Procrastinare i problemi nei progetti

Procrastinare i problemi nei progetti è in assoluto il più mortale dei peccati che un project manager possa porre in essere.

La procrastinazione è molto diversa dall’essere pigri e non aver voglia di lavorare. Procrastinare vuol dire mettere a rischio l’intero progetto se non addirittura l’intera Organizzazione che punta su quel progetto.

Vediamo di approfondire il discorso in questo articolo oltre che a dare suggerimenti preziosi per risolvere questo vizio.

Cosa significa procrastinare?

La procrastinazione si riferisce all’atto di aspettare fino all’ultimo per svolgere quelle attività che hanno una priorità relativamente alta e richiedono tendenzialmente più impegno rispetto ad altre.

Si procrastina quando si lavora prima su quei compiti che sono facili da eseguire o hanno una priorità inferiore.

La procrastinazione può essere associata non solo al modo in cui si svolgono compiti o si risolvono problemi, ma anche a come si prendono decisioni.

Sebbene sia considerato normale per le persone procrastinare in una certa misura, diventa un problema quando procrastinare impedisce il normale funzionamento dei progetti perché non vengono completati in tempo.

Effetti della procrastinazione dei problemi nei progetti

All’interno della gestione del progetto, gli effetti della procrastinazione possono essere estremamente dannosi, non solo per il project manager e il suo team, ma per il progetto in generale e, nei casi più gravi, per l’organizzazione stessa.

Ecco quali sono gli effetti che può avere la procrastinazione sulla gestione del progetto:

Morale basso

 Il morale è come i dipendenti si sentono riguardo al loro lavoro, ai loro colleghi e ai loro supervisori.

Quando è alto, l’etica del lavoro aumenta e i dipendenti lavoreranno di più, più a lungo e più felici; quando invece è basso, i dipendenti non saranno motivati a lavorare, il che può portarli a procrastinare ancora di più.

La procrastinazione crea una situazione stressante in cui è necessario “correre” per rispettare le deadline delle attività.

Questo significa, per esempio, che il team è costretto a fare straordinari e a lavorare molto più a lungo.

Ciò peggiora se il project manager stesso procrastina.

Stress

Rimandare le cose per un momento successivo o all’ultimo momento, può effettivamente aumentare i livelli di stress.

Se si procrastina a lungo, gli incarichi di lavoro iniziano ad accumularsi fino a quando si hanno diverse ore o settimane di lavoro da recuperare in un breve lasso di tempo.

Per alcune persone, la scarica di adrenalina dell’attesa fino all’ultimo momento può essere eccitante, ma per la maggior parte, questo significa solamente un aumento del livello di stress che, in certi casi, può essere dannoso per la salute.

Più procrastinazione

La causa alla base della procrastinazione è essere costretti a fare qualcosa che si trova noioso o spiacevole, ecco perché lo si respinge per fare qualcosa di divertente ed eccitante.

Il problema con questo è che quando si evita l’attività la prima volta, tendenzialmente si continua a farlo, rendendola sempre più spiacevole.

La procrastinazione può quindi comportare conseguenze negative come stress, senso di colpa e perdita di produttività personale, nonché disapprovazione sociale per non aver rispettato responsabilità o impegni.

Questi sentimenti, se combinati, possono favorire un’ulteriore procrastinazione.

Le soluzioni alla procrastinazione dei problemi nei progetti

Identificare i motivi per cui si procrastina

Affinché le cose migliorino, è necessario capire perché si sta procrastinando.

Potrebbe essere, ad esempio, una cattiva organizzazione, o forse paura; potrebbero essere sovraccarichi di lavoro o puntare ad una perfezione eccessiva.

È importante individuare la causa e trovare quindi la soluzione appropriata.

Elaborare un piano

Se la procrastinazione è già un’abitudine, si può comunque migliorare la situazione.

Tuttavia, come con la maggior parte delle cose, non è possibile aspettarsi miglioramenti da un giorno all’altro.

Innanzitutto, bisogna accettare la situazione attuale. La ricerca mostra che i procrastinatori di solito provano senso di colpa e ansia per non fare il loro lavoro.

Ecco, quindi, che ci si dovrebbe concentrare sulla ricerca di soluzioni, motivandosi ​​trovando soluzioni per migliorare la capacità di gestione del tempo.

Concentrarsi sul fare, invece di evitare. Un semplice elenco scritto delle attività da svolgere, magari con un orario specificato, può fare molto per il morale.

Impostare un sistema di ricompense

Quando si riesce a completare un compito difficile in tempo, una piccola ricompensa per un lavoro ben fatto potrebbe essere una buona idea che aiuta a combattere la procrastinazione.

Pressione dei pari

Anche se questo può mettere un po’ di pressione sulle persone, è un metodo collaudato per evitare la procrastinazione.

Quando possibile, chiedere ad un pari di tenere d’occhio le attività da svolgere e di sollecitare il lavoro quando non è ancora stato fatto, può essere una buona soluzione per alcune persone.

Ridurre al minimo le distrazioni

Se possibile, è necessario creare una zona libera da distrazioni sul posto di lavoro.

Ciò aiuterà a concentrarsi sui propri compiti e a portare a termine le cose rapidamente, evitando la necessità di procrastinare.

Dare priorità

A volte, fare solo un elenco non è sufficiente per migliorare la gestione del tempo e per essere effettivamente produttivi, è necessario stabilire delle priorità.

Ciò significa stabilire quali compiti sono urgenti e quali possono essere rinviati; in questo modo, si avrà una visione chiara del carico di lavoro che si ha davanti, ma, soprattutto, non si potranno svolgere prima le attività più semplici se non sono una priorità.

Trova il momento più produttivo

Ognuno lavora in modo diverso. Alcuni di noi sono più produttivi al mattino, altri alla sera, ma ciò che è comune a tutti è che si ha un momento di punta durante il giorno in cui si è più produttivi.

Identificare questo momento di produttività è ottimo per la gestione del tempo e qui è possibile dedicarsi ai compiti più difficili.

Quando invece si è in modalità a basso consumo energetico, si può passare a lavorare a qualcosa di più semplice.

Non esigere la perfezione

Non è necessario esigere ogni volta la perfezione; alcuni compiti possono essere soddisfacenti anche senza essere perfetti. Chiedere sempre l’eccellenza mette molta pressione su tutti.

Naturalmente, questo non significa essere d’accordo con un risultato per metà o con un lavoro fatto male, ma se rientra nello standard, è accettabile.

Procrastinare i problemi nei progetti: conclusioni

Vincere la procrastinazione può essere difficile, ma ciò non significa che non possa essere fermata e persino prevenuta.

Il primo passo è riconoscere di essere un procrastinare, trovare la causa principale e tentare di risolvere il problema.

Persone diverse avranno ragioni diverse, quindi è importante implementare una strategia di risposta che funzioni.

Qualunque sia la ragione, i passaggi elencati in questo articolo possono essere adottati per migliorare la situazione.

Una cosa che bisogna ricordare è di non mettere troppa pressione su sé stessi: la procrastinazione non scomparirà dall’oggi al domani.

Essere un project manager non è un lavoro facile e ciò che rende un buon supervisore di progetti è l’efficienza nella gestione di progetti, persone, tempo e denaro.

In tutto questo, la procrastinazione non deve trovare spazio ed è desiderabile evitarla il più possibile.