Monitorare l’andamento dei progetti aziendali è al centro dell’attività di project management. Ma quali sono i migliori strumenti per farlo? In questo articolo troverai un elenco dei migliori software per il monitoraggio dei tuoi progetti.
Ma per prima cosa vediamo insieme cosa rientra nell’ambito del monitoraggio dei progetti, detto anche monitoraggio e controllo.
Con questo termine ci si riferisce al controllo generale svolto dal project manager per garantire che tutti i compiti siano svolti correttamente e nei giusti tempi.
Il monitoraggio dei progetti guarda alle singole fasi per individuare gli ostacoli, i colli di bottiglia o le lacune e cerca di risolverli per aumentare l’efficienza del progetto.
Il processo di monitoraggio comincia non appena inizia il progetto stesso e prosegue durante tutto il suo ciclo di vita.
Un sistema che aiuti a monitorare il progetto in maniera efficace ci permette di vedere lo stato di avanzamento in maniera chiara e a colpo d’occhio.
INDICE
Obiettivi principali del monitoraggio dei progetti
Ogni progetto possiede caratteristiche peculiari e a seconda dell’ambito aziendale certi obiettivi potranno essere più importanti di altri per la sua realizzazione.
Ma in linea di massima si può dire che gli obiettivi da tenere a mente durante il monitoraggio dei progetti sono i seguenti:
- Stabilire finalità: sin da principio è utile mettere in chiaro, e magari anche per iscritto, quale sia l’obiettivo finale del progetto. In altre parole, quali sono i risultati attesi da clienti e stakeholder. Per fare questa operazione può essere utile implementare un’attività di scope management.
- Settare i parametri: una volta stabilite le finalità, dovremo riportare poi quanto emerso dall’analisi in termini di budget, tempistiche, utilizzo delle risorse eccetera. Questa base di dati costituirà la nostra baseline iniziale, ossia l’avanzamento ideale da seguire, dal quale ci si discosterà più o meno durante la reale esecuzione del progetto.
- Raccogliere dati: nel momento in cui il progetto parte, è importante avere gli strumenti giusti per raccogliere periodicamente dati quali i costi diretti e indiretti, le ore di lavoro svolte, le fasi completate. Più questi dati saranno facili da raccogliere e inserire a sistema più il lavoro del project manager ne trarrà beneficio.
- Analizzare dati: per far sì che i dati raccolti non rimangano privi di significato, è utile provare a interpretarli. Esempi di analisi sono il confronto tra le tempistiche espresse nella baseline e quelle reali oppure l’analisi dei costi, differenziando tra costi previsti, stimati e attuali.
- Fare report: esportare i dati rilevati, insieme alla loro interpretazione, è utile per condividere i risultati ottenuti con gli stakeholder o con il proprio team. La configurabilità dei report è dunque essenziale per differenziare il target di riferimento con cui condividere specifici dati.
- Creare modelli per progetti futuri: per ottimizzare gli sforzi compiuti, nell’ambito del monitoraggio dei progetti può rientrare anche la creazione di best practice per progetti con caratteristiche simili. Ciò avverrà a fine progetto e andrà a costituire la base di dati per pianificare progetti futuri.
Tipologie del monitoraggio dei progetti
Entrando ancora più nel dettaglio, vediamo ora quali sono le tipologie di monitoraggio dei progetti, ossia tutti gli approcci che si possono adottare quando controlliamo lo svolgimento delle attività.
Le varie tipologie si applicano a tutti gli obiettivi visti in precedenza, ma declinate a seconda dell’aspetto che si intende monitorare.
- Monitoraggio del processo: noto anche come monitoraggio delle attività, mira principalmente a monitorare le risorse e gli input e a capire come vengono forniti gli output e i risultati.
- Monitoraggio dei beneficiari: questa tipologia include le richieste da parte dei beneficiari, i eventuali reclami e la soddisfazione generale. I beneficiari possono essere sia diretti che indiretti.
- Monitoraggio della conformità: serve a stabilire che il progetto sia conforme ai contratti, alle leggi vigenti, agli standard etici e alla conformità generale del progetto.
- Monitoraggio finanziario: controlla l’efficienza finanziaria del progetto, includendo anche un’analisi di costi-benefici.
- Monitoraggio dei risultati: comprende tutto ciò che determina se il progetto è sulla strada giusta per raggiungere i risultati attesi. Serve anche a raccogliere dati sull’impatto e sugli effetti complessivi del progetto.
Ma veniamo al dunque: vi forniamo un breve ma esaustivo elenco dei migliori software per svolgere il monitoraggio dei progetti aziendali, minimizzando gli sforzi e ottimizzando la produttività.
Ecco la lista dei migliori software per il monitoraggio dei progetti:
1. Twproject
Se cerchiamo uno strumento completo, la prima scelta ricade sicuramente su Twproject, il software che possiede tutti i gli strumenti fondamentali per il monitoraggio e il controllo dei progetti.
A partire dal suo diagramma di Gantt agile e dinamico, proseguendo con una WBS completa e facile da compilare e aggiornare, e ancora con la sua impeccabile gestione di risorse e costi, ricche di automazioni e personalizzazioni, e così via.
Twproject nasce infatti come un sistema di gestione dei progetti a 360 gradi, in grado di supportare il lavoro del project manager dall’inizio alla fine.
Ha un’interfaccia intuitiva che rende più fluido l’adattamento di tutto il team allo strumento e riduce i tempi legati al processo di apprendimento, promuovendo il lavoro di squadra.
Inoltre, è uno strumento adatto a team e progetti di qualsiasi dimensione. La sua scalabilità lo rende adatto a qualsiasi tipo di azienda e il vantaggio è che Twproject si modifica e cresce insieme al business e alla complessità dei progetti.
Caratteristiche principali:
- Dashboard: la vista principale, che mostra a un primo colpo d’occhio la situazione dei progetti in tempo reale.
- WBS: consente con grande velocità di suddividere i progetti in attività da svolgere, settare le scadenze e assegnare i ruoli.
- Diagramma di Gantt: si evolve nel tempo ed è sempre aggiornato, essendo ben integrato con le altre componenti del software. Permette di assegnare il lavoro e di essere condiviso facilmente.
- Percorso critico: facile da settare e individuare, ci consente di seguire il flusso di lavoro e di evitare i colli di bottiglia.
- Calcolo automatizzato in real time dell’avanzamento di progetto: per avere un’idea immediata dell’avanzamento del progetto ma anche di ogni singola fase che lo compone.
- Kanban board: per chi predilige il lavoro agile, consente di assegnare facilmente i compiti e di avere una vista d’insieme delle attività, molto personalizzabile a seconda delle esigenze.
- Gestione dei costi: i costi di progetto, diretti e indiretti, sono gestiti in un unico ambiente, insieme ai ricavi e ai costi delle risorse. Il confronto tra la pianificazione delle spese inziale e quella attuale evidenzia rischi e sforamenti di budget in maniera chiara.
- Gestione del carico di lavoro: il tempo impiegato da ogni risorsa per il completamento delle attività è calcolato con precisione, distinguendo tra tipologie di attività e consentendo l’inserimento dei worklog in varie modalità. Ciò consente di analizzare le prestazioni con efficacia.
- Timeline: strumento presente nella pagina di statistiche e all’interno del Gantt stesso, che permette di rivedere la pianificazione iniziale e la situazione in qualsiasi momento della vita del progetto, per un più efficace monitoraggio.
- Condivisione: grazie a reporting e analisi personalizzabili, si ottengono informazioni chiare e condivisibili sulle prestazioni del progetto e delle sue singole parti.
- Template: ogni progetto o sua sotto-fase può essere usato come modello per progetti simili, per risparmiare tempo nella pianificazione futura.
Prezzo: a partire da 4,89 € utente/mese.
Pro: Twproject è utile per qualsiasi strategia e modello aziendale. Ha infatti strumenti avanzati e ricchi di funzionalità per tutti gli aspetti e le tipologie di monitoraggio dei progetti. Si adatta dunque a ogni settore d’impresa e cresce insieme al tuo business.
Contro: Una tale completezza non lascia spazio ad aspetti negativi.
Twproject rivoluziona la tua idea di monitoraggio dei progetti, facendoti scoprire una vastità di funzioni che semplificano e velocizzano il tuo lavoro.
2. ProofHub
ProofHub è uno strumento di gestione dei progetti e di collaborazione tra team che riunisce tutto in un unico luogo.
Crea un hub centrale per tutti i progetti, i team, i file, le discussioni e le attività, eliminando la necessità di destreggiarsi tra più app.
La piattaforma è efficiente e consente di rimanere sincronizzati con l’avanzamento dei progetti in tempo reale.
Inoltre, è possibile tracciare facilmente ogni attività del progetto e garantire che i progetti vengano consegnati con precisione.
Caratteristiche principali:
- Diagramma di Gantt: consente di impostare le dipendenze delle attività, visualizzare le tempistiche del progetto e rispettare le scadenze.
- Schede Kanban: per avere una visione d’insieme delle attività nelle varie fasi, individuare i colli di bottiglia e creare flussi di lavoro unici.
- Strumenti di collaborazione come la chat integrata, le discussioni, i commenti sulle attività e le menzioni.
- Condivisione dei file tra progetti e attività per facilitare l’accesso e la collaborazione sui documenti.
- Tracciamento del tempo trascorso sulle attività, manualmente o con time tracker.
- Fogli di presenza per monitorare la produttività del team e identificare gli ostacoli al flusso di lavoro.
- Report dettagliati per ottenere informazioni in tempo reale sull’avanzamento delle attività, individuare le aree di miglioramento ed effettuare revisioni delle prestazioni.
- Archiviazione centralizzata dei file con prove di stampa online per rivedere, approvare e fornire direttamente un feedback sugli asset.
Prezzo: a partire da 45 $ al mese per utenti illimitati.
Pro: Ha una buon interfaccia pulita e intuitiva, con curva di apprendimento minima; è personalizzabile e scalabile a seconda delle esigenze e offre un completo controllo amministrativo.
Contro: Non adatto a piccoli team; le sua mole di notifiche può risultare a volte eccessiva.
Strumento ricco di funzionalità che lo rendono una scelta valida per i grandi team che vogliono migliorare le loro capacità di tracciamento dei progetti.
3. ActiveCollab
ActiveCollab è uno strumento che si definisce project-oriented e dunque adatto al monitoraggio e controllo dei singoli progetti.
È un software essenziale, che include le principali funzionalità di gestione del lavoro del project manager: registrazione dei tempi, dipendenze delle attività e riprogrammazione automatica, fatturazione, opzioni di collaborazione, integrazioni di terze parti.
Grazie alla sua versatilità è utilizzato da team e aziende di ogni ambito e dimensione: dalle aziende internazionali alle piccole start-up, anche se mancano alcune funzioni di “vista d’insieme”.
Caratteristiche principali:
- Vista progetto: a scelta tra Kanban, Gantt, elenco o calendario.
- Template di progetto: consente di creare modelli riutilizzabili.
- Chat, commenti, suggerimenti.
- Report orari: possibilità di filtrate i record di tempo per progetto, cliente, assegnatario, tipo di lavoro, mese, anno e altro ancora.
- Stima e tracciamento: strumenti di confronto tra i valori di tempo stimati con quelli tracciati per individuare le attività a rischio.
- Panoramica sulle assegnazioni: vista d’insieme di tutti gli incarichi, comprensiva di straordinari e giorni non lavorativi.
- Tempo e spese sostenute: tracciamento di ore e spese fatturabili.
- Avvisi: in caso di sforamento di tempi e costi.
- Redditività del progetto: panoramica dello stato del budget con controllo sulla percentuale dell’importo speso.
- Report: in particolare per evidenziare il lavoro non ancora fatturato.
Prezzo: a partire da 8 $ utente/mese.
Pro: comodo, preciso e con una facile interfaccia; utile per gestire progetti di larga scala con numerosi stakeholder.
Contro: Non ha un flusso di lavoro incorporato, e non è l’ideale se si hanno esigenze di tracciamento dei progetti più avanzate. Anche il monitoraggio del tempo necessita di miglioramenti.
Un software che svolge il compito che si è prefissato, ma che dovrebbe crescere un po’ in quanto a versatilità e visione d’insieme.
4. Teamhood
Anche Teamhood è uno sofware che combina strumenti professionali come il Gantt, il tracciamento dei tempi di lavoro, le Kanban, e i reporting in un unico sistema di gestione.
Infatti, è pensato per le aziende di medie e grandi dimensioni per la gestione e l’esecuzione di progetti.
Teamhood lavora con gli spazi di lavoro, lavagne personalizzate con funzionalità di tracciamento del tempo e strumenti di collaborazione.
Offre inoltre una reportistica visiva delle metriche, soprattutto quelle agili.
Caratteristiche principali:
- Kanban board: le sue righe sono usate per differenziare diversi team, tipi di elementi di lavoro, progetti, ecc. Funzionalità di impostazione di limiti di spesa e altri parametri che segnalano gli sforamenti.
- Diagramma di Gantt: le sue funzioni sono piuttosto standard, ma ha alcune opzioni di personalizzazione. Possibilità di scegliere se le fasi dipendenti da altre sono auto-rischedulate.
- Tariffe orarie: possibilità di impostare tariffe orarie per i collaboratori del progetto e vedere i costi del progetto in tempo reale.
- Baseline vs Actual: strumento che fissa le scadenze concordate per il progetto e nel corso del tempo confronta la situazione effettiva con il piano originale.
- Report sui fogli di presenza: confronto tra il tempo effettivo impiegato e le stime iniziali. Consente di calibrare le stime.
- Visualizzazione del carico di lavoro: consente di gestire il carico di lavoro del team, bilanciare le risorse e ottimizzare i tempi.
Prezzo: a partire da 7 € utente/mese.
Pro: Buona flessibilità in termini di configurazione delle impostazioni, pur mantenendo una semplicità di base.
Contro: La gestione dei tempi di lavoro non è molto flessibile e presenta alcune limitazioni che poi si ripercuotono sull’accuratezza dei dati relativi al monitoraggio.
Strumento produttivo ed efficiente e con un suo particolare approccio alla filosofia agile.
5. Miro
Miro è una piattaforma che nasce con l’intento di migliorare i flussi di lavoro attraverso mappature dei processi, delle dipendenze, eccetera.
Anche se possiede alcune funzionalità native, Miro funziona piuttosto come aggregatore di applicazioni diverse all’interno di un’unica piattaforma.
Il suo punto di forza e di partenza è la Kanban board, attraverso cui i membri del team collaborano e si scambiano informazioni e il project manager affida compiti e tiene sotto controllo le tempistiche.
Il suo approccio agile al monitoraggio dei progetti può essere limitante per alcuni, ma offre sicuramente vantaggi per altri.
Caratteristiche principali:
- Kanban board: struttura flessibile di schede per gestire progetti e processi.
- SWOT Analysis: simile alla lavagna Kanban, suddivide i compiti tra le varie categorie della SWOT analysis.
- Diagramma di Gantt: più simile a una timeline, consente di assegnare compiti e settare dipendenze tra le attività, non ha funzioni più evolute.
- Roadmap: altra visualizzazione delle attività non basata sulla linea del tempo ma su quella delle fasi principali di progetto.
- Retrospettive: strumenti di riesame della pianificazione iniziale, condivisibili con il team.
- Presentazioni: vari modelli per la creazione di report condivisibili e per l’impostazione di meeting di progetto.
Prezzo: a partire da 7 € utente/mese.
Pro: Consente di mantenere inalterati i processi aziendali per chi ha già iniziato a monitorare i singoli aspetti dei progetti con piattaforme diverse.
Contro: Necessità di integrare più applicazioni in una per ottenere una cornice completa. L’ottimizzazione dei processi viene dunque leggermente penalizzata.
Soluzione agile per chi necessita di una gestione visuale dei progetti.
6. Roadmunk
Come dice il nome stesso, Roadmunk è uno strumento che utilizza le roadmap come focus point per il monitoraggio dei progetti aziendali.
Si focalizza dunque sula sequenzialità di macro attività e loro sotto-fasi per la gestione dei flussi di lavoro, con un approccio analitico al lavoro.
Il presupposto è dunque che la pianificazione iniziale sia ineccepibile, o quasi, nella suddivisione delle categorie di lavoro.
Ciò funziona bene per aziende strutturate e con grande esperienza, con progetti e processi pianificati; al contrario, può risultare bloccane per piccole realtà o team di recente costituzione.
Caratteristiche principali:
- Roadmap: integrabile con la timeline, gestisce le attività attraverso le iniziative, gli obiettivi e le milestone
- Swimlane: tipologia di roadmap semplificata
- Condivisione: in HTML o attraverso URL protette
- Export: vari formati tra cui immagini
- Presentazione: trasformazione dei dati inseriti in slide di per meeting aziendali
Prezzo: a partire da 49 $ mensili per project manager e team di 5 utenti
Pro: Strumento molto specifico per team che lavorano al completamento di fasi di progetto pianificate dalla base.
Contro: Mancanza di viste secondarie fondamentali quali il Gantt o la gestione del budget di progetto.
Adatto a team che necessitano di collaborare virtualmente su progetti strutturati e condividere informazioni veloci.
Alcuni suggerimenti finali
Abbiamo visto che il monitoraggio dei progetti è un processo molto soggettivo e le tecniche variano col tempo e con l’esperienza.
In tal senso gli strumenti utilizzati possono variare moltissimo, non solo tra aziende diverse, ma anche all’interno della stessa, per gestire progetti diversi.
Abbiamo dunque cercato di fornirti una lista dei software che racchiudono al loro interno maggiori funzionalità, in modo da permettere al project manager di variare a seconda delle esigenze.
Prima di concludere, ti diamo alcuni suggerimenti sotto forma di best practice per l’esercizio del monitoraggio e controllo dei tuoi progetti:
- Svolgi ricerche e incontri iniziali per comprendere il progetto
- Crea una breve descrizione del progetto sulla base di quanto appreso
- Sviluppa un piano di progetto
- Prepara un piano delle risorse
- Non creare aspettative irrealistiche
- Mantieni sempre una comunicazione chiara e costante con il team
- Chiedi feedback e apporta modifiche se necessario
- Assicurati che ogni aspetto sia adeguatamente documentato
- Riguarda il piano di progetto una volta concluso e prova a trarne insegnamenti per il futuro
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