Un audit di progetto per un project manager, è come un giorno del giudizio. Questo perché lavoro, tempo e denaro sono in gioco.
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La parola audit a volte ha una connotazione negativa, specialmente per le orecchie della persona che lo subisce. Sebbene però non sia sempre un evento atteso con gioia, un audit di progetto può comportare un risultato positivo, indipendentemente dal fatto che un project manager lo superi o meno.
Vediamo allora nel dettaglio di cosa si tratta e come eseguirlo al meglio.
Cos’è l’audit di progetto?
L’audit di progetto è un tipo formale di revisione del progetto, spesso progettata per valutare in che misura vengono seguiti gli standard di gestione progettuale.
Gli audit vengono generalmente eseguiti da un dipartimento di audit designato, dal Project Management Office, da un comitato direttivo abilitato o da un revisore esterno.
Chi si occupa di condurre l’audit deve disporre dell’autorità designata e formulare raccomandazioni correlate.
L’obiettivo finale di un audit di progetto è garantire che il progetto soddisfi gli standard di gestione del progetto attraverso indagini e valutazioni.
Di seguito ecco i cinque obiettivi principali di un audit di progetto:
1. Assicurare la qualità dei prodotti e dei servizi
Un audit di progetto funge da strumento di garanzia della qualità. Esamina il ciclo di vita del progetto valutando i risultati prodotti durante le varie fasi, da quella di progettazione fino all’implementazione.
Durante la revisione della fase di progettazione, un audit di progetto valuta la completezza dei concetti di progettazione, compresa l’analisi di progetti alternativi.
Inoltre, qui si valuta se la soluzione è pronta per il test pilota ed infine, durante la revisione dell’implementazione, l’audit del progetto valuta e convalida l’implementazione su ciascun sito dove il prodotto viene adottato.
Identificare gli errori durante il processo, aiuta a risolvere i problemi e a capire se il progetto debba continuare attraverso una decisione go/no-go in ogni fase.
2. Assicurare la qualità della gestione del progetto
Un audit di progetto assicura che la gestione del progetto soddisfi gli standard valutando se segue le politiche, i processi e le procedure dell’organizzazione. Analizza la metodologia utilizzata per aiutare a identificare le lacune al fine di apportare i miglioramenti necessari.
3. Identificare il rischio aziendale
Gli audit di progetto aiutano ad identificare i fattori aziendali in cui possono annidarsi i rischi che possono intaccare budget, tempo, ambito e qualità.
Dopotutto, l’organizzazione stessa ha il maggior interesse che il progetto si concluda in maniera positiva.
L’audit del progetto valuta la fattibilità del progetto in termini di convenienza e rendimenti fornendo trasparenza e valutando i costi, i tempi e le risorse.
Adotta un approccio di verifica e bilanciamento quando si tratta di controllare il budget, esaminando i dati che includono i costi stimati ed effettivi, nonché i costi di completamento degli obiettivi.
4. Migliorare le prestazioni del progetto
Il controllo delle varie fasi del ciclo di vita del progetto può aiutare a migliorare le prestazioni del team di progetto.
L’audit aiuta anche a migliorare l’allocazione delle risorse e del budget.
Individuare priorità, misure correttive e azioni preventive può portare a un esito positivo del progetto.
La scoperta di problemi lungo il percorso consente al team di progetto di fornire soluzioni e aiuta a prevenire il ripetersi di problemi simili in futuro.
5. Imparare
Un audit di progetto può portare a opportunità di apprendimento attraverso valutazioni della competenza di project management.
Fornire revisioni e feedback consente agli individui e ai team di progetto di riflettere sulle loro prestazioni.
Politiche di audit e procedure di attivazione
Per realizzare i benefici attesi da un audit di progetto, ogni fase, elemento e risultato del processo di revisione contabile deve essere chiaramente definito e comunicato apertamente, tra cui:
- Dichiarazione della missione di audit: questo documento deve definire chiaramente gli scopi, gli obiettivi, l’autorità e i confini dell’operazione di audit, nonché il tipo di audit da condurre.
- Specifica delle competenze di audit: una specifica dettagliata delle capacità e dell’esperienza del revisore, dimostrando che il personale addetto alla revisione ha una competenza sufficiente per la revisione del progetto.
- Ruoli e responsabilità delle parti interessate: una specifica di tutti i ruoli e le responsabilità che rientrano nell’audit, sia per chi conduce l’audit sia per il team di progetto – includendo project manager, membri del team, sponsor del progetto, clienti ed eventuali altri stakeholder.
- Criteri “trigger” di audit: un elenco completo di tutti i criteri in base ai quali verranno selezionati i progetti per un audit. Non è possibile controllare tutti i progetti, sarebbe infatti troppo costoso e dispendioso in termini di tempo, vanificando lo scopo del processo di audit stesso. Dovrebbero quindi essere stabiliti criteri specifici per identificare i progetti candidati all’audit in base al rischio, alla complessità, al valore interno, ai costi.
- Procedure di avvio dell’audit: una descrizione delle procedure di avvio dell’audit, incluso il processo mediante il quale i singoli project manager sono informati di un audit in sospeso e dei relativi requisiti di preparazione.
- Procedure di esecuzione dell’audit: un elenco delle procedure di esecuzione dell’audit, che copre i metodi da utilizzare durante l’audit stesso. Ciò varia in base al tipo e alla tempistica di ogni audit, ma può includere interviste personali con il personale del progetto, revisione di documenti, questionari e altro.
- Procedure di segnalazione di audit: una specifica delle procedure di rendicontazione degli audit, che copre la modalità e il metodo con cui i risultati dell’audit saranno comunicati e rivisti. Al fine di ridurre al minimo la natura minacciosa dell’audit del progetto, tutte le parti dovrebbero essere pienamente consapevoli di come i risultati verranno comunicati e utilizzati all’interno dell’organizzazione.
- Procedure di ricorso di audit: una specifica di tutte le procedure da seguire per presentare ricorso e / o contestare i risultati dell’audit segnalati.
Siamo riusciti ad ingegnerizzare un processo standardizzato e modellarlo all’interno di Twproject, avendo così un processo snello, rapido, efficiente ed efficace per eseguire il processo di auditing nell’agenzia.
Quando uno o più progetti non superano un audit, ciò non significa necessariamente che il project manager o il team siano colpevoli.
Forse gli standard di gestione del progetto non sono adeguatamente dimensionati e adattati alle esigenze del progetto o dell’organizzazione?
Forse una formazione insufficiente o la mancanza di comunicazione sono la causa che ha portato ad un risultato negativo?
In sostanza gli audit di progetto sono raramente ben accetti e spesso controversi, ma se eseguiti correttamente offrono opportunità senza precedenti di apprendimento dagli errori e l’identificazione di problemi importanti che porterebbero inevitabilmente all’insuccesso del progetto.
Infine, ricorda: se un progetto è ben pianificato sin dall’inizio e l’azienda si avvale di un buon software di gestione, anche il processo di auditing sarà più scorrevole.
Un ottimo strumento per la gestione dei tuoi progetti è Twproject. Puoi fare una prova gratuita e vedere se soddisfa le tue esigenze. Ti stupirà!
