La risorsa più libera non è sempre quella giusta: allocare le competenze nei progetti di ingegneria

Se lavori in un team di ingegneria questa situazione potrà suonarti familiare: una delle risorse ha ore libere questa settimana → Il capo progetto la assegna alla fase in ritardo → Due giorni dopo scopre che quella fase richiedeva una competenza che quella persona non ha → il lavoro va riassegnato a qualcun altro, con il ritardo ormai raddoppiato.

In questo caso l’errore è stato non chiedersi “chi è libero e ha la competenza richiesta?” ma limitarsi a selezionare una risorsa disponibile in quel momento.

In questo breve post vedremo come utilizzare i giusti strumenti di pianificazione del lavoro per rispondere a questa domanda in maniera corretta.

Perché in ingegneria questo pesa più che altrove

In molti contesti organizzativi, due persone con lo stesso ruolo sono, entro certi limiti, intercambiabili; non è così in ingegneria.

Un ingegnere strutturista non sostituisce un elettrotecnico, un tecnico di collaudo non copre un progettista meccanico, e la specializzazione non può essere un dettaglio da sistemare in corsa, ma è un vincolo strutturale del progetto.

Quando la pianificazione del team di progetto ignora questo aspetto e si concentra solo sulla disponibilità oraria, il rischio è quello della rischedulazione delle risorse, che nei progetti tecnici costa molto più del tempo perso.

Fare un controllo incrociato tra disponibilità e competenze non è facile (vedremo nel dettaglio perché), ma esistono strumenti che semplificano questi processi grazie ad algoritmi collaudati.

Di seguito il caso di un’azienda di ingegneria che ha trovato la soluzione a questo problema grazie alle funzionalità di un software.

Il caso di Repower AG

In Repower AG, realtà attiva nel settore energetico con sede in Svizzera, lo stesso tipo di risorse tecniche viene condiviso tra reparti diversi: una persona può essere coinvolta in un progetto di sviluppo e, nello stesso periodo, in un intervento richiesto da un altro dipartimento.

Prima di conoscere Twproject, uno dei migliori sotware di project management per l’ingegneria, individuare questi punti di incrocio richiedeva un metodo di verifica manuale e dispersivo, poco scalabile quando le persone coinvolte crescono di numero.

Con Twproject, il livello di occupazione di una risorsa viene calcolato direttamente nel momento in cui la si assegna a una nuova attività, permettendo di individuare i sovraccarichi prima che si trasformino in un problema.

Allo stesso tempo Twproject permette di assegnare le competenze ai team e alle singole risorse in modo preciso e puntuale, di tenere traccia dell’evoluzione delle competenze del team e di incrociare questo dato con disponibilità e carichi.

Di seguito prenderemo in esame le difficoltà principali riscontrate dalle aziende di ingegneria nell’allocazione delle risorse e vedremo come affrontarle.

1. Assegnare per competenza, non solo per persona

Un buono strumento di gestione dei progetti consente di classificare i membri del tea, oltre che per ruolo aziendale, anche per competenze possedute.

Twproject permette di associare a ogni risorsa dei tag che ne descrivono le competenze specifiche: linguaggi, certificazioni, tipo di collaudo che può eseguire, strumentazione che sa utilizzare.

Quando il capo progetto deve coprire una fase tecnica, può filtrare le risorse disponibili proprio per quel tag, invece di scorrere una lista di nomi e fidarsi della memoria.

Tra le persone che possiedono la competenza richiesta, la vista del carico di lavoro mostra subito chi ha davvero margine, così la scelta finale tiene conto di entrambi i fattori insieme, competenza e disponibilità.

In altre parole, Twproject garantisce la fattibilità tecnica di un progetto proprio attraverso l’assegnazione delle risorse.

2. Assegnare al team, non (solo) alla persona

C’è un’altra opzione utile quando una fase è tecnicamente complessa e coinvolge più figure: assegnarla a un intero team o dipartimento, invece che a una singola persona.

In questo modo il capo progetto generale verifica subito la disponibilità aggregata del gruppo, sufficiente per giudicare la fattibilità della fase; poi lascia la suddivisione dei compiti al responsabile di quel team, che conosce le competenze interne meglio di chiunque altro.

La decisione operativa si sposta a chi ha l’informazione più precisa, senza che il PM generale perda la visibilità d’insieme sul progetto.

3. Un PM diverso per ogni fase tecnica

Nei progetti di ingegneria multidisciplinari, il coordinamento generale e la competenza tecnica di dettaglio spesso non stanno nella stessa persona.

Per questo, nella WBS di Twproject, altamente flessibile e personalizzabile, le sottofasi di un progetto possono avere un project manager diverso da quello del progetto principale.

In questo modo il PM generale mantiene la visione d’insieme, le scadenze complessive e i processi di revisione; parallelamente, una fase molto specialistica, per esempio il collaudo elettrico o la validazione strutturale, ha un responsabile che risponde nel merito tecnico, senza dover far passare ogni decisione attraverso il coordinamento centrale.

Il risultato è una catena di responsabilità che rispecchia davvero come lavora un reparto di ingegneria, non uno schema semplificato che non ha riscontro nella realtà.

4. Quando la stessa competenza serve in più luoghi

Una volta trovate le risorse con le competenze adatte bisogna stabilire le priorità. Infatti a volte la competenza del personale c’è, ma è richiesta da più progetti nello stesso momento.

In questi casi, impostare la priorità direttamente sulle assegnazioni permette alla risorsa di sapere su cosa concentrarsi per prima, e al capo progetto di intervenire sulla sequenza delle attività senza dover convocare una riunione ogni volta che le urgenze cambiano.

Lo stesso meccanismo di priorità, tra l’altro, è quello che semplifica la parte più operativa, ossia la gestione dei ticket tecnici: sapere chi deve occuparsi di cosa per primo e non solo chi ne è responsabile in generale.

Una funzione legata ad altri ambiti di progetto

L’allocazione per competenza non vive da sola. Il carico assegnato a una risorsa, qualunque sia il criterio con cui è stata scelta, si riflette comunque sulla sua agenda settimanale, dove può essere ricalibrato giorno per giorno (ne abbiamo parlato a proposito della funzione My Weekly Workspace).

E le stesse competenze che oggi servono per assegnare una fase sono quelle che, ancora prima che il progetto parta, vanno valutate per stabilirne la fattibilità tecnica, un tema legato all’analisi dei rischi.

L’intero reparto di ingegneria, del resto, si regge su questo tipo di continuità tra processi, che Twproject unifica e semplifica.

Per vedere in breve come funziona la gestione delle risorse in Twproject, guarda:

E più nello specifico, guarda come occupare al meglio il team:

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