La matrice RAM viene utilizzata dai project manager per l’assegnazione delle responsabilità, ovvero per identificare il ruolo dei vari membri di un team di progetto.
INDICE DEI CONTENUTI
Questa matrice è un diagramma strutturale in cui è visivamente chiaro cosa dovrebbe essere fatto da chi e quali sono i compiti e le responsabilità di ciascuno dei membri del team.
La sigla RAM deriva dall’inglese Responsibility Assignment Matrix, appunto matrice di assegnazione di responsabilità.
La matrice RAM
Questa matrice RAM, viene a volte anche definita matrice RACI o matrice VERI o ancora diagramma di responsabilità lineare (LCR). Nello specifico RACI sta per:
- Responsible: colui che svolge ed assegna le attività
- Accountable: quello responsabile in ultima analisi per il corretto completamento del compito. In altre parole, un “accountable” deve approvare il lavoro che il “responsabile” fornisce.
- Consulted: coloro ai quali è chiesto aiuto per l’esecuzione delle attività.
- Informed: coloro che sono tenuti aggiornati sui progressi e con chi esiste solo una comunicazione a senso unico. In altre parole, gli stakeholder.
Una matrice RAM viene utilizzata per designare ruoli, responsabilità e livelli di autorità all’interno di un team di progetto per ciascun componente della struttura di suddivisione del lavoro, o Work Breakdown Structure (WBS).
Il formato a matrice permette di mostrare tutte le attività associate a una persona e tutte le persone associate a una sola attività.
Ciò garantisce che vi sia una sola persona responsabile per ogni attività per evitare confusione.
Nonostante la semplice natura di tutte le informazioni nella matrice, può essere molto dispendioso in termini di tempo assegnare a ciascun membro del team di progetto i compiti e le responsabilità giuste.
Inoltre, i ruoli appropriati devono essere definiti in anticipo prima di essere inclusi nella matrice di assegnazione delle responsabilità.
7 passi per il completamento della matrice RAM
Per non fare errori vogliamo darvi una guida in 7 passi grazie alla quale la matrice può essere completata correttamente:
- Step 1: Identificare tutti i partecipanti sostenitori del progetto.
- Step 2: identificare tutti i risultati finali per il progetto.
- Step 3: discutere con tutti i membri del team come supportarsi a vicenda per ottenere le migliori prestazioni ed i migliori risultati. È importante definire le responsabilità di ciascun partecipante in modo che non ci siano equivoci.
- Step 4: creare la bozza iniziale della matrice di assegnazione delle responsabilità, con le attività nella colonna a sinistra e i membri del team di progetto nella prima colonna a destra. Inserire i ruoli che ogni persona avrà nelle celle che sono state formate.
- Step 5: Chiedere ai partecipanti di approvare la matrice di assegnazione delle responsabilità. Ancora una volta, per evitare equivoci, è meglio ricevere l’approvazione per iscritto.
- Step 6: Eventuali osservazioni sui cambiamenti nella matrice di assegnazione di responsabilità possono essere presentate per iscritto dai partecipanti. Infine, la matrice di assegnazione delle responsabilità verrà riesaminata e, una volta ottenuta l’approvazione, il progetto potrà iniziare.
- Step 7: È importante ricordarsi di effettuare analisi e valutazioni intermedie durante il ciclo di vita del progetto. Quando sembra che sia meglio regolare la matrice di assegnazione delle responsabilità, sarà necessario tornare al passaggio 3, in cui le modifiche devono essere discusse con tutti i membri del team.
Matrice di assegnazione di responsabilità e progetti complessi
La matrice di assegnazione di responsabilità è adatta anche per progetti complessi.
Quando le attività vengono trascurate e la matrice contiene informazioni incomplete e/o imprecise, chiaramente sforzi e lavoro si duplicheranno inutilmente.
Si consiglia pertanto di garantire che tutte le informazioni siano incluse nella matrice e che tutte le informazioni siano e rimangano accurate.
I seguenti suggerimenti contribuiscono a una maggiore possibilità di successo di una matrice RAM nel caso di un progetto complesso:
Matrice RAM: Gerarchia dei grafici
Dividere la matrice di assegnazione di responsabilità in grafici separati in modo da poter fare una distinzione in base alle priorità.
La matrice di assegnazione di responsabilità con i livelli più alti identifica le attività ad alta priorità all’interno del progetto.
Da questo punto è possibile sviluppare grafici a matrice di assegnazione di responsabilità derivati da questo livello superiore.
Matrice RAM: Coinvolgimento e feedback
Coinvolgendo tutti i membri del team di progetto nello sviluppo della matrice di assegnazione di responsabilità, tutti sapranno esattamente cosa ci si aspetta da loro e saranno più impegnati durante il progetto.
Inoltre, coinvolgendo l’intero team nello sviluppo della matrice, sarà più facile ed immediato ricevere feedback da persone che, presumibilmente, sono specializzate nelle singole attività.
Matrice RAM: Rappresentazione scritta
Mettendo la matrice di assegnazione di responsabilità per iscritto, è possibile identificare eventuali errori o problemi. Inoltre, i partecipanti al progetto avranno una migliore comprensione di quale sia il loro ruolo e la loro responsabilità all’interno del progetto.
Per concludere, la matrice RAM è uno strumento di gestione del progetto che migliora la comunicazione del team e aumenta l’efficienza e la velocità di completamento del progetto.
Se usata in modo efficace, aiuta il project manager a tenere tutti informati nel momento ottimale e quindi aumenta la produttività individuale e di gruppo.
