Quali sono i software più usati per gestire i progetti marketing?

Se svolgi il ruolo di project manager di un’agenzia o reparto marketing di un’azienda e vuoi sapere come semplificare il tuo lavoro, questo è l’articolo che fa per te.

Ti mostreremo cosa cercare tra i tanti strumenti di gestione dei progetti di marketing presenti online e perché dovresti farlo. Infine ti indicheremo quali software svolgono al meglio le funzionalità che cerchi e come impostarli per snellire i processi gestionali e aumentare la produttività nel tuo team..

Siamo convinti che un consiglio da pm a pm sia quello che ti serve e duque alla fine di questo articolo ti riporteremo la testiomonianza di X-BRAIN, agenzia leader nel settore della comunicazione aziendale, con qualche dritta per selezionare il software più adatto in base alle tue esigenze e alla natura del tuo team.

Leggi fino alla fine!

Quando un team marketing cresce, cresce anche la complessità: clienti multipli, scadenze serrate, collaborazioni trasversali e progetti sempre più complessi. Per questo oggi è fondamentale dotarsi di un software di project management per il marketing che non si limiti a “gestire task”, ma che aiuti davvero a organizzare il lavoro del team a 360°.

In questo articolo vedremo:

• Le sfide dei team marketing moderni
• Le funzionalità che un software dovrebbe offrire
• I migliori strumenti sul mercato

Le sfide organizzative dei team marketing (e perché servono nuovi strumenti)

Negli ultimi anni, il lavoro dei team marketing si è profondamente trasformato. Le attività si sono moltiplicate, i canali si sono frammentati, e la pressione sugli obiettivi è diventata costante. I reparti marketing oggi gestiscono progetti complessi, coordinano risorse interne ed esterne, e lavorano in stretta sinergia con vendite, prodotto, customer care e direzione.

Proprio per questo, cresce la necessità di strumenti in grado di supportare una gestione efficace dei task nel team marketing, senza dispersioni. Il classico mix di email, fogli di calcolo e chat aziendali non basta più: serve un approccio strutturato, che permetta di pianificare progetti creativi, assegnare compiti, monitorare le scadenze e mantenere tutti allineati sugli obiettivi.

Non è un caso se sempre più aziende stanno cercando un software di project management per il marketing che sia pensato non solo per organizzare, ma per semplificare e rendere fluido il lavoro quotidiano. E questo vale tanto per grandi reparti strutturati quanto per piccole agenzie o team interfunzionali.

Cosa cerca un marketing manager in un software di gestione progetti

Quando un project manager o un responsabile marketing valuta l’adozione di uno strumento digitale, le esigenze principali riguardano l’organizzazione, la visibilità sul lavoro del team e la possibilità di adattare i processi alle dinamiche aziendali.

Un buon tool per l’organizzazione del team marketing non si limita a elencare task e scadenze, ma deve permettere di:

• Gestire i progetti creativi in modo flessibile, anche quando coinvolgono figure diverse (designer, copywriter, strategist, ecc.)
• Assegnare attività e monitorarne l’avanzamento in tempo reale
• Visualizzare carichi di lavoro, priorità e tempistiche, per evitare colli di bottiglia
• Facilitare la collaborazione tra marketing e vendite, in un’ottica di allineamento sugli obiettivi
• Centralizzare informazioni e documentazione, per non perdere tempo a rincorrere file sparsi o briefing dimenticati
• Adattarsi a workflow diversi, da quelli più agili e snelli fino a processi più articolati

In questo contesto, cresce l’interesse per tool per l’organizzazione del team marketing che centralizzino lavoro, comunicazione e risultati in un’unica piattaforma.

Se ti riconosci in queste sfide, è il momento di valutare strumenti più strutturati.

I migliori strumenti software per i team marketing

Ecco una panoramica dei migliori strumenti per agenzie marketing e team interni, con un’attenzione particolare a funzionalità come la gestione delle risorse, la collaborazione cross-team e la visibilità sull’avanzamento dei progetti.

1. Twproject

Twproject è un software di project management adattabile, potente e completo. Ideale per team marketing che gestiscono molti progetti contemporaneamente, su clienti o linee di business differenti.

Questo strumento è progettato per centralizzare tutte le informazioni relative a un progetto, dai task alla documentazione, fino alla gestione delle risorse e dei tempi.

Twproject offre funzionalità avanzate come la personalizzazione delle dipendenze tra attività, la gestione dei carichi di lavoro automatizzata e l’assegnazione di task con diversi livelli di priorità. La vista Gantt e la funzione di gestione risorse consentono di pianificare e tracciare i progressi in tempo reale, evitando colli di bottiglia e assicurando che tutte le attività siano allineate con gli obiettivi di marketing. Inoltre, Twproject integra strumenti di collaborazione che facilitano il lavoro tra i vari team

La sua capacità di centralizzare tutte le informazioni e i flussi di lavoro in un’unica piattaforma intuitiva, riducendo il rischio di dispersione di dati e aumentando l’efficienza, lo rendono il software di project management ideale per le agenzie di marketing.

Caratteristiche principali:

• Gestione avanzata dei progetti: strumenti per il monitoraggio di progetti e fasi di progetto, ad ognuna delle quali sono assegnati to-do, risorse e tempistiche.

• Vista Gantt interattiva: permette di pianificare le attività e metterle in connessione, visualizzare i progressi in tempo reale e adattare le tempistiche in corso ai progetti.

• Gestione dei carichi di lavoro: visualizzazione chiara dei carichi di lavoro di ogni membro del team, con algoritmo di ridistribuzione del carico settato sulle diverse tipologie di progetto.

• Assegnazione di to-do con priorità personalizzabili: ogni attività può essere assegnata con scadenze, priorità, menzioni e commenti, mantenendo il team sempre allineato.

• Alert e notifiche: settabili e personalizzabili per ogni membo del team, in modo che ciascuno possa monitorare i parametri e le attività distinte per il ruolo svolto.

• Centralizzazione delle informazioni: documenti, file e comunicazioni sono centralizzati all’interno della piattaforma per un accesso facile e veloce.

• Funzionalità di collaborazione: discussioni e commenti possono essere aggiunti direttamente sui task, migliorando la comunicazione tra i membri del team.

• Flessibilità e personalizzazione: possibilità di adattare il software alle specifiche esigenze di ogni progetto e flusso di lavoro, da quelli agili a quelli più strutturati.

Costi: a partire da 4,89 € per utente/mese.

Pro: scalabilità per team di diverse dimensioni, centralizzazione totale dei dati di progetto e dei canali di comunicazione, flessibilità unica per garantire efficienza a ogni livello.

Contro: non pervenuti.

Unico in flessibilità, Twproject si adatta alle esigenze di gestione sia di progetti agili che di flussi di lavoro più complessi.

2. Monday

Monday.com è una piattaforma di project management flessibile e adatta a team di marketing che necessitano di uno strumento visivo e personalizzabile per gestire progetti complessi. Le sue funzionalità avanzate di gestione dei carichi di lavoro permettono di tenere traccia dei progressi in tempo reale e di visualizzare facilmente le priorità e le tempistiche.

È utile per le agenzie di marketing che collaborano con più dipartimenti, consentendo a marketing e vendite di allinearsi sugli obiettivi comuni grazie a dashboard condivise. Questo strumento è infatti ideale per organizzare progetti che coinvolgono più figure lavorative grazie alla possibilità di assegnare task specifici e monitorare il progresso in tempo reale. Monday.com è un software adatto a processi strutturati, garantendo efficienza in scenari complessi e che richiedono una personalizzazione avanzata.

Caratteristiche principali:

• Gestione visiva dei progetti tramite Board e Gantt.
• Assegnazione e monitoraggio in tempo reale delle attività.
• Personalizzazione avanzata dei flussi di lavoro.
• Monitoraggio dei carichi di lavoro e prevenzione dei colli di bottiglia.
• Dashboard condivise per il monitoraggio dei progressi e allineamento tra marketing e vendite.
• Centralizzazione di file e documentazione all’interno della piattaforma.
• Funzionalità di reportistica avanzata per analizzare performance e obiettivi.

Costi: a partire da 8 $ per utente/mese.

Pro: visualizzazione avanzata di carichi di lavoro, priorità, tempistiche; buone funzionalità di collaborazione tra reparti.

Contro: complessità iniziale a causa della personalizzazione avanzata.

Flessibile e personalizzabile, è uno strumento utile ai reparti di marketing ben strutturati.

3. Basecamp

Basecamp è un software di gestione progetti semplice e intuitivo, che si distingue per la sua facilità d’uso. È particolarmente adatto a team di marketing che necessitano di uno strumento essenziale, per centralizzare la comunicazione, i documenti e la gestione delle attività. La sua interfaccia chiara e organizzata facilita la collaborazione tra diversi membri del team, rendendo facile condividere file, feedback e aggiornamenti in tempo reale.

Anche se non offre la stessa profondità di gestione dei carichi di lavoro e delle dipendenze di altri software, Basecamp è una buona soluzione per agenzie di marketing che operano con processi più snelli e agili. Le funzionalità di base, come le To-Do Lists, i Calendari e i Campi di discussione, permettono di tenere traccia delle attività e delle scadenze senza complicare troppo il flusso di lavoro.

Caratteristiche principali:

• Gestione dei task con To-Do Lists e scadenze.
• Centralizzazione della comunicazione tramite Message Boards.
• Condivisione di documenti e file in tempo reale.
• Funzione di Campi di discussione per feedback e aggiornamenti.
• Calendario integrato per la pianificazione delle attività.
• Report di attività e progressi.
• Sistema di notifiche per tenere tutti informati.

Costi: a partire da 15 $ per utente/mese.

Pro: collaborazione semplificata tra diversi team e facile accesso alle informazioni importanti.

Contro: carente in quanto a funzionalità avanzate di monitoraggio dei carichi di lavoro.

Strumento semplice e accessibile per tutti i membri del team, con un’interfaccia intuitiva anche se un po’ basica.

4. ClickUp

ClickUp è una piattaforma di project management abbastanza versatile, adatta a team di marketing che cercano una soluzione per gestire attività, progetti e risorse in maniera integrata. La piattaforma offre opzioni di personalizzazione nalle viste List, Board e Gantt, che permettono di adattarsi a diversi flussi di lavoro. La gestione dei carichi di lavoro fornisce una panoramica delle scadenze, dei task in corso e delle priorità.

ClickUp è particolarmente utile per le agenzie che necessitano di un controllo dettagliato su ogni fase del progetto. La possibilità di centralizzare documenti, file e comunicazioni sulla stessa piattaforma aiuta a evitare la dispersione delle informazioni e consente a marketing e vendite di lavorare in modo coordinato.

Nonostante l’interfaccia sia piuttosto ben progettata, ci vuole tempo per imparare a sfruttare appieno tutte le sue potenzialità. Questo può rallentare l’adozione, specialmente in agenzie che hanno bisogno di risultati rapidi.

Caratteristiche principali:

• Viste personalizzabili (Board, List, Gantt, Calendar).
• Gestione dei carichi di lavoro e priorità.
• Automazioni per ottimizzare i processi ripetitivi.
• Assegnazione di task con scadenze, commenti e allegati.
• Reportistica avanzata per analizzare l’andamento dei progetti.
• Centralizzazione di file, documenti e comunicazioni.
• Monitoraggio dell’avanzamento in tempo reale.

Costi: a partire da 5 $ per utente/mese.

Pro: buona gestione dei carichi di lavoro e delle priorità; permette una gestione centralizzata dei documenti.

Contro: la curva di apprendimento può essere un po’ ripida, soprattutto per gli utenti meno esperti.

Strumento versatile ma complesso, che permette di gestire progetti creativi in maniera articolata.

5. Notion

Notion è una piattaforma basta sull’AI che combina funzionalità di project management, wiki aziendale e gestione documentale. Per le agenzie di marketing, Notion è utile per centralizzare tutte le informazioni relative a un progetto, dalle strategie alle risorse creative, in un unico spazio condiviso.

Questo è uno strumento incentrato prevalentemente sulla gestione dei task e della documentazione, meno sulla gestione delle risorse. Può essere utilizzato per creare database di contatti, tracciare campagne marketing, centralizzare briefing e documenti, e gestire la comunicazione tra i membri del team. Questo lo rende particolarmente adatto a chi cerca uno strumento semplice ma potente per organizzare contenuti e progetti creativi.

Caratteristiche principali:

• Gestione dei progetti tramite template personalizzabili.
• Creazione di documenti e wiki aziendali condivisi.
• Visualizzazione dei progetti e delle informazioni tramite Kanban, List, Calendar.
• Collaborazione in tempo reale tra membri del team.
• Personalizzazione di spazi di lavoro e flussi di lavoro.
• Archivio centralizzato di risorse, documenti e file.
• Integrazione con altre app per un flusso di lavoro completo.

Costi: a partire da 9,50 $ per utente/mese.

Pro: buono strumento per centralizzare documenti, appunti, progetti e task in un’unica piattaforma; visualizzazione semplificata dei progetti.

Contro: non adatto a chi cerca uno strumento di project management completo, con gestione carichi, tempistiche e budget.

Utile e preciso su alcuni compiti di gestione, carente su altri aspetti di project management più tradizionale.

6. Zoho Projects

Zoho Projects è uno strumento che è parte di un sistema più complesso di project management ideato da Zoho, ed è per questa sua caratteristica un po’ frammentaria che compare in ultima posizione. Per il resto si tratta di una buona soluzione per la gestione dei progetti in ambito marketing. Con strumenti per la pianificazione avanzata e la gestione dei team, Zoho Projects permette di visualizzare facilmente i progressi tramite diagrammi di Gantt e dashboard personalizzabili. È ideale per coordinare le attività tra marketing e vendite, grazie alla possibilità di creare obiettivi comuni e di monitorarne l’avanzamento.

Le sue funzionalità includono la gestione dei carichi di lavoro, la centralizzazione dei documenti e il tracciamento delle risorse, permettendo ai team di lavorare in modo efficiente e senza sprechi di tempo. Se integrato con altri strumenti Zoho e software di terze parti, come Google Drive e Slack, risulta completo e si adatta a diverse flussi di lavoro.

Caratteristiche principali:

• Pianificazione avanzata con diagrammi di Gantt e scadenze.
• Gestione delle risorse e monitoraggio dei carichi di lavoro.
• Centralizzazione di file, documenti e comunicazioni.
• Integrazione con strumenti interni ed esterni.
• Creazione di obiettivi e monitoraggio dei progressi.
• Assegnazione di task, commenti e discussioni in tempo reale.
• Gestione avanzata delle dipendenze tra task e progetti.

Costi: a partire da 4 $ per utente/mese.

Pro: facile gestione delle attività, monitoraggio delle tempistiche e visibilità dei carichi di lavoro.

Contro: la sola applicazione ha funzionalità limitate e richiede alcune integrazioni per accedere a operazioni avanzate.

Strumento utile per i team di marketing ma che richiede esperienza nell’integrazione di più applicazioni.

Conclusioni (e una testimonianza diretta)

Come abbiamo visto, ogni team ha le proprie dinamiche, ma l’obiettivo è comune: organizzare il lavoro in modo efficiente e collaborativo. Per i team marketing, questo significa adottare strumenti capaci di unire pianificazione, esecuzione e controllo, senza sacrificare la flessibilità operativa.

Tra i software che ti abbiamo elencato, Twproject rappresenta una delle soluzioni più complete e versatili, capace di rispondere alle reali esigenze di un reparto marketing moderno: dal project management operativo, alla gestione delle risorse, fino alla collaborazione tra team e reparti.

Ecco come promesso la testimonianza di X-BRAIN, agenzia di marketing che ha ottenuto risultati straordinari grazie a Twproject:

Come riporta nella sua intervista, l’azienda ha migliorato l’efficienza operativa e massimizzato i risultati su più fronti.

Twproject ha facilitato la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team, consentendo un migliore coordinamento delle attività. Questo ha permesso di ottimizzare l’allocazione delle risorse, evitando sovraccarichi e sottoallocazioni.

In contemporanea X-BRAIN ha avuto maggiore consapevolezza delle ore fatturabili e non, ottenendo una panoramica completa delle attività e dei progetti. Questo ha migliorato la comprensione dei tempi impiegati dai dipendenti, permettendo ai commerciali di affinare le stime per i progetti futuri e garantire margini migliori.

Inoltre, la piattaforma ha reso possibile la generazione di report dettagliati e veritieri, offrendo così la trasparenza necessaria per giustificare i risultati raggiunti e dimostrare l’efficacia del lavoro completato.

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Immagina come ti sentiresti se in pochi giorni riuscissi a impostare un sistema di gestione unificato che ti permettesse di tenere sotto controllo risorse e tempistiche e favorire una collaborazione efficace all’interno del tuo team di marketing.

Con Twproject questo scenario diventa possibile, e inoltre, insieme alla prova gratuita di 15 giorni hai anche l’assistenza gratuita del nostro team di supporto che ti guiderà personalmente attraverso tutto il settaggio iniziale.

Non perdere l’occasione e prova Twproject oggi stesso!