Ottenere l’approvazione del budget di progetto: 5 suggerimenti chiave

Ottenere l’approvazione del budget di progetto è uno scoglio non semplice da superare. Ogni progetto comporta dei costi e, generalmente, più grande e complesso è il progetto e più difficile sarà ottenerne l’approvazione.

Poiché nessuna azienda dispone di risorse illimitate, ogni progetto richiede un budget prestabilito che, idealmente, dovrà essere rispettato. Potrebbe interessarti questo articolo su come fare un budget di progetto.

Ma ecco la sfida: non è sempre facile accertare quanto possa essere grande il budget necessario per un progetto. C’è sempre il rischio, infatti, di sottovalutare alcuni fattori e non poter completare il progetto in tempo. D’altra parte, se le stime sono troppo alte, c’è il rischio che l’intero progetto venga scartato perché non conveniente.

Quindi, come identificare il giusto budget di un progetto e ottenere l’approvazione? Scopriamolo in questo articolo.

Ottenere l’approvazione del budget: Cosa considerare quando si effettua un budget di progetto

Ecco i fattori più significativi:

1. Preventivi di spesa

Un budget di progetto è costituito da molti tipi di spese, fra cui:

• costi diretti e indiretti,
• spese in conto capitale
• spese operative,
• costi relativi ai risultati del progetto
• e altro ancora.

Può diventare complicato cercare di individuare importi precisi, soprattutto nel caso di progetti completamente nuovi.

In questo caso bisogna mantenere la calma e tenere conto che i numeri di budget raramente si allineano totalmente con i costi effettivi ed è molto probabile che cambino man mano che un progetto si sviluppa.

Quindi, è importante concentrarsi sullo stimare le risorse in modo accurato in quel momento e fornire stime dei costi il più realistiche possibili.

2. Contingenza di bilancio

La sfida più grande nella pianificazione del budget di gestione del progetto è l’ignoto.

Anche con una stima dettagliata dei costi e delle risorse, imprevisti o modifiche al progetto possono richiedere revisioni del budget.

Pertanto, proprio come un piano di progetto incorporerà un buffer per quanto riguarda le tempistiche, altrettanto dovrebbe essere fatto nel caso del budget. Andrà quindi preparato una sorta di fondo di emergenza per gli imprevisti – una contingenza appunto.

Dal momento che si tratta di un importo per l’ignoto, la sua stima è molto difficile da individuare.

Un importo troppo grande farà pensare a coloro che devono approvare il budget che questo è stato gonfiato senza una logica.

Una buona regola generale è mettere da parte il 10% del budget totale per gli imprevisti.

3. Monitoraggio del budget

Proprio come si tracciano le attività del progetto, allo stesso modo si desidera tenere traccia e monitorare le spese durante l’intero ciclo di vita del progetto.

Monitorando regolarmente il budget, è possibile rilevare rapidamente quando i costi iniziano a superare le stime e apportare modifiche prima che il budget venga superato.

Questo monitoraggio identifica anche esigenze di budget aggiuntive con un tempo sufficiente per ottenere il finanziamento prima che il lavoro sia costretto a fermarsi.

Suggerimenti per ottenere l’approvazione del budget di progetto

1. Sapere cosa serve rispetto a cosa si vorrebbe

La chiave è includere nel budget almeno qualcosa di quello che si vorrebbe avere ma che non si ritiene necessario.

Difficilmente si potrà ottenere tutto ciò che si chiede, per questo è importante tracciare una linea netta tra ciò che si ritiene sia assolutamente necessario e ciò che si pensa possa essere utile.

Per essere più convincenti, si possono elencare i rischi e le conseguenze negative che potrebbero derivare dal non ottenere ciò che è necessario per portare a termine il lavoro.

2. Definire il perché prima del cosa

Prima di presentare un elemento del budget, è importante definire concretamente perché questo è importante per il progetto.

Raccogliere supporto e prove potrà rendere la motivazione ancora più convincente.

3. Ricercare e presentare opzioni concrete

Considerare più opzioni, fare ricerche e valutarle.

Se il progetto richiede la collaborazione con un fornitore di servizi, allora è importante cercare diversi fornitori che hanno esperienza nell’esecuzione di progetti simili, discutere l’idea con loro, controllare i loro riferimenti e ottenere differenti preventivi.

Sulla base di questa ricerca, è possibile creare diversi budget di progetto, da una versione “top” con le opzioni più costose alle versioni “regular” ed “economy”.

Motivare perché si preferirebbe un’opzione rispetto ad un’altra.

4. Evidenziare come la proposta porterà valore all’organizzazione

Oltre a un budget che illustri quanto costerà il progetto, è importante calcolare il valore che l’organizzazione potrà ottenere nel tempo grazie al progetto stesso.

Questi possono essere, ad esempio, risparmi sui costi annuali, aumento dell’efficienza o miglioramenti della produttività.

5. Anticipare le domande che verranno poste

Chi si occuperà di approvare il budget avrà sicuramente delle domande da porre sulla proposta presentata.

Anticipare le domande e considerare quali dettagli dovranno essere spiegati in maniera più approfondita, è la chiave per convincere gli stakeholder.

 

Quando si è proattivi, organizzati e con obiettivi concreti, sarà molto più facile arrivare all’approvazione del budget, anche nel caso di progetti molto costosi.

Inoltre, dimostrando competenza e rispetto del tempo, si avrà la certezza che i suggerimenti di budget saranno presi sul serio dalle parti interessate o dai dirigenti aziendali che devono approvarlo.

Da non dimenticare poi che una volta approvato il budget, è responsabilità del project manager supervisionarlo.

Per farlo, è una buona idea utilizzare un software di gestione dei progetti  come TWproject per tenere traccia ed avere visibilità dei costi e del confronto in tempo reale con il budget.

TWproject, infatti, ha una sezione molto semplice e chiara per monitorare il budget. Se non l’hai ancora fatto prova gratuitamente Twproject cliccando sul banner qui sotto e scopri quanto è semplice gestire un budget.