Costi di progetto: tutto sotto controllo

Un progetto di successo deve non solo rispettare i tempi, ma anche il proprio budget.

In questo articolo vedremo come Twproject gestisce i costi di progetto.

Il costo complessivo di un progetto dipende principalmente dall’ambito di applicazione; l’elenco delle voci che concorrono al totale sarà molto diversa tra un progetto di consulenza, un progetto di costruzione di un edificio o un progetto di R&D.

Possiamo identificare due categorie di costi: quelli che afferiscono alle persone coinvolte (risorse) e quelli legate ai beni materiali (o servizi “a corpo”) necessari all’esecuzione del progetto.

Per le risorse avremo sia costi del lavoro svolto (semplificando: ore lavorate x costo orario) sia gli eventuali costi sostenuti dalla risorsa per lo svolgimento del lavoro (note spesa).

Per tutte queste voci Twproject raccoglie sia i valori stimati che i valori effettivi. Questi dati incrociati con il budget previsto daranno un quadro completo dell’andamento del progetto dal punto di vista economico.
Una semplice gestione dei ricavi previsti e reali consentirà anche una stima sul flusso di cassa.

Vediamo in dettaglio come si ottengono questi risultati.

Risorse: il costo orario

Ogni risorsa ha il proprio costo orario che dipende da molti fattori (mansioni, anzianità, etc.). La sua definizione esula dai compiti del PM.
Una volta determinato questo costo si potrà inserirlo nella scheda utente:

È abbastanza comune inserire un costo “standardizzato” invece che l’effettivo costo della risorsa, cosi facendo si risolve il problema del calcolo esatto che potrebbe essere complesso.
In questo editor si può anche attribuire la risorsa ad un centro di costo per un’analisi cross-progetto.

Per semplificare l’aggiornamento dei dati, in Twproject, sia il costo orario che il centro di costo (ma anche l’orario di lavoro) possono essere definiti a livello di risorsa, reparto o azienda; in questo modo il valore verrà ereditato se non è diversamente specificato.

Il costo della risorsa si inserirà una sola volta, in quanto rappresenta il “costo aziendale” e sarà lo stesso su tutti i progetti in cui questa risorsa sarà convolta.

Costi delle risorse: il costo del lavoro

Su ogni progetto, fase, sotto-fase, etc. si possono indicare le risorse che sono coinvolte tramite l’assegnazione.
In fase di assegnazione si specificano le ore di attività previste sul progetto (100 nell’esempio sottostante).

L’inserimento delle ore previste, genererà sulla risorsa con il relativo costo orario, il costo stimato di tale assegnazione.

Ogni volta che una risorsa inserirà le ore lavorate sul progetto, una fase o un ToDo, il totale verrà aggiornato sul progetto, generando quindi un costo reale che poi potremo comparare con quello inserito in fase di stima.

In Twproject ci sono molti modi per inserire le ore lavorate; il timesheet (settimanale, bi-settimanale, mensile), i comodi pulsanti start/stop su progetti e ToDo, alla chiusura di un ToDo etc.
È un’operazione molto semplice e veloce.

La singola registrazione delle ore lavorate porta con sé il costo orario della risorsa al momento dell’inserimento e il rispettivo centro di costo.

Costi delle risorse: le note spese

Una voce di spesa anch’essa legata alle risorse è quella delle note spese.
In alcune tipologie di progetto è una voce di costo non trascurabile e con Twproject è possibile tenerne conto sia in fase di stima che di rendicontazione.

Note spese e costo del lavoro chiudono la parte relativa alle risorse.
Il cruscotto riassuntivo si presenta in questo modo:

Per ogni risorsa troviamo le ore stimate, le ore lavorate, il costo orario, gli importi equivalenti, budget personale e totale spese sostenute.
Infine, il costo complessivo stimato e il costo reale per ogni risorsa.
Ogni sforamento è ben visibile, segnalato in rosso.
Se il progetto è suddiviso in fasi, l’ultima riga riporterà stime e costi sull’intero albero sottostante.
Stime e costi potranno essere strutturati per seguire la scomposizione WBS (Work Break-down Structure) semplificandone l’analisi.
La navigazione tramite WBS mostrerà a colpo d’occhio dove sono presenti discrepanze tra stima ed effettivo:

Costi addizionali di progetto

In questa categoria rientrano tutti quei costi che non sono dipendenti dalle attività delle risorse.
Esempi tipici: materiali, costi di licenze, consulenze esterne a corpo, fornitori, canoni noleggio etc.
Per ognuna di queste voci si potrà inserire valore stimato ed effettivo, classificazione, centro di costo, un eventuale allegato etc.:

Anche in questo caso una tabella riassumerà i valori per questo progetto/fase con una riga riassuntiva per i dati delle sotto-fasi:

Budget di progetto

Finora abbiamo confrontato i valori stimati con l’effettivo costo.
Twproject ci consente di aggiungere una dimensione, il budget di progetto.
Il budget di progetto può avere significati ed usi differenti a seconda dell’obiettivo che ci prefiggiamo di raggiungere.
Un uso molto comune, che viene adottato da aziende che lavorano su commessa, è che il “budget” rappresenti il “costo al cliente”. In questa accezione la tabella riepilogativa risulta abbastanza chiara:

Sulla riga “Forecast” leggerò il margine previsto per l’intera commessa. E’ il dato che arriva al PM dalla trattativa commerciale.
Sulla riga “Estimated” leggerò quanto margine ho ancora per rimanere nello stimato: a seconda della fase del progetto (inizio, in corso o completato) può essere utilizzato in modi differenti, ma in ogni caso è dipendente dalla qualità delle stime fatte dal PM (o dal team di progetto).
Anche l’ultima riga “Actual“, assume significati differenti a seconda della fase, ma al completamento ci dirà con che marginalità avremo “portato a casa” la commessa.

Anche per quello che riguarda il budget, è possibile indicarlo sia a livello di progetto che di fasi/sottofasi.
Questo approccio, soprattutto su progetti molto complessi, insieme alla raffinata gestione della sicurezza di Twproject, consente di implementare un meccanismo di delega, in cui i PM delle fasi sottostanti possono gestire un proprio budget.

Con Twproject potrai analizzare i costi, le note spesa e le ore lavorate cross-progetto con dei tools dedicati. Naturalmente è previsto anche un export in Excel per gli estimatori 🙂

È bene ricordare che tutte le modifiche di costi, budget, ore inserite, note spese etc. sono registrati giornalmente nelle statistiche di progetto, per cui è sempre possibile andare a vedere quale era la situazione in una determinata data:

Per contestualizzare i costi con gli altri parametri di progetto (date, avanzamento, ToDo, ore lavorate etc.), la pagina delle statistiche con l’uso dello slider vi permetterà di avere un quadro completo ad un qualunque punto nel passato:

Complementare alla gestione dei costi, Twproject prevede anche la gestione dei ricavi, ma affronteremo questa parte in un post dedicato.

Prova gratuitamente Twproject per avere sempre i costi di progetto sotto controllo senza complicazioni.