Project management plan: come realizzarlo

Un project management plan di bassa qualità è una delle causi principali del fallimento di molti progetti.

Spesso significa che l’ambito del progetto non è stato compreso e, di conseguenza, il programma e il budget non sono stati realistici.

È ampiamente dimostrato che la pianificazione è un fattore critico di successo nella gestione dei progetti.

Vediamo quindi in questo articolo come realizzare un project management plan.

Creare un project management plan in 9 passaggi

Un project management plan, anche noto come piano di gestione del progetto, è un documento che delinea il processo da seguire per raggiungere gli obiettivi dichiarati.

Lo scopo di un piano di progetto è mappare i passaggi e le risorse necessarie per completare un progetto in tempo e budget.

Ecco quali sono i 9 passaggi per sviluppare un piano di progetto che si traduca in risultati di qualità:

Project management plan: Raccogliere i requisiti dalle principali parti interessate

Dopo aver creato una carta del progetto e identificato i principali project stakeholder, è essenziale raccogliere i requisiti.

Per generare output si necessitano input.

Una volta ottenute queste informazioni, sarà possibile definire l’ambito del progetto e determinare esattamente quali sono i risultati che gli stakeholder si aspettano.

Forti capacità di comunicazione sono fondamentali in questa fase del processo di pianificazione.

Senza una comunicazione efficace esiste il rischio di perdere dettagli importanti che potrebbero essere dannosi per il successo complessivo del progetto.

Project management plan: Definire l’ambito del progetto

Le domande chiave da porsi sono: “che cosa deve produrre o fornire il project team?” e “quali problemi stanno cercando di risolvere gli stakeholder?”

Quindi, si provvede a fornire una descrizione completa del progetto e dei risultati finali del prodotto sotto forma di una dichiarazione del project scope.

Project management plan: Creare una struttura di scomposizione del lavoro

In questa fase si suddivide l’ambito del progetto in risultati più piccoli e più gestibili e gruppi di attività correlate, note anche come “pacchetti di lavoro”.

In questo caso la domanda “quali sono le attività che devono essere svolte per creare i deliverable del progetto?” può aiutare a suddividere il lavoro.

Ciò consentirà di assegnare le giuste risorse alle diverse parti del progetto in base alle competenze necessarie.

La struttura di suddivisione del lavoro facilita la pianificazione e il coordinamento, due funzioni importanti della gestione del progetto.

Project management plan: Sequenza delle attività del progetto

Quasi tutto accade in una sequenza, ma il trucco è fare quante più cose possibili in parallelo, se si hanno le risorse per farlo.

Soprattutto nei settori più dinamici e ipercompetitivi, la capacità di ridurre i tempi di ciclo è un vantaggio competitivo.

Project management plan: Stimare la durata dell’attività, i costi e le risorse

Il costo, la durata e le risorse necessarie per completare le attività del progetto dipendono dall’ambito del progetto.

Una stima corretta è importante, in quanto aiuta a determinare se il piano è fattibile, a definire le aspettative e a tenere sotto controllo i costi.

Project management plan: Assegnare risorse a pacchetti di lavoro e attività in base alle competenze e agli interessi

Le risorse includono non solo la manodopera, ma anche materiali, attrezzature, spazio e tecnologia.

Dopo aver identificato le risorse che si necessitano, è importante identificare il livello di abilità necessario per ogni attività.

L’ambito e il livello di complessità delle attività aiuteranno a determinare in quali aree si richiedono competenze di alto, medio o basso livello.

Project management plan: Creare le contingenze

I progetti raramente vanno come previsto, quindi è necessario creare piani di backup.

Le contingenze possono essere determinate esaminando i dati storici per identificare i rischi che si sono verificati su progetti simili in passato.

Ad esempio, se un fornitore che fornisce un componente chiave del progetto ha avuto problemi di prestazioni in passato, ciò potrebbe influire sulla pianificazione.

In tal caso, il piano di emergenza potrebbe prevedere l’identificazione di fornitori alternativi e la stima dei costi nel caso si verificasse questo rischio.

La chiave qui è considerare sia i fattori interni che quelli esterni che possono influire sugli obiettivi del progetto.

Ci sono molti fattori al di fuori dell’organizzazione che potrebbero aggiungere rischio al progetto, inclusi l’indice dei prezzi al consumo, l’economia, le questioni governative e le azioni dei concorrenti.

Project management plan: Creare una linea di base per la misurazione delle prestazioni

Sviluppare una linea di base integrata dell’ambito-programmazione-costo per il lavoro del progetto, che fungerà da strumento di controllo.

Attraverso il confronto dell’esecuzione del progetto con la linea di base sarà possibile misurare e gestire le prestazioni.

Le prestazioni dovrebbero essere misurate durante l’intero ciclo di vita del progetto; in questo modo è possibile identificare i problemi in tempo e intraprendere azioni correttive prima che sia troppo tardi.

Project management plan: Documentare tutto e costruire una base di conoscenza

Questo può essere un modo prezioso per imparare dagli errori e dai successi degli altri.

Nelle organizzazioni in cui questa conoscenza storica non è documentata, potrebbe essere più impegnativo organizzare il lavoro per progetti futuri perché non esistono delle best practice.

Diventa evidente come la creazione di un project management plan sia fondamentale non solo per il successo di un progetto, ma anche per una buona organizzazione di progetti similari in futuro.

Per creare un project management plan di ottima qualità un software di gestione dei progetti come TWproject permette di semplificare la creazione del piano di progetto.

Questo project management tool è flessibile e offre strumenti diversi per rispondere a diverse necessità.

E non solo aiuta nella creazione di un project management plan, ma grazie alla sua interfaccia semplice ed intuitiva, permetterà di monitorare l’andamento di più progetti contemporaneamente.