Identificare i vincoli di un progetto

I vincoli del progetto sono elementi che limitano il progetto e influiscono sul modo in cui il project manager ed il suo team lo gestiscono.

Sfortunatamente, questi vincoli sono una parte inevitabile di qualsiasi progetto e, una volta scoperti e classificati, sono impossibile da ignorare.

Se un project manager decide di prendere in carico il progetto e proseguirlo senza prestare la dovuta attenzione alle limitazioni che i vincoli impongono, si potrebbero avere ripercussioni anche molto negative.

Non solo si può rimanere bloccati per mancanza di una pianificazione adeguata, ma si potrebbe essere addirittura costretti ad interrompere totalmente il progetto.

Ecco quindi come identificare i possibili vincoli di un progetto.

Il triplice vincolo di progetto

Se sei un Project Manager hai sicuramente già dovuto districarti tra questo triplice vincolo e sicuramente avrai dovuto mettere in luce tutte le tue abilità per rimanere in equilibrio.

Come ben sai il triplice vincolo è costituito da 3 elementi essenziali:

• Il costo
• Il tempo
• L’Ambito

E’ proprio la combinazione tra questi elementi ed il loro equilibrio che andranno ad impattare sulla riuscita del progetto con particolare riferimento alla utilità e alla qualità dello stesso.

Vediamoli insieme questi tre vincoli che tanto di danno da pensare durante l’esecuzione di un progetto.

Il triplice vincolo di progetto: il Costo

Il budget disponibile per un determinato progetto determinerà l’uso e l’acquisizione delle risorse necessarie.

Risorse umane, materie prime, attrezzature, informazioni e infrastrutture sono tutti considerati risorse.

Il budget disponibile permette quindi di identificare quali di questi sono raggiungibili e in quale quantità.

Il triplice vincolo di progetto: il Tempo

Il tempo è uno dei vincoli più comuni di qualsiasi progetto.

Quando è necessario raggiungere un determinato traguardo entro una determinata data, è necessario organizzare il lavoro in modo da rispettare questa scadenza.

Abbiamo già parlato di come gestire al meglio le scadenze di un progetto.

Il triplice vincolo di progetto: l’Ambito di applicazione

Qui si intende l’obiettivo finale del progetto, cioè qual è il risultato atteso.

Ad esempio:

• Il nuovo prodotto non deve costare più di 100€.
• Il nuovo software deve avere determinate funzionalità.
• Il nuovo libro non deve essere inferiore a 200 pagine.

Identificare chiaramente lo scopo – o ambito – del progetto permette di organizzare il lavoro di conseguenza.

Altri vincoli importanti

Oltre al noto triplo vincolo, un project manager non dovrebbe trascurare i seguenti possibili vincoli che possono causare rallentamenti e problemi al progetto:

Mancanza di impegno da parte del gruppo dirigente o dello sponsor di progetto

Uno dei fattori fondamentali per completare con successo un progetto è l’impegno del gruppo dirigente e/o dello sponsor del progetto.

È difficile condurre un progetto che presenta questo vincolo, perché ciò significherebbe perennemente lottare per ottenere supporto o risoluzione dei problemi, fattori cruciali per una corretta chiusura di un progetto.

Anche durante il ciclo di vita del progetto, il project manager deve stare attento a questo vincolo perché può insinuarsi più tardi.

Lo sponsor potrebbe infatti perdere interesse perché sono successi altri eventi che usurpano la priorità del progetto stesso, ad esempio.

Interruzioni o riorganizzazioni aziendali nel mezzo del progetto

La riorganizzazione aziendale non pianificata o altri tipi di interruzioni dell’attività nel mezzo del ciclo di vita di un progetto possono avere un grande impatto negativo sul lavoro.

Nel corso di tali operazioni, potrebbero sorgere grandi sfide che possono mettere a rischio la sopravvivenza del progetto stesso.

Ad esempio: il budget potrebbe essere ridotto, alcune risorse umane potrebbero essere assegnate ad altri progetti, ecc.

Stakeholder che hanno aspettative irrealistiche di risultati del progetto

Ci possono essere momenti in cui le parti interessate hanno aspettative non realistiche per quanto riguarda l’esito del progetto.

I project manager potrebbero facilmente superare questo vincolo attraverso una buona comunicazione con gli stakeholder e richiedendo l’approvazione della carta del progetto e dei documenti di dichiarazione dell’ambito.

Prima il project manager stabilisce una buona comunicazione con le parti interessate del progetto e definisce il programma e le scadenze, maggiore è la possibilità di consegnare il progetto in tempo e nel rispetto del budget, rendendo soddisfatti tutti gli stakeholder.

Carenza di risorse qualificate

La carenza di risorse qualificate per un determinato progetto può essere una delle principali preoccupazioni.

Questo vincolo può avere un impatto negativo sulle date di inizio e di completamento del progetto.

Inoltre, un output di bassa qualità potrebbe rendere il cliente finale insoddisfatto.

Scarsa comunicazione con il team di progetto

Una cattiva comunicazione può portare addirittura al fallimento di un progetto, mentre una comunicazione forte ed efficace porta al superamento di grandi ostacoli e sfide, aumentando le possibilità chiudere il progetto con successo.

Una scarsa comunicazione è un potenziale killer del progetto, perché può provocare incomprensioni in merito all’ambito, alle assegnazioni di attività, ai programmi di progetto, ecc.

Tempi o condizioni commerciali instabili

A volte, l’instabilità della situazione economica o del business può creare difficoltà di diverso tipo per l’esecuzione di un progetto.

Disturbi economici generali sono noti per influenzare la data di consegna del progetto e la qualità del lavoro del team di progetto.

Progressi nella tecnologia

I progressi nella tecnologia possono causare ritardi nei progetti a causa della mancanza di conoscenza della nuova tecnologia, a causa di esigenze di formazione o disponibilità di risorse con esperienza nella nuova tecnologia.

Tuttavia, queste difficoltà possono essere superate e considerando i benefici a lungo termine, l’adozione di nuove tecnologie può consentire miglioramenti in diverse aree del progetto.

 

Sicuramente nessun progetto può essere pianificato o gestito in ogni singolo aspetto e situazione, ma è possibile, entro limiti ragionevoli, lavorare e pianificare per ottenere la massima prevedibilità possibile.

La chiave è ricordare quali sono i vincoli di un progetto, come si influenzano a vicenda e quando indicano che è assolutamente necessario un cambiamento di rotta.

I progetti cambiano e si evolvono costantemente, richiedendo quindi un equilibrio tra preparazione e reattività.

Un trucco è anche quello di cambiare la visione classica dei vincoli come limitazioni o restrizioni al lavoro di un project manager.

Sebbene questi rappresentano sicuramente un rischio per un progetto, i vincoli non devono necessariamente essere negativi.

Invece di pensare ai vincoli del progetto come limiti o come qualcosa contro cui combattere, è utile che un project manager adatti positivamente il suo pensiero, considerando i vincoli come guide che possono aiutare ad organizzare il lavoro e quindi a raggiungere il successo a lungo termine.