Budget di progetto: 7 suggerimenti chiave per redigerli

Pianificare il budget del progetto è un aspetto fondamentale, si tratta della linfa vitale del progetto.

Il concetto è semplice: se non si hanno fondi, non si può completare un progetto con successo.

Ecco perché quando si alloca un budget per il progetto, è necessario dedicare tutto il tempo atto a svolgere un lavoro completo e definire un budget il più preciso possibile.

Ciò consentirà di garantire il successo del progetto, del project manager e del team.

Vediamo quindi quali sono i 7 suggerimenti chiave per redigere il miglior budget possibile per ogni fase di sviluppo del progetto.

Cos’è un budget di progetto?

Un budget di progetto è il totale dei costi previsti necessari per completare un progetto in un periodo di tempo definito.

Viene utilizzato per stimare quali saranno i costi del progetto in ogni singola fase.

Il budget del progetto includerà differenti fattori come il costo del lavoro, i costi di approvvigionamento dei materiali, i costi operativi, ecc.

Attenzione però, il budget di progetto non è un valore ed un documento statico.

Questo valore viene infatti rivisto e ripristinato durante il ciclo di vita del progetto e adeguandosi e modificandosi man mano che il progetto evolve in funzione delle varie spese e necessità.

Il budget è il motore che guida i finanziamenti di un progetto e comunica alle parti interessate quanto denaro è necessario, quando è necessario e perché è necessario.

Ma non è solo un mezzo per ottenere le cose che il progetto richiede; l’altra cosa che rende un budget di progetto fondamentale è il fatto che si tratti di uno strumento per controllare i costi del progetto.

Il budget è un piano che funge da base per misurare le prestazioni mentre si raccolgono i costi effettivi,  mentre il progetto procede.

Come creare un budget di progetto?

Come accennato in precedenza, ci sono molti fattori diversi necessari per creare un budget come, ad esempio, costi fissi e variabili, manodopera, costi diretti e indiretti, materiali e licenze, ecc.

Esistono, inoltre differenti modalità per creare un budget di progetto.

Per soddisfare tutte queste diverse esigenze e requisiti di progetto, il budget deve essere creato con la massima dedizione e attenzione.

Ecco, quindi  7 suggerimenti chiave per redigere un budget di progetto di successo.

1. Usare la cronologia ed i dati di progetti precedenti

Il nuovo progetto a cui ci si approccia non è nè il primo né l’ultimo che sta cercando di raggiungere una pietra miliare o un obiettivo specifico nel mercato.

Questo è il motivo per cui, prima di iniziare qualsiasi lavoro sul nuovo progetto, è molto utile dare un’occhiata a tutti i progetti di successo similari del passato e ai loro relativi budget.

I dati storici possono anche aiutare ad individuare gli errori che, forse, in passato hanno portato a spendere più soldi del necessario e, quindi, ad evitarli.

I progetti storici di successo, diventano a tal fine un parametro di partenza per avere un’idea generale sul possibile ammontare del budget per il nuovo progetto.

2. Rivolgersi ad alcuni esperti

Non importa quale sia il problema o il settore, ovunque ci saranno delle persone esperte di riferimento che hanno anni e anni di esperienza alle spalle.

Queste persone spesso conoscono il mercato come le loro tasche, sanno dove si trovano le opportunità e quali sono i rischi potenziali.

Quindi, per creare un budget di successo, a volte è necessario contattare questi “guru” per ricevere informazioni preziose.

Oppure consultare il nostro blog, ricco di informazioni ed articoli dedicati.

3. Confermare la precisione dei dati

Dopo aver creato il tanto atteso documento di bilancio, è necessario assicurarsi che tutti i dati statistici inclusi in esso siano corretti.

Durante la fase di sviluppo, infatti, non è possibile permettersi errori grossolani come un numero riportato male o una valutazione scorretta perché potrebbero portare a una fatalità – anche molto grave – a lungo termine.

4. Mantenere il budget dinamico

Di tanto in tanto, le esigenze e le risorse dell’azienda cambieranno e, di conseguenza, anche il budget.

Il project management è una disciplina dinamica e, di conseguenza, dinamico deve essere anche il budget dedicato ad ogni singolo progetto.

Quindi, quando arriva il momento delle modifiche al progetto, è importante assicurarsi di riportare queste modifiche anche al budget.

Un consiglio in più è quello di prevedere un cuscinetto, un “buffer”, che contenga una determinata quantità (discussa e accordata inizialmente) per far fronte ad eventuali modifiche che richiedano un aumento del budget.

5. Aggiornare il budget in tempo reale

A proposito di modifiche al budget, il project manager deve assicurarsi che il budget sia sempre aggiornato in tempo reale.

Un errore assolutamente da evitare è infatti quello di rimandare l’aggiornamento dei costi e delle spese – magari perché è pausa pranzo – rischiando poi di dimenticarsene.

Ciò eviterà di commettere errori, anche molto gravi, sulla base di informazioni errate.

6. Usare un software di project management

Il project manager ha un compito: tenere sotto controllo tutte le attività di un progetto.

E cosa può aiutare in questo più che utilizzare un buon software di project management?

Grazie a questo, il project manager non solo sarà in grado di mantenere la visione generale di tutto il progetto, ma anche di avere sotto gli occhi, in ogni momento, il budget.

Con il software di project Management di TWproject  non elimini il rischio del superamento dei costi, ma ti può aiutare a gestirli.

 

Dunque un compito delicato quello di redigere un budget di progetto: e soprattutto un aspetto che accompagna l’evoluzione stessa del progetto lungo tutte le sue fasi.

Il project Manager ha necessità di essere sempre vigile, non deve mai abbassare la guardia! Il nostro software è sviluppato per questo: essere un utile e valido strumento di successo del progetto.