Come preparare un progetto con il Gantt: fasi e suggerimenti chiave

Preparare un progetto con il Gantt è un passo fondamentale per garantire una pianificazione efficiente e una gestione ottimale delle attività.

Attraverso l’utilizzo di questo strumento visuale, è possibile organizzare, assegnare e monitorare le attività, consentendo un controllo preciso e una migliore allocazione delle risorse.

In questo articolo, esploreremo come preparare un progetto utilizzando il Gantt e come sfruttare al meglio le sue potenzialità.

6 fasi per preparare un progetto

1.    Analisi

Il primo passo nella preparazione di un progetto è comprendere il contesto in cui si inserisce.

Durante questa fase preliminare, è necessario condurre un’analisi approfondita del contesto in cui il progetto si inserisce.

Ciò implica esaminare attentamente l’ambiente circostante, inclusi i requisiti del cliente, le risorse disponibili, le limitazioni temporali e i vincoli tecnici. Oltre a questo, è fondamentale riconoscere e anticipare i rischi potenziali.

L’obiettivo principale dell’analisi del contesto è ottenere una comprensione chiara delle esigenze e delle aspettative dei soggetti coinvolti nel progetto.

Questo coinvolge il dialogo attivo con il cliente, il team di progetto e altre parti interessate rilevanti.

Durante le discussioni e le interviste, è importante porre domande mirate per raccogliere informazioni chiave sulle necessità, i desideri e le restrizioni del progetto.

Oltre a comprendere le esigenze del progetto, l’analisi del contesto aiuta anche a identificare e valutare i rischi potenziali.

Questo consente di prevedere le sfide e le possibili complicazioni che potrebbero sorgere durante l’esecuzione del progetto. Ad esempio, potrebbero esserci vincoli finanziari, limitazioni tecnologiche o problemi legati alle risorse umane.

L’individuazione tempestiva di tali rischi consente al project manager di pianificare adeguatamente le azioni di mitigazione e di evitare imprevisti lungo il percorso.

Durante l’analisi del contesto, è anche importante raccogliere informazioni dettagliate sulla disponibilità delle risorse necessarie per il progetto.

Ciò include la valutazione delle competenze e delle capacità del team di progetto, nonché l’identificazione delle risorse materiali e finanziarie necessarie per raggiungere gli obiettivi stabiliti.

Queste informazioni saranno utili nella fase successiva di definizione delle attività e nella pianificazione dei tempi.

2.    Identificazione dei tipi di progetti

Per ogni progetto, la chiarezza è la chiave del successo.

Esistono diversi tipi di progetti, ognuno con le sue peculiarità e le sue necessità.

Per la realizzazione del progetto, è fondamentale identificare correttamente il tipo di progetto a cui si sta lavorando.

Ad esempio, potrebbe trattarsi di un progetto di sviluppo software o di costruzione edile o di un progetto di marketing.

Comprendere il tipo di progetto aiuta a definire le attività e le risorse necessarie per il suo successo.

La prima cosa da fare è, quindi, presentare il progetto in modo chiaro.

Questo implica una descrizione accurata degli obiettivi del progetto, delle attività coinvolte e delle risorse necessarie.

Una buona presentazione del progetto aiuta a ottenere il supporto e l’approvazione delle parti interessate e a creare una base solida per la sua realizzazione.

3.    Definizione degli obiettivi del progetto

 Una volta compreso il contesto e identificato il tipo di progetto, il passo successivo è la definizione degli obiettivi. Questi devono essere chiari, misurabili, raggiungibili, rilevanti e limitati nel tempo, seguendo il criterio SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).

Il Project Manager deve lavorare a stretto contatto con le parti interessate per assicurarsi che gli obiettivi siano allineati con le aspettative e le esigenze di tutti. Una volta stabiliti gli obiettivi, questi diventano la bussola che guida tutte le decisioni e le azioni future.

4.    Pianificazione del progetto

La pianificazione del progetto è una fase cruciale che include la definizione di task specifici, l’allocazione delle risorse e la determinazione dei tempi di consegna.

Un buon strumento di gestione dei progetti, come Twproject, può facilitare questa fase fornendo funzionalità che aiutano nella creazione e gestione del piano di progetto.

Durante la pianificazione, il Project Manager deve considerare vari fattori, tra cui il budget, le scadenze, le competenze del team, i rischi potenziali e le aspettative dei clienti.

La pianificazione deve essere flessibile e adattabile, poiché le circostanze possono cambiare durante il ciclo di vita del progetto.

5.    Monitoraggio e controllo del progetto

Il monitoraggio del progresso del progetto e il controllo delle sue variabili sono essenziali per assicurarsi che tutto proceda secondo il piano.

L’uso di un software di gestione dei progetti come Twproject, con le sue funzionalità di reportistica e di tracciabilità, può semplificare enormemente questa fase.

Il Project Manager può utilizzare questi strumenti per monitorare l’andamento del progetto, identificare i problemi prima che diventino critici e apportare le modifiche necessarie in tempo.

6.    Chiusura del progetto

Infine, una buona progettazione deve avere una chiusura ben definita. Questo include l’analisi dei risultati ottenuti, il confronto con gli obiettivi iniziali e l’identificazione dei punti di forza e di miglioramento.

In questa fase, è importante anche riconoscere il contributo di tutti i membri del team e celebrare il successo ottenuto.

Come preparare un progetto: il diagramma di Gantt con Twproject

Dopo aver definito gli obiettivi del progetto e le attività coinvolte, è possibile procedere alla creazione del diagramma di Gantt.  

Il diagramma visualizza le attività del progetto lungo un asse temporale, consentendo al project manager di avere una visione chiara delle dipendenze tra le attività, delle durate previste e delle scadenze.

Questo può essere creato utilizzando software di project management appositamente progettati, come Twproject, che semplifica la creazione e la gestione di questi diagrammi.

Creare il diagramma di Gantt con Twproject è infatti semplice ed intuitivo.

Quest’ultimo fornisce una visualizzazione chiara e dettagliata delle attività, con le rispettive barre orizzontali che rappresentano la durata prevista di ciascuna attività. Inoltre, è possibile personalizzare il Gantt secondo le proprie esigenze, includendo informazioni aggiuntive come le risorse assegnate a ciascuna attività, le milestone o i vincoli temporali.

Se si verificano modifiche nella pianificazione o nel progresso delle attività, è possibile apportare le modifiche necessarie direttamente nel diagramma.

Le dipendenze tra le attività vengono gestite automaticamente da Twproject, che adatta il diagramma di Gantt di conseguenza. Questo rende la gestione delle modifiche e degli aggiornamenti più efficiente e veloce.

Inoltre, il software offre la possibilità di condividere il lavoro con il team di progetto o con le parti interessate.

È possibile, infatti, esportare il diagramma in diversi formati per facilitare la comunicazione e la condivisione delle informazioni.

In questo modo, tutti i membri del team possono avere una visione chiara e condivisa delle attività e dei tempi di esecuzione del progetto.

Analizza le dipendenze tra le attività con il Diagramma di Gantt

Non limitarti a dipendenze sequenziali; esplora anche le dipendenze di inizio-inizio, fine-fine e altre per rappresentare relazioni complesse tra le attività

Esistono diverse tipologie di relazioni tra le attività di un progetto.

• la cosiddetta classica Finish to start (FS) prevede che l’attività A debba finire prima che l’attività B cominci, o in altre parole che l’attività B non possa iniziare prima che A sia conclusa.

• La relazione Finish to finish (FF) implica che l’attività B non possa finire prima che sia finita anche A. Questa relazione è comune in scenari in cui l’attività B dipende dal completamento dell’attività A, come nel caso della scrittura di un libro, in cui l’attività B rappresenta il completamento dell’intero libro e l’attività A è la scrittura dell’ultimo capitolo.

• Start to start (SS), in cui un’attività non può iniziare prima che un’altra attività sia a sua volta iniziata. Ad esempio, l’attività di project management di un progetto non può cominciare prima dell’inizio del progetto stesso.

• Infine, c’è la tipologia di relazione chiamata Start to finish (SF), in cui l’attività A deve iniziare prima che B finisca. Questa relazione può essere complessa da comprendere e si applica solo in determinati contesti. Ad esempio, in un impianto di produzione con turni di lavoro, il turno successivo (B) non può finire finché non è iniziato il turno iniziale (A) per garantire un monitoraggio continuo dei macchinari.

In Twproject, dopo aver creato la dipendenza tra due fasi, è possibile modificare il valore di default rappresentato dalla dipendenza FS e selezionare un altro tipo di relazione. Questo amplia le possibilità di gestione delle dipendenze e permette ai project manager di adattarsi meglio alle esigenze specifiche del loro progetto.

Lavora sulla elasticità delle dipendenze e la flessibilità nella pianificazione di un progetto

L’elasticità delle dipendenze è un fattore chiave da considerare nello sviluppo di un progetto con il Gantt.

In molti software l’assegnazione di una dipendenza implica un susseguirsi lineare di attività, senza sovrapposizioni o tempi vuoti.

Tuttavia, nel mondo reale, le fasi di un progetto non sempre si susseguono in modo rigido.

Twproject ha introdotto la possibilità di gestire liberamente questa elasticità.

Quando si inserisce una dipendenza, questa viene salvata inizialmente con la tipologia FS hard di default. Tuttavia, è possibile convertire questa dipendenza “rigida” in una dipendenza “elastica” con qualsiasi tipo di relazione.

Ciò significa che due attività interdipendenti possono non essere cronologicamente consecutive, lasciando spazi vuoti tra di loro o sovrapponendosi per un certo periodo, purché venga rispettata la logica della dipendenza scelta.

Questa elasticità offre maggiore flessibilità nell’azione sulle date di fine delle fasi di progetto, senza necessariamente comportare uno slittamento delle fasi successive.

Ad esempio, consideriamo un albero di progetto in cui è assegnato un Project Manager (PM) per l’intero progetto e un PM specifico per ogni fase, come l’analisi (PMA), la progettazione (PMG) e la produzione (PMD).

Utilizzando le dipendenze elastiche, il PM può definire una durata totale del progetto e assegnare alle fasi una durata specifica. Questo consente ai PM delle singole fasi di avere maggiore libertà di azione nella gestione delle date di inizio e fine delle loro fasi senza interferire con le date complessive del progetto.

Implementa una certa flessibilità temporale nel Gantt di progetto

• Buffer Temporali: inserisci dei buffer temporali tra le fasi chiave per assorbire eventuali ritardi senza influenzare le scadenze globali.
• Revisione Periodica: pianifica delle revisioni periodiche del Gantt per assicurarti che rifletta sempre la realtà del progetto.

Crea accessi selettivi al Gantt di progetto

Lavorare con il Gantt è fantastico ma a volte i componenti del team possono perdersi nei grafici. Per aiutare l’intero team a concentrarsi su ciò che è di pertinenza utilizza le funzioni di Twproject per concedere accessi selettivi al Gantt, in modo che ogni membro del team possa vedere solo ciò che è pertinente al suo ruolo.

Crea viste personalizzate e gioca con i colori

· Viste Personalizzate: crea viste personalizzate del Gantt per diversi stakeholder, evidenziando le informazioni più rilevanti per ciascuno.

·  Utilizzo di simboli e colori: usa simboli e colori per rendere il Gantt più leggibile e per evidenziare le informazioni chiave.

Identifica i rischi e prepara piani di contingenza

· Identificazione dei rischi: utilizza il Gantt per identificare potenziali rischi, come sovrapposizioni o conflitti di risorse.

· Piani di contingenza: prepara piani di contingenza per gli eventi critici e rappresentali nel Gantt, in modo da poter agire rapidamente se necessario.

Documenta e archivia le evoluzioni del progetto e del Gantt

· Documentazione delle decisioni: documenta le decisioni chiave e i cambiamenti nel Gantt, in modo da avere un registro storico.

· Archiviazione delle versioni: salva e archivia le versioni chiave del Gantt per future referenze o analisi post-progetto.

Hai visto quante cose puoi fare con un Gantt nella preparazione di un progetto?

Certo la preparazione di un progetto con il Gantt è un processo che richiede una impostazione chiave degli elementi, una buona pianificazione, la definizione chiara degli obiettivi e la corretta identificazione delle attività e delle dipendenze.

Utilizzando strumenti come Twproject e il diagramma di Gantt, i project manager possono gestire efficacemente i progetti, ottenere risultati di successo e rispettare i tempi stabiliti.