Gli strumenti di reporting del project manager

Nel project management, gli strumenti di reporting possono aiutare ad avere una comunicazione efficiente ed efficace.

La comunicazione gioca un ruolo fondamentale in qualsiasi processo di lavoro così come anche nella vita di tutti i giorni.

Qualsiasi sia la situazione, ci si ritrova sempre a trasmettere un messaggio o un’opinione.

Esistono diversi report che vengono accuratamente costruiti in modo che la comunicazione sullo svolgimento del progetto sia chiara, precisa ed efficace.

Ma come scegliere quelli giusti per il tuo team?

In questo articolo vedremo quindi più nel dettaglio gli strumenti di reporting del project manager.

Perché è indispensabile il sistema di reporting?

Nell’introduzione abbiamo già affermato chiaramente la necessità di una comunicazione efficace.

Questa diventa ancora più importante all’interno di un’organizzazione e nel project management.

Grazie ad un sistema di reporting efficace, il project manager non dovrebbe più preoccuparsi troppo di aggiornare direttamente e personalmente i diversi stakeholder.

Con un sistema di reporting sulla gestione del progetto in atto, si dispone di un processo regolare e formale di distribuzione di report e dashboard che permetterà di aggiornare le parti interessate su tutti gli aspetti del progetto di cui devono essere a conoscenza.

In questo modo, è possibile proteggere i membri del proprio team di progetto e gli stakeholder da qualsiasi sorpresa inaspettata.

È attraverso i rapporti che si viene a conoscenza dello stato di avanzamento del progetto e del ritmo con cui viene eseguito.

Inoltre, si può capire cosa impedisce al progetto di muoversi più velocemente e si ha la possibilità di analizzare i vari aspetti rispetto al piano di gestione del progetto. Questo permette di prendere decisioni più informate.

Oltre ad essere uno degli aspetti centrali della comunicazione, il reporting sulla gestione del progetto può essere efficacemente utilizzato dal project manager per mantenere una storia documentata del progetto e dei suoi procedimenti.

Con questa documentazione “temporale”, è possibile infatti condurre analisi per trarre lezioni, valutare i processi e apprendere i punti di forza e di debolezza del modo in cui il progetto è stato approcciato.

Per riassumere, il reporting sulla gestione del progetto dovrebbe essere:

• L’efficace collegamento di comunicazione tra tutti i diversi stakeholder del progetto e dell’organizzazione
• La raccolta di dati e informazioni importanti sul progetto
• Il sistema che garantisce la ricezione delle informazioni dal personale necessario ogniqualvolta necessario
• La spina dorsale della comprensione da parte dell’organizzazione del progetto, della sua gestione, del suo piano e del suo obiettivo

I 5 principali strumenti di reporting del project manager

1. Scheda attività

Uno dei report più importanti per un project manager è sicuramente la scheda attività.

In questo report verranno inclusi tutti i dettagli relativi al tempo che le risorse impiegano per lavorare al progetto.

Una scheda attività, nello specifico, può tenere sotto controllo i seguenti dettagli:

• Tempo investito da ogni membro del team
• Lavoro completato in un determinato giorno, settimana o mese
• Responsabilità di ciascun membro del team rispetto al compito assegnatogli
• Sovraccarico o sottoutilizzo delle risorse nel progetto (essenziale per la gestione delle risorse)

In questo modo un project manager ha un’idea completa del tempo e degli sforzi spesi per il completamento di una particolare attività o dell’intero progetto.

2. Report sulle spese e sui costi

A volte la percezione inganna! Può capitare, infatti, che un progetto sembri andare come previsto, i membri del team lavorano bene e le attività procedono come pianificato, rispettando le scadenze.

Alla chiusura dell’esecuzione del progetto però, arriva il momento di mettere insieme le spese totali sul progetto e, con molta sorpresa, si scopre che il costo sostenuto è ben oltre il budget assegnato al progetto.

In questo modo, quello che si pensava fosse un progetto di successo è in realtà un progetto in  perdita.

La soluzione è utilizzare un report che raccolga spese e costi di progetto e che venga aggiornato frequentemente.

Questo report può essere visualizzato dal project manager e dagli stakeholder che approvano i budget e la registrazione delle spese, grandi o piccole che siano, dovrebbe essere effettuata in tempo reale.

3. Report sullo stato del progetto

Il report sullo stato del progetto sarà indicativo di:

• Lavoro completato
• Scadenza ritardata
• Varianza nella pianificazione
• Varianza del costo
• Monitoraggio dei problemi
• Monitoraggio del rischio
• Attività in sospeso

Oltre a questi aspetti, si possono aggiungere altre informazioni rilevanti per il progetto nello specifico.

Da sottolineare però che questo report non deve entrare troppo nei dettagli, ma deve dare queste informazioni in maniera diretta, chiara e concisa.

Per approfondimenti sui vari argomenti, si potrà tenere un meeting dedicato. Spesso, si utilizzano grafici a barre o altri elementi visivi per rendere queste informazioni immediatamente comprensibili, dato che trasformano i dati grezzi in insight significativi.

4. Report sul carico di lavoro delle risorse

Simile alla scheda attività, il report sul carico di lavoro delle risorse terrà traccia della quantità di lavoro assegnata a ciascun membro del team di progetto.

In TwProject abbiamo a cuore le risorse umane, fulcro del progetto di successo, per questo abbiamo ipotizzato una serie di strumenti e azioni dedicate, per gestire al meglio il carico di lavoro, come la visualizzazione in tempo reale della disponibilità delle risorse e l’assegnazione dei compiti in base alle competenze e alla disponibilità.

Questo report è molto vantaggioso per il project manager negli incarichi o nell’assegnazione del lavoro, contribuendo a ottimizzare i flussi di lavoro grazie a un strumento di analisi che permetta di valutare la distribuzione delle risorse.

5. Report di portfolio

Questo è un report dedicato specialmente a quei project manager che gestiscono più di un progetto contemporaneamente.

Questo documento mostrerà il numero di progetti che il project manager sta gestendo e garantirà che le date importanti di ognuno siano accanto al progetto giusto, così da mantenere un quadro generale.

Questo è un report piuttosto schematico e può essere facoltativo per molti, ma in molti casi può risultare utile al project manager per tenere traccia di tutti i suoi progetti e di ciò che richiede la sua attenzione in quel particolare momento.

Come può aiutarti un software di project management?

I report di progetto non sono quindi solo delle liste da spuntare, ma sono molto di più, e quanto potrebbe aiutarci avere un software unico in cui inserire i nostri progetti, averne l’avanzamento in tempo reale e soprattutto i report personalizzati a fine lavori?

Il reporting del progetto significa mantenere aperta la comunicazione con gli stakeholder, risolvere i problemi prima che si presentino e mantenere alta la qualità dei risultati.

Un software di gestione progetti come Twproject offre un monitoring costante che ti permetterà di avere report in ogni momento del ciclo di vita del progetto. Questo ti consente di avere insight basati sui dati e di non dipendere da terze parti per le tue informazioni. Infine, il sistema di reporting di progetto può creare dati storici per migliorare la pianificazione futura e consentire confronti.

Infine, il sistema di reporting di progetto può creare dati storici per migliorare la pianificazione futura e consentire confronti.

L’utilizzo dei migliori strumenti di reportistica permette anche una creazione di report chiara e precisa, adattabile alle necessità del team e degli stakeholder, rendendo il processo decisionale più rapido e informato.

Immagina quanto più efficiente diventi la gestione del progetto quando ogni parte interessata ha accesso in tempo reale a tutte le informazioni necessarie, ben organizzate in un formato facilmente leggibile e comprensibile. 

Con l’integrazione di report personalizzati e dashboard interattive, puoi anche monitorare l’andamento dei tuoi progetti in modo proattivo, evitando così che eventuali problemi sfuggano al controllo.

Con un sistema di reporting efficace, hai il pieno controllo della salute del tuo progetto, e le tue decisioni diventano non solo più rapide, ma anche più accurate, riducendo al minimo il rischio di errore e migliorando significativamente le probabilità di successo del progetto.