Se stai cercando una soluzione ottimale per gestire i task e le to-do list del tuo team, in questo breve articolo ti aiuteremo a trovare il software che fa al caso tuo, con una panoramica aggiornata al 2023.
Rispetto ad altre lunghe liste che troverai online, la nostra sarà breve ed efficace, perché abbiamo selezionato e testato per te i 6 migliori prodotti sul mercato, e li esamineremo nelle loro versioni free e a pagamento.
1. Twproject
Se stai cercando un software flessibile e in grado di soddisfare le esigenze di gruppi di lavoro di qualsiasi dimensioni, dalle piccole realtà alle aziende più grandi, puoi dare una chance a Twproject.
Twproject è uno strumento ottimale perché nella sua semplicità offre i tool utili alla gestione dei progetti in tutti i loro aspetti chiave, dalle to-do list, alle assegnazioni di task, ai worklog, fino alla gestione del budget e del carico di lavoro. Il suo punto di forza è quello di combinare una gestione waterfall, altamente strutturata e utile al project manager per tenere sotto controllo l’intero ciclo di produzione, con un sistema agile che risponde alle esigenze del singolo lavoratore di gestire quotidianamente le proprie assegnazioni attraverso strumenti semplici. Abbiamo parlato in un recente articolo della differenza tra gestione waterfall vs agile.
Nella fase iniziale, il project manager può impostare su Twproject una WBS generale e un Gantt interattivo, che permetteranno di tenere sotto controllo scadenze e budget nel corso del tempo. Potrà poi assegnare i task e gestire il lavoro quotidiano attraverso le to-do list, le kanban board, i planner settimanali. Ogni esigenza, sia essa del pm o del dipendente, è contemplata in Twproject.
In sintesi, le principali funzionalità di Twproject sono:
- Gestione waterfall/agile
- Diagramma di Gantt
- Kanban board
- To-do list
- Condivisione di file
- Worklog e fogli presenze
- Gestione budget e risorse
- Gestione carico di lavoro
Costi: a partire da 4,89 € per utente/mese.
Pro: Twproject è uno strumento completo per tutte le diverse figure lavorative, permettendo di differenziare i ruoli e offrendo una gestione di tempi e costi migliore di molti altri prodotti sul mercato. Il pm ha sempre una vista complessiva del progetto costantemente aggiornata. Twproject offre tra l’altro supporto e interfaccia anche in italiano!
Contro: Non ne abbiamo riscontrati.
Twproject è la giusta risposta a chi cerca un sistema completo ma semplice da usare, esaustivo ma altamente flessibile.
2. Wrike
Anche Wrike è un software molto conosciuto nell’ambito del task management e si adatta bene alle esigenze sia di piccoli gruppi di lavoro sia alle imprese di dimensioni più grandi.
Ha un sistema integrato di tracciamento dei tempi di lavoro, ma è un po’ carente sulla possibilità di aggiungere annotazioni libere perché non ha strumenti per le note o per le mappe concettuali.
Le principali funzionalità di Wrike sono:
- Condivisione di file
- Monitoraggio dei progressi nei task
- Stati del flusso di lavoro
- Milestone
Costi: versione gratuita o a pagamento fino a 24,80 $ utente/mese
Pro: progetti illimitati; personalizzazione a seconda delle diverse esigenze della tipologia di team.
Contro: diagramma di Gantt e timer per il monitoraggio disponibili solo nei piani a pagamento; scarsità di strumenti per le annotazioni.
Che tu faccia parte di un piccolo team o che tu gestisca un grosso ramo aziendale, Wrike può fare al caso tuo. Tuttavia, se sei un pensatore creativo, ti potresti sentire un po’ limitato.
3. Monday.com
Monday.com è un prodotto attualmente molto pubblicizzato e che offre funzioni di task management di utilizzo semplice e intuitivo. Presenta diverse funzionalità di gestione delle attività che ti consentiranno di creare assegnazioni con facilità.
Tuttavia, come è prevedibile per uno strumento tanto sponsorizzato, i suoi costi non sono esattamente tra i più economici.
Le principali funzionalità di Monday.com sono:
- Visualizzazione a calendario
- Monitoraggio delle tempistiche
- Automazioni
- Schede illimitate
Costi: versione a pagamento da 8 € a 16 € utente/mese.
Pro: sistema di messaggistica integrato specialmente indicato per i team che lavorano da remoto; interfaccia utente che permette di visualizzare più informazioni in un solo punto.
Contro: navigazione un po’ disorganizzata e dispersiva; mancanza di alcune funzioni, in particolare la dashboard, nella versione mobile.
Attualmente uno dei principali attori sul mercato per la gestione di task e to-do-list, con strumenti che favoriscono la collaborazione nel team. Tuttavia speriamo che col tempo migliori in flessibilità.
4. ProofHub
ProofHub è un efficiente software all-inclusive per la gestione dei progetti e la collaborazione del team, che offre ottime funzionalità di gestione delle attività e permette di ottenere buoni risultati. Dalla definizione delle priorità con elenchi di attività personalizzati all’assegnazione di compiti e scadenze, ProofHub assicura che tutti siano allineati.
È inoltre possibile collaborare su documenti, file e presentazioni e comunicare con i membri del team tramite chat, commenti e discussioni. ProofHub è facile da usare e il suo piano tariffario fisso lo rende un’ottima opzione per le aziende di tutte le dimensioni.
Principali funzionalità:
- Viste multiple delle attività: tabella, lavagna, Gantt, calendario
- Chat integrata
- Reporting su campi personalizzati
- Tracciamento dei tempi
- Commenti e @menzioni per una collaborazione efficace
- Flussi di lavoro personalizzati
- Prova di stampa online
Costi: Prezzo fisso di 45 $ al mese (con fatturazione annuale) per un numero illimitato di utenti.
Pro: curva di apprendimento semplice, adatto a team di varie dimensioni, un hub centralizzato per organizzare e archiviare i dati.
Contro: le notifiche sono talvolta invadenti.
Software all-in-one per la gestione dei progetti e la collaborazione aziendale, ProofHub soddisfa le esigenze di scalabilità di team di qualsiasi dimensione. Questo rende lo strumento adatto a diversi settori e flussi di lavoro.
5. Basecamp
Anche Basecamp è un’applicazione particolarmente utile per team che lavorano da remoto. Il suo funzionamento è semplice: inserisci un progetto e lo suddividi in task da completare, poi salvi questi ultimi sotto forma di to-do list. A quel punto puoi assegnare i tasks, definire le date di scadenza, aggiungere note e allegati.
Tuttavia, dentro Basecamp mancano alcune funzionalità di gestione dei progetti piuttosto basilari: innanzitutto la possibilità di assegnare priorità alle attività e monitorare i tempi; inoltre questa piattaforma non offre strumenti quali le kanban board e i diagrammi di Gantt. Se il tuo team può fare a meno di questi strumenti, Basecamp è una buona soluzione per un’azienda di medie dimensioni.
Cosa offre Basecamp:
- Messaggistica in tempo reale
- Gestione delle attività semplificata
- Check-in automatico
- Monitoraggio dell’avanzamento del progetto (Hillcharts)
Costi: da 15 $ utente/mese fino a 299 $ mensili per utenti illimitati
Pro: buon rapporto qualità/prezzo; collocazione di tutti gli strumenti, le comunicazioni e i documenti relativi a un progetto in un singolo punto, cosa che agevola la collaborazione nel gruppo.
Contro: mancanza di alcune funzionalità base; spazio di archiviazione piuttosto limitato se si collabora a più progetti e se i membri del team caricano diversi file.
Un’interfaccia semplice e con le informazioni essenziali concentrate in un’unica visualizzazione, efficace in particolare se si lavoro da remoto e con tempistiche indipendenti.
6. Trello
Trello si distingue per avere come focus principale le kanban board: dunque la sua interfaccia principale si presenta come una grande bacheca con diverse schede su cui gli utenti agiscono come se stessero annotando informazioni su dei post-it.
Affinché Trello sia efficiente anche per progetti di complessità superiore, è necessario acquistare un licenza a pagamento. In quel caso potrai sbloccare alcune funzionalità ulteriori come i diagrammi Gantt e altre. Rimane quindi il dubbio che lo sforzo valga la pena, dal momento che ci sono altri software che offrono le stesse funzionalità a prezzi più bassi.
Le principali caratteristiche di Trello sono:
- Organizzazione in “bacheche”, “elenchi” e “schede”
- Checklist
- Possibilità di allegare file
- Integrazioni illimitate (versione premium)
- Bacheche pubbliche/private (versione premium)
- Maggiore supporto clienti (versione premium)
Costi: versione gratuita o a pagamento fino a 17,50 $ utente/mese
Pro: sistema di notifiche istantanee; facilità nella visualizzazione delle scadenze; buona navigazione e visibilità anche nella versione mobile.
Contro: impossibilità di lavorare offline; limitazioni nel caricamento di file; non adatto a progetti con più squadre di lavoro.
Trello è una soluzione molto visiva e altamente adattabile, utile quando si lavora a distanza. Tuttavia non è pratica quando si lavora su grossi progetti o se si intendono fare piani a lungo termine.
Conclusioni: come scegliere il software di task management e to-do list più adatto a te
1. Definisci le principali esigenze del tuo team
In un precedente articolo abbiamo affrontato i motivi che dovrebbero spingerti a scegliere un software di gestione dei progetti, invece che affidarti alle singole iniziative personali, che ancora troppo spesso si limitano ad appunti cartacei o al massimo a fogli Excel condivisi.
Nella nostra esperienza, buona parte degli impiegati in azienda lamenta di non avere la tecnologia e gli strumenti adeguati per ottimizzare il proprio lavoro. Infatti non è sempre possibile tenere traccia di ogni attività del progetto, rispettare le scadenze, monitorare i progressi e gestire il proprio team senza uno strumento adeguato.
Ma come capire cosa utilizzare? Recentemente abbiamo parlato dei dieci aspetti da tenere a mente per scegliere un buon tool di project management. In poche parole, dovresti concentrarti sugli aspetti chiave del task management a capire quali sono quelli fondamentali per il tuo team. Considera questi dieci punti e mettili in ordine di priorità:
- Flusso di lavoro: le fasi del progetto
- Diagrammi di Gantt
- Liste To-Do
- Monitoraggio del tempo e gestione delle risorse
- Collaborazione interna
- Gestione del budget
- Personalizzazione
- Integrazioni
- Fruizione da remoto e/o su mobile
- Lingua e assistenza
Ricordati poi che la finalità ultima di un buon task management è il non lasciare nessuno indietro. Con una gestione delle attività oculata potrai rafforzare il senso di appartenenza del gruppo e non sprecare risorse, economiche ma anche e soprattutto umane.
2. Fai una prova gratuita
Come hai visto, è chiaro che ormai la scelta di soluzioni software nel mondo del task management sia vasta. Perciò dopo che avrai optato per una o più soluzioni, il nostro consiglio è sempre quello di fare una prova gratuita. I motivi sono a nostro avviso i seguenti:
- Non spendere subito i tuoi soldi acquistando il primo software di project management che ti viene in mente; molti offrono un periodo di prova gratuita. Naturalmente, fai attenzione a utilizzare bene questo servizio e occhio alla scadenza del periodo di prova! Scegli chi dà maggiori garanzie anche in questo senso.
- Molto spesso, insieme alla prova gratuita potrai accedere al supporto clienti e dunque esplorare tutte le funzionalità, capire il loro utilizzo e confrontare le tue esigenze con l’esperienza di chi conosce bene il sistema, sfruttando anche le eventuali personalizzazioni. Inoltre ricorda: se la piattaforma scelta non ha le funzionalità che desideri non significa che queste non ci saranno in futuro: le migliori aziende software testano costantemente e rilasciano regolarmente nuove versioni del prodotto.
- Vuoi dare una chance al nostro primo della lista? Twproject ti offre una prova gratuita di 15 giorni e a nostro avviso è utile alla gestione di progetti per team di tutte le dimensioni, perfetto se hai bisogno di affidarti a un unico software facile ma completo.
Questi sono per noi i migliori software di task management e to-do list del 2023.
Facci sapere quale è stata la tua esperienza e quale sarà la tua scelta finale!
