il rischio di “scope creep”.

Collegamento tra perimetro, budget e risorse: le attività definite nel perimetro sono collegate a costi e risorse assegnate. Questo significa che ogni estensione dello scope ha un impatto misurabile, favorendo decisioni informate.

Comunicazione chiara con il team: i membri del team di progetto vedono chiaramente cosa rientra (e cosa no) nel proprio lavoro, riducendo ambiguità e attività extra non autorizzate.

6. Valutazione dei rischi

Ogni progetto potrebbe essere soggetto a rischi: imprevisti tecnici, ritardi, mancanza di risorse, problemi con fornitori. Anticipare questi rischi nella fase iniziale può essere determinante per non trovarsi impreparati.

La checklist dei rischi dovrebbe includere:

• Rischi interni ed esterni

• Probabilità di accadimento

• Impatto potenziale

• Strategie di prevenzione o risposta

Una buona gestione dei rischi fa parte delle competenze fondamentali di ogni project manager.

7. Predisposizione dei documenti iniziali

Documentare è sinonimo di chiarezza e tracciabilità. Ogni progetto deve essere supportato da una serie di documenti fondamentali, tra cui:

a) Project charter: il documento ufficiale di avvio

b) Business case: l’analisi di fattibilità economica

c) Piano di progetto: descrive attività, tempi, risorse, budget

d) Registro rischi: contiene tutti i potenziali problemi mappati

e) Registro stakeholder: elenca le parti coinvolte

Questa documentazione permette di tenere traccia delle decisioni e delle evoluzioni del progetto nel tempo.

8. Comunicazione e allineamento

Uno degli elementi più trascurati – ma critici – è la comunicazione interna. Spesso i problemi nei progetti nascono non da errori tecnici, ma da mancanza di allineamento tra i team.

È fondamentale definire:

• Un piano di comunicazione (chi comunica cosa, quando e come)

• Un sistema di report e aggiornamenti

• Strumenti di collaborazione accessibili a tutti

Un team informato può essere un team reattivo, motivato e responsabile. Il kickoff meeting è il momento ideale per dare il via ufficiale al progetto e condividere obiettivi, strategie e strumenti.

9. Setup degli strumenti di lavoro

Per avviare un progetto in modo strutturato, è importante dotarsi di strumenti digitali adeguati. Un software di project management come Twproject aiuta a:

• Organizzare le attività;

• Assegnare le risorse;

• Visualizzare il ciclo di vita del progetto;

• Monitorare il risultato finale;

• Tenere sotto controllo lo stato di avanzamento.

Twproject offre un ambiente completo per la gestione dei progetti, integrando funzionalità di pianificazione, comunicazione, tracciamento del tempo e gestione documentale in un’unica piattaforma.

10. Validazione e approvazione finale

L’ultimo step della checklist è ottenere l’approvazione ufficiale da parte degli stakeholder. Questo significa che il piano, il budget e le risorse sono stati validati e che il progetto può iniziare.

La validazione:

• Attesta la fattibilità;

• Conferma l’allineamento tra le parti;

• Rende ufficiale l’impegno organizzativo;

• Autorizza l’esecuzione delle attività;

Senza questo passaggio, ogni progetto potrebbe essere a rischio di ambiguità e rallentamenti. Il via libera finale è il segnale che tutto è pronto per partire con solidità.

 

Ogni progetto parte con grandi ambizioni, ma solo quelli ben preparati arrivano davvero al risultato finale. Seguire una checklist per avviare un progetto ti consente di non trascurare nessun aspetto critico, di coinvolgere il team e di lavorare in modo strutturato ed efficiente.

La gestione dei progetti non è solo tecnica, ma anche metodo, comunicazione e strategia. Un buon inizio potrebbe essere la chiave per portare a termine anche i progetti più complessi.

Ricorda: una buona partenza deve essere accompagnata da strumenti adeguati, leadership solida e una visione condivisa. Per questo, dotarti di un software di project management come Twproject può fare davvero la differenza in tutte le fasi del progetto.