Perché l’allocazione delle risorse è cruciale nei progetti

L’allocazione delle risorse è un passaggio critico nella gestione dei progetti. Questo perché, come è semplice comprendere, le risorse sono limitate per natura.

Si può quindi dedurre come il successo di un progetto sia direttamente proporzionale alla corretta allocazione delle risorse, indipendentemente dal settore.

Facile a dirsi un po’ meno a farsi, soprattutto se ti mancano gli strumenti per la gestione delle risorse. In questo articolo spiegheremo di cosa si tratta nel dettaglio.

Che cos’è l’allocazione delle risorse nella gestione dei progetti?

L’allocazione delle risorse riguarda l’identificazione e la pianificazione di forza lavoro, macchinari e strutture sulle varie attività di un progetto in modo da raggiungere gli obiettivi prefissati.

Le risorse in un progetto si riferiscono a tutto ciò di cui si ha bisogno per completarlo. Ecco alcuni esempi:

• Risorse umane: i membri del team e gli eventuali consulenti e liberi professionisti che apportano le diverse competenze necessarie per svolgere il progetto.
• Attrezzatura/strumenti: dal software di project management all’hardware di un computer, dal macchinario di un processo industriale agli attrezzi di uno specialista.
• Strutture: l’ambiente necessario per l’esecuzione di un progetto, come un ufficio o un magazzino.
• Materiali: questi sono i materiali di consumo necessari per generare output. Ad esempio, la cancelleria da ufficio o le materie prime per costruire una casa.
• Budget: le finanze necessarie per acquistare una qualsiasi delle risorse di cui sopra.

I 7 passaggi per una corretta allocazione delle risorse nella gestione dei progetti di successo

Le risorse di un progetto possono essere totalmente, parzialmente o non disponibili.

Il project manager, o il responsabile delle risorse, deve quindi tenerne conto per prendere decisioni che garantiscano un utilizzo ottimale.

Ecco quali sono i 7 passaggi essenziali per un’allocazione delle risorse di successo:

Creare un piano di progetto

Per iniziare, è necessario dividere ogni progetto in più attività e crearne le dipendenze.

Questo processo è noto come Work Break Down Structure, o WBS, ed è il requisito minimo per creare un piano di progetto.

Due attività possono essere eseguite in sequenza o in parallelo in base alla loro relazione.

Il percorso critico all’interno di un piano di progetto determina il tempo minimo necessario per il completamento del progetto.

L’allocazione delle risorse è una componente integrante di questo processo perché queste vengono assegnate a ciascuna attività di progetto.

Con Twproject puoi creare una WBS visiva e allocare risorse per ogni fase, riducendo al minimo i colli di bottiglia e migliorando la pianificazione.

Identificare i requisiti delle risorse per le attività

Una volta che il progetto è stato suddiviso nelle più piccole attività, sarà possibile identificare i requisiti che si cercano in ogni risorsa.

Le attività possono richiedere risorse umane e non umane, a seconda della natura del lavoro.

Nel caso delle risorse umane bisogna identificare e valutare capacità e competenze.

Nel caso di risorse non umane, invece, è necessario determinare le specifiche delle varie attrezzature prima di assegnarle ad un’attività.

Trovare le risorse disponibili con un set di abilità corrispondente

In questo passaggio si deve identificare la disponibilità di una risorsa in possesso delle competenze corrispondenti.

Un software di project management con funzionalità per la gestione delle risorse permette di gestire questo step in modo abbastanza semplice.

Un sistema di questo tipo permette anche di visualizzare in tempo reale se un macchinario è libero per l’utilizzo o no.

Colmare il divario tra domanda e capacità utilizzando più canali

Se non esiste una risorsa umana con i requisiti corrispondenti, è possibile assumere o utilizzare risorse di emergenza.

Allo stesso modo, se alcune apparecchiature non sono disponibili, queste possono essere noleggiate o acquistate a seconda della strategia e del budget corrispondente.

Una volta selezionate le risorse per il progetto specifico, si passa al processo di allocazione delle risorse vero e proprio.

Assegnare le risorse secondo la domanda

Una volta identificate e stabilite le risorse, queste vengono assegnate ai compiti specifici.

Gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo e può capitare che la risorsa assegnata ad una particolare attività, all’ultimo momento, non sia più disponibile – ad esempio quando un membro del team si ammala.

Soprattutto nel caso delle posizioni più critiche, la soluzione è avere un piano di backup.

Ad esempio, nel caso del dipendente in malattia e non più disponibile a lavorare al progetto, avere il contatto di un freelancer con le stesse, o simili, capacità potrebbe salvare la situazione.

Riallocare le risorse tra i progetti, se necessario

La riallocazione delle risorse può essere necessaria durante il ciclo di vita del progetto per vari motivi.

Una risorsa potrebbe presentare problemi di prestazioni o, ancora, una risorsa con un’abilità di nicchia potrebbe essere richiesta in un altro progetto con più alta priorità.

In questi casi, è necessario elaborare un piano di riallocazione delle risorse in modo che il progetto attuale non ne risenta.

Se stai gestendo più progetti contemporaneamente, l’allocazione delle risorse può diventare un incubo. Twproject ti permette di visualizzare in tempo reale i carichi di lavoro e distribuire le risorse in modo bilanciato.

Grazie a un’interfaccia intuitiva, puoi identificare rapidamente sovraccarichi, disponibilità e conflitti tra progetti. 

Ad esempio, se un membro del team è coinvolto in due iniziative parallele, Twproject segnala il rischio e ti consente di intervenire tempestivamente con una riallocazione intelligente.

Inoltre, puoi pianificare le risorse anche in base a ferie, malattie o assenze improvvise, mantenendo il progetto sempre sotto controllo.

In questo modo, anche in contesti complessi e dinamici, il project manager può assicurare continuità operativa e rispettare le scadenze, evitando stress e imprevisti.

Tenere traccia e monitorare l’utilizzo delle risorse

È necessario monitorare le prestazioni di ciascuna risorsa per essere sicuri di seguire un processo di allocazione delle risorse efficace.

In una situazione ideale, nessuna risorsa deve essere sovra/sotto-allocata o sovra/sottoutilizzata.

Le piccole aziende probabilmente possono monitorare il tutto semplicemente utilizzando un calendario condiviso.

Tuttavia, le aziende più grandi necessitano uno strumento di allocazione delle risorse dedicato.

Sicuramente l’esperienza del project manager gioca un ruolo importante, ma l’utilizzo di un buon software di project management come Twproject può dare un supporto decisivo.

Best practice per l’allocazione delle risorse

Anche con i migliori strumenti a disposizione, l’efficacia dell’allocazione dipende molto da come vengono prese le decisioni. 

Ecco alcune best practice che ogni project manager dovrebbe tenere a mente:

• Prevedi margini di flessibilità: non allocare le risorse al 100%. Lascia spazio per imprevisti, revisioni o nuove priorità.
  
• Valuta competenze e carico insieme: non basta che una risorsa sia libera. Verifica anche se ha le skill giuste per quella specifica attività.
  
• Distribuisci il lavoro in modo bilanciato: evita di sovraccaricare le risorse più esperte, anche se sono le più veloci. A lungo termine, genera stress e cali di performance.
  
• Monitora costantemente e intervieni in tempo: una buona allocazione oggi può non esserlo domani. Verifica settimanalmente i carichi e aggiorna il piano.
  
• Comunica con il team: coinvolgere le persone nelle assegnazioni aumenta il senso di responsabilità e aiuta a individuare criticità prima che diventino problemi.
  
• Usa strumenti che ti supportano davvero: un software come Twproject offre una visione completa delle risorse e ti aiuta a prendere decisioni basate su dati reali, non su intuizioni.
  

Applicare queste pratiche aiuta a prevenire ritardi, conflitti tra progetti e rallentamenti causati da una gestione poco reattiva.

Per concludere, l’allocazione delle risorse è una parte essenziale di qualsiasi progetto.

Senza di essa, i project manager possono stabilire una sequenza temporale delle attività e milestones di progetto, ma non possono sapere se tali tempistiche saranno realizzabili o meno con le risorse a portata di mano.

Inoltre, trovarsi a corto di personale durante un progetto può causare inutili ansie e inefficienze.

Nei casi peggiori, una cattiva allocazione delle risorse può portare addirittura al fallimento del progetto.

Al contrario, avere una solida strategia di allocazione delle risorse può dare fiducia, creare un ambiente di lavoro positivo e dirigere il progetto verso il successo.

Utilizza i suggerimenti dati in questo articolo accompagnandoli con un buon software di project management, ti permetteranno un’allocazione delle risorse di progetto efficiente e, di conseguenza, il raggiungimento degli obiettivi.