Il documento di avvio del progetto

Spesso, la redazione di un documento di avvio del progetto può sembrare superflua quando si ha già ricevuto l’approvazione del cliente, si è completata la pianificazione e assicurato le risorse.

Tuttavia, questo documento è fondamentale per avviare correttamente un progetto e per portarlo più facilmente verso il successo.

Vediamo perché in questo articolo.

Che cos’è un documento di avvio del progetto?

 

Un documento di avvio del progetto contiene le informazioni di base del progetto come contesto, ambito e altri criteri generali cruciali a cui il team e gli stakeholder possono fare riferimento durante tutto il progetto.

Un solido inizio è sempre fondamentale, non importa quanto semplice o complesso sia il lavoro.

Lo scopo di un documento di avvio del progetto è raccogliere informazioni di pianificazione chiave che aiuteranno a guidare il progetto nella giusta direzione, ottenere l’approvazione delle parti interessate e dei decisori e stabilire un piano chiaro per la consegna dei deliverables.

Inoltre, un documento di avvio del progetto aiuta a guidare il team nella fase iniziale per assicurare un avvio di successo senza creare troppo lavoro extra.

Senza questo tipo di documento, un progetto rischia di deragliare a causa della mancanza di direzione e della mancanza di coinvolgimento da parte delle parti interessate.

Da non dimenticare inoltre che si tratta di un documento “vivente”, il che significa che può essere aggiornato e modificato durante il ciclo di vita del progetto, se necessario.

Come creare un documento di avvio del progetto in 6 passaggi

Il compito del project manager non è solo gestire un progetto fino al completamento, ma anche garantire che team e stakeholder siano allineati su ciò che deve essere fatto, da chi e quando.

Il perché è altrettanto importante, così che tutti possano avere un’idea della missione e tenere conto dei criteri generali di successo.

Ecco, quindi, come creare un documento di avvio del progetto in 6 semplici passaggi.

1. Fornire il contesto

Ecco alcune importanti domande a cui dare risposta in questo primo passaggio:

• Perché il cliente sta portando avanti questo progetto?
• Qual è il problema da risolvere?
• Di cosa tratta il progetto?
• Quali sono gli obiettivi aziendali?
• Come si definisce il successo?
• Ci sono metriche definite che misureranno il successo alla fine?

In questo modo si delineano chiaramente la visione strategica e gli obiettivi e ciò aiuterà a mantenere focalizzato il team sui risultati attesi.

2. Definire i parametri del progetto

Qui devono essere incluse informazioni quali:

• Quale è il budget per questo progetto?
• Come è suddiviso il budget?
• Che aspetto ha la cronologia?
• Come si immagina la collaborazione e la comunicazione con il cliente?
• Qual è il primo obiettivo verso il quale lavorerà il team?

3. Definire le specifiche

In questo caso il team deve capire esattamente cosa deve essere fatto e consegnato affinché il progetto abbia successo.

Ecco i punti da chiarire in questo passaggio:

• Cosa rientra nell’ambito del progetto e cosa no?
• Ci sono alcuni requisiti iniziali del progetto che sono già stati definiti?
• Quali sono i confini del progetto che il team non deve oltrepassare?

4. Definire la struttura di ripartizione del progetto e il piano delle risorse

Per garantire che sia chiaro al team come vengono creati i risultati finali, è essenziale suddividere il lavoro in blocchi più piccoli e mostrare come si uniscono i risultati finali e chi lavorerà su cosa e con chi.

In questo modo le dipendenze diventeranno chiare e il team potrà comprendere la responsabilità complessiva del progetto.

In altre parole, in questo passaggio si procede ad effettuare una Work Breakdown Structure.

5. Definire chi fa cosa ed i processi

Un aspetto importante del documento di avvio del progetto è la struttura complessiva del team di progetto, sia interno che esterno. In particolare:

• Chi sta lavorando nel team di progetto?
• Chi deve essere consultato in determinate situazioni?
• Chi può dare l’approvazione finale prima di rivolgersi al cliente?

Stabilire questo aiuterà a evitare malintesi e darà un’idea di come funzionano i processi.

Un ottimo modo per chiarire queste dipendenze nel progetto è un grafico RACI che permette di individuare chiaramente “responsible, accountable, consulted, informed” in ogni situazione.

La matrice RACI permette di dare struttura e chiarezza ai ruoli che le parti interessate hanno all’interno di un progetto.

6. Identificare rischi, ipotesi, problemi e dipendenze

Ultimo punto, ma non meno importante, è assicurarsi di includere una panoramica dei rischi e dei vincoli noti nel momento in cui si redige il documento di avvio del progetto.

I progetti possono essere complessi per diversi motivi ed è sempre utile riflettere e anticipare alcuni dei rischi e dei problemi che potrebbero presentarsi ed elaborare strategie di mitigazione.

Alcuni esempi sono:

• Timeline troppo brevi o troppo lunghe;
• Limiti di spesa;
• Incognite tecniche;
• Panorama complesso degli stakeholder.

Una volta creato il documento di avvio del progetto, è importante condividerlo con i membri del team e tutte le parti interessate, inclusi coloro che si uniranno al progetto in un secondo momento.

Questo tipo di documento è anche un ottimo punto di partenza per i check-in e per garantire che il team non vada fuori strada.

Un software di gestione progetti può aiutarti

Un documento di avvio del progetto è come una guida che aiuta il project manager ed il team ad andare nella giusta direzione garantendo che nessuna informazione venga scoperta in seguito creando problemi, ma tutte queste informazioni che abbiamo analizzato non possono essere scritte su un foglio di carta.

La stesura di questo documento è di fatto la pianificazione del progetto in fase embrionale(o volendo di preventivo) che dovrebbe essere facilitata con un strumento di gestione progetti che supporta, allo stesso modo, il project manager nella creazione del progetto vero e proprio.

Con Twproject potrete creare un progetto con stime di costo, uso delle risorse, specifiche predefinite e ciò che serve per la stesura del documento, che rimanga “nascosto” dai conteggi generali, ma che vi dia allo stesso tempo le informazioni di fattibilità in termini di tempi e risorse. Quanto sarebbe utile, in fase id preventivo, capire se avete le risorse per eseguire il progetto nei tempi che avete prefissato?

Twproject può fare questo per te.

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