La pianificazione delle risorse nei progetti

La pianificazione delle risorse è fondamentale per il successo della gestione del progetto.

In altre parole: gestire progetti significa gestire le risorse.

Non importa in che tipo di organizzazione ci si trovi. Che sia una fabbrica, un’impresa di costruzioni, un’agenzia di marketing, il suo successo dipenderà dalle persone, dai macchinari e dai materiali utilizzati, cioè dalle risorse.

Come abbiamo detto nel precedente articolo, per gestire correttamente le risorse non si può operare d’istinto, ma il Project Manager deve avere una strategia. E’ proprio grazie alla strategia che si riesce a realizzare un vero e proprio “Piano di gestione delle risorse”

Che cos’è un piano delle risorse?

Un piano delle risorse organizza, identifica ed elenca le risorse necessarie per completare con successo un progetto.

Le risorse sono una categoria ampia che comprende attrezzature, strumenti, forniture, materiali, tempo e persone.

Un piano di gestione delle risorse adeguato mapperà le quantità esatte delle risorse immagazzinabili (come contanti) e di quelle non immagazzinabili (come la manodopera).

Le considerazioni fatte durante la pianificazione delle risorse influenzano notevolmente la pianificazione e la definizione del budget di un progetto.

Questi due elementi sono infatti strettamente connessi.

Quali sono i componenti di un piano delle risorse?

Il piano delle risorse mira a utilizzare le stesse nel modo più efficiente possibile, contribuendo così alla produttività complessiva del progetto.

La soluzione migliore è disporre di un flusso costante di risorse e assicurarsi di utilizzarle in modo saggio e produttivo.

Per valutare e creare correttamente un piano delle risorse, è necessario porsi alcune domande sui componenti più importanti, fra cui:

• Quali sono i ruoli del team di progetto?
• Quali sono le esigenze di approvvigionamento del progetto?
• Quali tipi di contratto sono richiesti?
• Quali criteri verranno utilizzati per selezionare appaltatori o fornitori?
• Quanto del budget è destinato alle risorse?
• Tipi di risorse da gestire nei tuoi progetti

Per entrare nello specifico, le risorse che si prendono in considerazione possono essere:

• Risorse finanziarie: in altre parole denaro. Quanto si può investire in nuove attrezzature o nella formazione dei dipendenti?
• Risorse di personale: cioè i dipendenti. Ci sono abbastanza persone contrattate? Le risorse hanno le giuste competenze per completare il progetto? Qualcun altro deve essere assunto?
• Risorse di spazio: cioè uffici, sale, magazzini, ecc. Lo spazio attuale si adatta comodamente a tutte le persone? Queste risorse si stanno sfruttando alla loro massima capacità?
• Risorse tecnologiche: cioè software, strumenti e sistemi digitali, ecc. C’è qualcosa di cui si ha bisogno e ci sono i soldi per comprarlo/adottarlo?
• Attrezzature: ognuno ha l’attrezzatura necessaria per completare i propri compiti e progetti?

La pianificazione delle risorse di un progetto deve assicurare che tutte queste risorse siano utilizzate in modo efficace, puntuale e nel rispetto del budget.

La gestione delle risorse è strettamente legata allo svolgimento del progetto, ecco perché, utilizzare un software di project management come Twproject, può fare la differenza.

Twproject include una parte dedicata appositamente alla pianificazione delle risorse, perché permette di avere accesso immediato a tutti i dati in tempo reale, nonché a quelli raccolti durante l’analisi dei prerequisiti.

Fasi della pianificazione delle risorse

Ci sono quattro fasi principali per la pianificazione delle risorse.

1. Prerequisiti per la pianificazione delle risorse

Prima di passare alla creazione di un piano delle risorse, il project manager ha bisogno di determinati prerequisiti.

Fra questi si conta la struttura di suddivisione del lavoro – o WBS – che aiuta ad illustrare il progetto in sezioni gestibili ed aiuta quindi a capire di che tipo di team e risorse si avrà bisogno.

In Twproject questa attività può essere svolta facilmente:

Allo stesso modo, il project manager avrà bisogno di una durata stimata del progetto e delle attività, in modo da poter programmare di conseguenza le risorse del progetto.

Una delle tecniche utilizzate in questo caso è il metodo del percorso critico che illustra l’andamento del progetto, includendo anche le dipendenze, le tappe e la durata delle attività.

2. Acquisire le risorse

Una volta raccolti ed analizzati i requisiti, il project manager deve mettere insieme il team di progetto in base alle competenze e all’esperienza che il progetto richiede.

Inoltre, le attrezzature ed i materiali devono essere acquistati e gli appaltatori e fornitori devono essere contrattati.

A seconda del tipo di progetto ci saranno più o meno tipi di risorse necessarie.

Nel caso di progetti più semplici, ad esempio, potrebbe non essere richiesta la contrattazione di fornitori esterni. Nel caso di progetti più complicati, invece, l’elenco e tipologia delle risorse potrebbe essere lungo e vario.

3. Gestire le risorse

Una volta definiti i ruoli e le responsabilità del team e la funzione di ogni singola risorsa, il project manager passerà alla gestione delle risorse per assicurarsi che queste seguano e abbiano chiaro il piano stabilito.

I problemi potrebbero essere sempre dietro l’angolo e, ovviamente, se e quando si verificano, il project manager dovrà essere in grado di identificare, analizzare, risolvere e rivedere la situazione.

4. Controllo delle risorse

Controllare le risorse è un concetto diverso dalla pura gestione.

Con questo concetto si intende monitorare le risorse durante l’esecuzione delle attività e del progetto per assicurarsi che stiano fornendo i risultati che ci si aspetta da loro.

Con Twproject potrai monitorare costantemente i risultati ma anche il loro carico per mantenere sempre il team ad un livello ottimale:

Strumenti e tecniche di pianificazione delle risorse

Un software per la gestione delle risorse può automatizzare le attività e tenere traccia delle ore di lavoro rispetto ai budget, fornire grafici a colori per aiutare a monitorare le risorse scarse e condividere i dati con i diretti interessati.

Grazie a questo un project manager può venire a conoscenza tempestivamente di eventuali criticità e introdurre diverse tecniche che aiutino a garantire una pianificazione delle risorse efficienti.

Ecco quali sono:

• Riunioni con focus sulle risorse: riunioni brevi, frequenti e orientate all’azione offrono ai project manager uno spazio per discutere i ruoli e le responsabilità relativi alla pianificazione delle risorse. L’incontro si concentra sulla condivisione di informazioni basate sui fatti e sulla pianificazione a breve termine per attività e compiti critici del progetto. Questi incontri aiutano a creare la cultura del progetto e forniscono alla leadership un controllo frequente per azioni correttive e chiarimenti.
• Livellamento delle risorse: questa è una tecnica per ottimizzare l’allocazione delle risorse regolando la pianificazione del progetto nel tempo per risolvere i conflitti causati dalla sovra-allocazione delle risorse. Questa tecnica può influenzare il percorso critico.
• Smoothing delle risorse: una tecnica per ottimizzare l’allocazione delle risorse senza influenzare il percorso critico.
• Disponibilità e utilizzo delle risorse: una tecnica di pianificazione delle risorse per garantire che le risorse assegnate al progetto siano effettivamente disponibili. Questo viene fatto calcolando il costo per utilizzarle, monitorando l’uso pianificato rispetto all’uso effettivo delle risorse e intraprendendo azioni correttive.
• Pianificazione della capacità delle risorse: una tecnica di pianificazione utilizzata dai gestori di portafoglio che supervisionano la pianificazione delle risorse e gestiscono più progetti. La pianificazione delle capacità significa determinare se le risorse allocate sono sufficienti per completare nuovi progetti e determinare se la quantità di risorse è sufficiente per i team di progetto esistenti.

Per concludere, una pianificazione delle risorse efficiente è sintomo di una struttura interna ben organizzata.

Avere una visione olistica delle risorse e allinearle sull’obiettivo da raggiungere e sulla strada da percorrere è un must se si vuole un progetto di successo.