El seguimiento del progreso de los proyectos en una empresa es el núcleo central de la gestión de proyectos. Pero ¿cuáles son las mejores herramientas para hacerlo? En este artículo encontrarás una lista con los mejores software para seguir tus proyectos.
Pero primero, analicemos juntos qué comprende el ámbito del seguimiento de proyectos, también conocido como monitoreo y control de proyectos.
Este término hace referencia al control general que realiza el gerente del proyecto para asegurarse de que todas las tareas avancen correctamente y a tiempo.
El seguimiento de proyectos examina las fases individuales para identificar obstáculos, cuellos de botella o brechas y busca solucionarlos para aumentar la eficiencia del proyecto.
El proceso de monitoreo comienza tan pronto como inicia el proyecto y continúa durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Un sistema que ayuda a seguir el proyecto de forma efectiva nos permite ver claramente y de un vistazo el progreso del trabajo.
CONTENIDO
Objetivos principales del seguimiento de proyectos
Cada proyecto tiene sus propias características y, dependiendo del entorno empresarial, ciertos objetivos pueden ser más importantes que otros para su realización.
Pero en términos generales, podemos decir que los objetivos a tener en cuenta al hacer el seguimiento de proyectos son los siguientes:
- Establecer objetivos: desde el principio es útil dejar claro, y posiblemente por escrito, cuál es la meta final del proyecto. Es decir, cuáles son los resultados esperados para clientes e interesados. Para ello, puede ser útil implementar una actividad de gestión del alcance.
- Determinar los parámetros: una vez establecidos los objetivos, tendremos que registrar lo obtenido del análisis en cuanto a presupuesto, cronograma, uso de recursos, etc. Esta base de datos constituirá nuestra línea base inicial, es decir, el progreso ideal a seguir, del cual nos desviaremos más o menos durante la ejecución real del proyecto.
- Recopilar datos: conforme avanza el proyecto, es importante contar con las herramientas adecuadas para recopilar periódicamente datos como costos directos e indirectos, horas trabajadas, fases completadas. Cuanto más fácil sea recopilar estos datos e ingresarlos al sistema, mayor será el beneficio para el trabajo del gerente del proyecto.
- Analizar datos: para garantizar que los datos recopilados no carezcan de significado, es útil intentar interpretarlos. Ejemplos de análisis son comparar los plazos indicados en la línea base con los plazos reales o analizar los costos, distinguiendo entre costos planificados, estimados y reales.
- Generar informes: exportar los datos recopilados junto con su interpretación es útil para compartir los resultados obtenidos con interesados y equipo. Por tanto, la configurabilidad de los informes es esencial para diversificar la audiencia objetivo al compartir datos.
- Crear modelos para proyectos futuros: con el fin de optimizar los esfuerzos realizados, el monitoreo del proyecto también puede incluir la creación de prácticas recomendadas para proyectos con características similares. Esto ocurrirá al final del proyecto y servirá como base de datos para la planificación de futuros proyectos.
Tipos de seguimiento de proyectos
Entrando en más detalles, ahora analicemos los tipos de seguimiento de proyectos, es decir, todos los enfoques que se pueden adoptar al monitorear el progreso de las actividades.
Las diversas tipologías se aplican a todos los objetivos vistos anteriormente, pero adaptadas según el aspecto que se deba rastrear.
- Monitoreo de procesos: también conocido como monitoreo de actividades, tiene como objetivo principal supervisar los recursos y entradas, y comprender cómo se entregan los resultados y productos.
- Monitoreo de beneficiarios: este tipo incluye solicitudes de los beneficiarios, posibles reclamaciones y la satisfacción general. Los beneficiarios pueden ser directos o indirectos.
- Monitoreo de cumplimiento: busca verificar que el proyecto cumpla con los contratos, leyes aplicables, normas éticas y el cumplimiento general del proyecto.
- Monitoreo financiero: supervisa la eficiencia financiera del proyecto, incluyendo un análisis costo-beneficio.
- Monitoreo de resultados: incluye todo lo que determina si el proyecto está en camino de alcanzar los resultados esperados. También sirve para recopilar datos sobre el impacto general y los efectos del proyecto.
Pero vayamos al grano: te ofreceremos una lista breve pero completadel mejor software para realizar el seguimiento de proyectos empresariales, minimizando esfuerzos y optimizando la productividad.
A continuación, la lista del mejor software de seguimiento de proyectos:
1. Twproject
Si buscas una herramienta completa, la primera opción es sin duda Twproject, el software que cuenta con todas las herramientas fundamentales para el monitoreo y control de proyectos.
Desde su diagrama de Gantt ágil y dinámico, pasando por su completo WBS que es fácil de completar y actualizar, hasta su impecable gestión de recursos y costos, repleta de automatización y personalización, entre otros aspectos.
De hecho, Twproject surge como un sistema integral de gestión de proyectos, capaz de apoyar el trabajo del gerente de proyecto desde el inicio hasta el final.
Cuenta con una interfaz intuitiva que facilita que todo el equipo se adapte a la herramienta y reduce el proceso de aprendizaje, al tiempo que fomenta el trabajo en equipo.
Además, es una herramienta adecuada para equipos y proyectos de cualquier tamaño. Su escalabilidad la hace apta para cualquier tipo de empresa, y la ventaja es que Twproject se modifica y crece junto con la complejidad del negocio y de los proyectos.
Principales características:
- Panel de control: la vista principal, que muestra de un vistazo la situación de los proyectos en tiempo real.
- WBS: permite dividir los proyectos en tareas por realizar, establecer plazos y asignar roles con gran rapidez.
- Diagrama de Gantt: evoluciona con el tiempo y siempre está actualizado, gracias a su buena integración con los demás componentes del software. Permite asignar y compartir el trabajo fácilmente.
- Camino crítico: fácil de configurar e identificar, ayuda a hacer seguimiento del flujo de trabajo y evitar cuellos de botella.
- Cálculo automatizado en tiempo real del progreso del proyecto: para tener una idea inmediata del avance del proyecto, así como de cada fase individual.
- Tablero Kanban: para quienes prefieren trabajar con metodologías ágiles, permite la asignación sencilla de tareas y una visión general de las actividades, altamente personalizable según los requisitos.
- Gestión de costos: los costos del proyecto, tanto directos como indirectos, se gestionan en un solo entorno, junto con los ingresos y los costos de los recursos. La comparación entre la planificación inicial y la actual destaca claramente los riesgos y los sobrecostos presupuestarios.
- Gestión de carga de trabajo: el tiempo que cada recurso dedica para completar las tareas se calcula con precisión, distinguiendo entre tipos de tareas. Esto permite analizar el rendimiento de forma eficaz.
- Línea de tiempo: una herramienta en la página de estadísticas y dentro del Gantt mismo, que permite revisar la planificación inicial en cualquier momento durante la vida del proyecto, para un monitoreo más efectivo.
- Compartir y reportes: gracias a reportes y análisis personalizables, obtienes información clara y compartible sobre el desempeño del proyecto y sus partes individuales.
- Plantilla: cada proyecto o su subfase puede usarse como plantilla para proyectos similares, para ahorrar tiempo en futuras planificaciones.
Precios: desde € 4,89 por usuario/mes.
Ventajas: Twproject es útil para cualquier estrategia y modelo empresarial. Cuenta con herramientas avanzadas y completas para todos los aspectos y tipos de seguimiento de proyectos. Por lo tanto, se adapta a cualquier sector empresarial y crece junto con la empresa.
Contras: Tanta exhaustividad no deja espacio para aspectos negativos.
Twproject revoluciona el concepto de seguimiento de proyectos, permitiéndote descubrir una gran cantidad de funciones que simplifican y aceleran tu trabajo.
2. ProofHub
ProofHub es una herramienta integral de gestión de proyectos y colaboración en equipo que reúne todo en un solo lugar.
Crea un centro centralizado para todos tus proyectos, equipos, archivos, discusiones y tareas, eliminando la necesidad de usar varias aplicaciones simultáneamente.
La plataforma es altamente eficiente, lo que te permite mantenerte sincronizado con el progreso en tiempo real de los proyectos.
Además, puedes realizar un seguimiento fácil de cada actividad del proyecto y asegurar que los proyectos se entreguen con máxima precisión.
Principales características:
- Gráfico de Gantt para establecer dependencias entre tareas, visualizar las líneas de tiempo del proyecto y mantenerse por delante de las fechas límite.
- Tableros Kanban para obtener una vista general de las tareas en diferentes etapas, identificar cuellos de botella y crear flujos de trabajo únicos.
- Vista de tabla para un seguimiento fluido de proyectos con clasificación y filtros sencillos.
- Funciones colaborativas potentes como chat integrado, discusiones, comentarios en tareas y @menciones para solicitar actualizaciones.
- Compartir archivos sin interrupciones entre proyectos y tareas para acceso fácil y colaboración en documentos.
- Funciones robustas de gestión de tareas para crear, administrar y asignar tareas, mejorando la responsabilidad y manteniendo a todos en camino.
- Controla el tiempo dedicado a las tareas manualmente o con un cronómetro integrado para obtener información valiosa sobre la eficiencia del proyecto y del equipo.
- Hoja de tiempos para monitorear la productividad del equipo e identificar obstáculos en el flujo de trabajo.
- Almacenamiento centralizado de archivos para dejar de buscar información y acceder a los archivos en cualquier momento y lugar.
- Informes detallados para obtener conocimientos en tiempo real sobre el progreso de las tareas, identificar áreas de mejora y realizar revisiones de desempeño.
- Revisión en línea para evaluar, aprobar y dar retroalimentación sobre activos directamente.
Precios: desde $ 45/mes para usuarios ilimitados
Pros: Tiene una interfaz buena, limpia e intuitiva con una curva de aprendizaje mínima; es personalizable y escalable según sea necesario y ofrece control administrativo completo.
Cons: Podría no ser tan adecuado para emprendedores individuales; sus notificaciones pueden resultar abrumadoras.
Esta herramienta rica en funciones cuenta con excelentes funcionalidades que la convierten en una excelente opción para los equipos que buscan mejorar sus capacidades de seguimiento de proyectos y asegurar el éxito desde el inicio hasta el final.
3. ActiveCollab
ActiveCollab es una herramienta que se define como orientada a proyectos y, por lo tanto, adecuada para el seguimiento y control de proyectos individuales.
Es un software esencial, que incluye las principales funcionalidades de gestión de trabajo del gerente de proyectos: registro de tiempo, dependencias de tareas y reprogramación automática, facturación, opciones de colaboración e integraciones con terceros.
Gracias a su versatilidad, es adecuado para equipos y empresas de todos los alcances y tamaños: desde empresas internacionales hasta pequeñas start-ups, aunque carece de algunas funciones de ‘visión general’.
Principales características:
- Vista del proyecto: elige entre Kanban, Gantt, lista o calendario.
- Plantilla de proyecto: te permite crear plantillas reutilizables.
- Chat, comentarios, sugerencias.
- Informes de tiempo: posibilidad de filtrar registros de tiempo por proyecto, cliente, asignado a, tipo de trabajo, mes, año y más.
- Estimación y seguimiento: herramientas para comparar valores de tiempo estimados con valores registrados para identificar actividades riesgosas.
- Resumen de asignaciones: visión general de todas las asignaciones, incluyendo horas extras y días no laborales.
- Tiempo y gastos incurridos: seguimiento de horas facturables y gastos.
- Advertencias: en caso de exceso de tiempo y costos.
- Rentabilidad del proyecto: visión general del estado del presupuesto con control sobre el porcentaje del monto gastado.
- Informes: en particular para resaltar trabajo no facturado.
Precios: desde € 8 por usuario/mes.
Ventajas: cómodo, preciso y con una interfaz fácil de usar; útil para gestionar proyectos a gran escala con numerosos interesados.
Desventajas: No tiene flujo de trabajo integrado y no es ideal si tienes necesidades más avanzadas de seguimiento de proyectos. El seguimiento de tiempo también necesita mejoras.
Un software que cumple con el trabajo para el que fue diseñado, pero que debería crecer un poco en versatilidad y visión general.
4. Teamhood
También Teamhood es un software que combina herramientas profesionales como Gantt, seguimiento de tiempo, Kanban y generación de informes en un solo sistema de gestión.
De hecho, está diseñado para empresas medianas y grandes para gestionar y ejecutar proyectos.
Teamhood funciona con espacios de trabajo, pizarras personalizadas con capacidades de seguimiento de tiempo y herramientas de colaboración.
También ofrece informes visuales de métricas, especialmente métricas ágiles.
Principales características:
- Tablero Kanban: sus filas pueden distinguir diferentes equipos, tipos de elementos de trabajo, proyectos, etc. Capacidad para establecer límites de gasto y otros parámetros que indican excesos.
- Gráfico de Gantt: sus funciones son bastante estándar, pero cuenta con algunas opciones de personalización. Posibilidad de elegir si las fases dependientes de otras se programan automáticamente.
- Tarifas por hora: posibilidad de establecer tarifas por hora para los colaboradores del proyecto y ver los costos del proyecto en tiempo real.
- Línea base vs Real: herramienta que establece plazos acordados para el proyecto y con el tiempo compara la situación real con el plan original.
- Informe de hoja de tiempos: comparación del tiempo real empleado con las estimaciones originales. Permite la calibración de las estimaciones.
- Visualización de la carga de trabajo: te permite gestionar la carga de trabajo del equipo, equilibrar los recursos y optimizar el tiempo.
Precios: desde € 7 por usuario/mes.
Ventajas: Buena flexibilidad en cuanto a la configuración de ajustes, manteniendo la simplicidad básica.
Desventajas: La gestión del tiempo no es muy flexible y tiene ciertas limitaciones que afectan luego la precisión de los datos de seguimiento.
Una herramienta productiva y eficiente con su propio enfoque particular hacia la filosofía ágil.
5. Miro
Miro es una plataforma orientada a mejorar los flujos de trabajo mediante la representación de procesos, dependencias, etc.
Aunque tiene algunas funcionalidades nativas, Miro funciona más bien como un agregador de diferentes aplicaciones dentro de una única plataforma.
Su punto fuerte y de partida es el tablero Kanban, mediante el cual los miembros del equipo colaboran e intercambian información, y el gerente del proyecto asigna tareas y realiza el seguimiento de los cronogramas.
Su enfoque ágil para el monitoreo de proyectos puede ser limitante para algunos, pero ciertamente ofrece ventajas para otros.
Principales características:
- Tablero Kanban: estructura de tablero flexible para gestionar proyectos y procesos.
- Análisis FODA: similar al tablero Kanban, subdivide las tareas entre las distintas categorías del análisis FODA.
- Gráfico Gantt: más parecido a una línea de tiempo, permite asignar tareas y establecer dependencias entre actividades, aunque no cuenta con funciones más avanzadas.
- Roadmap: otra visualización de actividades que no se basa en la línea de tiempo, sino en las principales fases del proyecto.
- Retrospectives: herramientas para revisar la planificación inicial, que pueden compartirse con el equipo.
- Presentations: varias plantillas para crear informes compartibles y para organizar reuniones de proyecto.
Precios: desde € 7 por usuario/mes.
Ventajas: Mantiene los procesos comerciales intactos para quienes ya han comenzado a monitorear aspectos individuales de proyectos con diferentes plataformas.
Desventajas: Necesidad de integrar varias aplicaciones en una para lograr un marco completo. Por lo tanto, la optimización del proceso se ve ligeramente afectada.
Solución Agile para quienes necesitan gestión visual de proyectos.
6. Roadmunk
Como su nombre indica, Roadmunk es una herramienta que utiliza roadmaps como punto central para el seguimiento de proyectos empresariales.
Por lo tanto, se centra en la secuenciación de actividades macro y sus subfases para la gestión del flujo de trabajo, con un enfoque analítico hacia el trabajo.
Se asume por tanto que la planificación inicial es perfecta, o casi perfecta, en la división de las categorías de trabajo.
Esto funciona bien para empresas estructuradas y experimentadas con proyectos y procesos planificados; por el contrario, puede ser un obstáculo para pequeñas empresas o equipos recién establecidos.
Mejores características:
- Roadmap: se integra con la línea de tiempo, gestiona actividades mediante iniciativas, objetivos y hitos
- Swimlane: tipo de roadmap simplificado
- Compartir: en HTML o mediante URLs protegidas
- Exportar: varios formatos incluyendo imágenes
- Presentación: transformación de los datos de entrada en diapositivas para reuniones empresariales
Precios: desde $ 49/mes para gerente de proyecto y equipo de 5 usuarios
Pros: Herramienta muy específica para equipos que trabajan en la finalización de fases de proyectos planificadas desde cero.
Cons: Falta de vistas secundarias fundamentales como el diagrama Gantt o la gestión del presupuesto del proyecto.
Adecuado para equipos que necesitan colaborar virtualmente en proyectos estructurados y compartir información rápidamente.
6. Kanban Zone
Kanban Zone es una herramienta de colaboración visual que aprovecha el poder de Kanban para hacer el seguimiento de proyectos más cómodo y eficiente.
Permite una colaboración fluida dentro de uno o varios equipos al facilitar la creación de múltiples tableros y conectarlos mediante tarjetas vinculadas o tarjetas reflejadas.
Su función avanzada de métricas también apoya la necesidad del equipo de recopilar datos de productividad, crear informes e interpretarlos para optimizar el rendimiento.
BEST FEATURES:
- Editor de tablero flexible: Crea cualquier tablero que puedas imaginar con el editor flexible de tableros Kanban de Kanban Zone.
- Campos personalizados: Personaliza tus tarjetas Kanban para mostrar los datos que necesitas en tus tarjetas.
- Enlace de tarjetas: Gestiona y conecta tarjetas desde cualquier tablero usando un enlace de cuatro direcciones.
- Plantillas de tarjetas: Ahorra tiempo y estandariza tus tarjetas creando plantillas.
- Tarjetas recurrentes: Crea tarjetas que se repiten automáticamente y programalas según sea necesario.
- Métricas avanzadas: Accede a métricas claras sobre el rendimiento, el tiempo de ciclo, el flujo acumulado y la asignación.
- Automatización del flujo de trabajo: Aprovecha la automatización para mejorar la eficiencia de tu flujo de trabajo, ahorrar tiempo y estandarizar tus procesos.
- Tarjetas espejo: Crea múltiples versiones de la misma tarjeta en varios tableros.
- Conecta tableros: Vincula tableros y realiza un seguimiento del progreso en varias tareas para lograr un flujo de trabajo ideal.
Pricing: desde $6.25 por usuario/mes
Pros: Ideal para equipos Agile grandes o pequeños, favorece la colaboración eficiente y la gestión de proyectos, es escalable y facilita el monitoreo del desempeño y la elaboración de informes.
Contras: Integraciones limitadas
Herramienta adecuada para quienes basan la gestión en actividades punto por punto
Algunos consejos finales
Hemos visto que el seguimiento de proyectos es un proceso muy subjetivo y las técnicas varían con el tiempo y la experiencia.
En este sentido, las herramientas utilizadas pueden variar mucho, no solo entre diferentes empresas, sino también dentro de la misma empresa, para gestionar distintos proyectos.
Por tanto, hemos intentado proporcionar una lista de software con más funcionalidades dentro de ellos, para que el gestor del proyecto pueda variar según los requisitos.
Antes de terminar, permítenos darte algunas sugerencias en forma de mejores prácticas para el seguimiento y control de tus proyectos:
- Realiza investigaciones y reuniones iniciales para comprender el proyecto
- Crea una breve descripción del proyecto basada en lo que has aprendido
- Desarrolla un plan de proyecto
- Prepara un plan de recursos
- No crees expectativas irreales
- Mantén siempre una comunicación clara y constante con el equipo
- Pide retroalimentación y realiza cambios si es necesario
- Asegúrate de que cada aspecto esté debidamente documentado
- Revisa el plan del proyecto tras su finalización e intenta aprender de él para el futuro
Twproject es la herramienta que te permite realizar cada tarea de seguimiento mencionada aquí con facilidad y precisión. Mira lo fácil que es comenzar:
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